Domovská stránka | Archiv zpráv | Archiv zpráv | E-government a spisová služba

E-government a spisová služba

V souvislosti s elektronizací veøejné správy dochází k zásadním zmìnám v právní úpravì spisové služby. Národní archiv v této souvislosti poøádá nebo spolupracuje na øadì akcí. Základní informace a odkazy k tématu pøináší následující sta.

Autorizovaná konverze dokumentù a datové schránky

Problematiku upravuje zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentù. Analýzu zákona po právní stránce podává HERUDEK, Michal: Jak se rodil a co pøináší eGovernment Act. In: Veøejná správa (2008), è. 20, s. 15-19. U provádìcích vyhlášek (technického charakteru) k citovanému zákonu bylo ukonèeno pøipomínkové øízení. Jejich návrhy naleznete na portálu vlády ÈR v knihovnì pøipravované legislativy

Vyhláška o podrobnostech pøístupu do datové schránky
Vyhláška o stanovení podrobností provádìní autorizované konverze dokumentù

V souvislosti s novelou zákona o archivnictví a spisové službì bude novelizován i zákon 300/2008 Sb. Jedná se zejména o zpoplatnìní datových schránek pro orgány veøejné moci (pozmìòovací návrh, snìmovní tisk 704/2, viz též informace o cenì ) a úpravy autorizované konverze (návrh novely, snìmovní tisk 704 ).

Øadu informací k problematice poskytují specializované webové stránky, kde je i možnost položení dotazù, http://www.datoveschranky.info. Zejména upozoròujeme na metodické návody pro kraje, které lze pøimìøenì užít i u organizaèních složek státu. Národní archiv vypracuje na základì porady obdobný návod pro „své“ pùvodce.

Napojení systémù pro správu dokumentù (elektronických spisových služeb) pøedjímá technický návrh pøipravený pìti nejvìtšími firmami dodávajícími systémy spisové služby, ke kterému se pøihlašují další. Øešení bude souèástí provozního øádu datových schránek a poèítá se sním jako se souèástí národního standardu pro systémy elektronické spisové služby (viz dále).

Øadu informací k problematice datových schránek naleznete v pøíspìvcích konference ISSS‘2009 a také ve specializovaných èláncích serveru Lupa.cz:

PETERKA, Jiøí: Datové schránky v obrazech,

PETERKA, Jiøí: Datové schránky ante portas,

PETERKA, Jiøí: Datové schránky ante portas II.

Novela zákona o archivní a spisové službì. Nová vyhláška o spisové službì.

V Poslanecké snìmovnì Parlamentu ÈR je v souèasné dobì (15.4.2009) pøipravena na druhé a tøetí ètení novela zákona 499/2004 Sb., bohužel však byla vyøazena z projednávání 52. schùze. Pøehledné vyznaèení zmìn je patrné ze snìmovního tisku 704/0 (k dispozici též ve formátu textového editoru). Pozmìòovací návrhy z výborù jsou oznaèeny jako tisk 704/1 a tisk 704/2. Výraznìjší zmìny, které pøináší navrhovaná novela zákona 499/2004 Sb. jsou následující:

Povinná elektronická spisová služba pro vìtšinu veøejnoprávních pùvodcù
Jednoznaèný identifikátor jako prostøedek oznaèení
Evidence dokumentù (nejen podací deník)
Vyvìšování na úøední desce
Možnost zmìn skartaèních lhùt
Podmínky pro umístìní spisovny (mírnìjší než u archivù)
Postup pøi spisové rozluce
Povinnost opatøit doruèený elektronický dokument vždy èasovým razítkem
Právní fikce pravosti elektronického dokumentu
Elektronická komunikace
Datové formáty pro komunikaci a ukládání

K dùležitým novinkám u veøejnoprávních pùvodcù se øadí zejména povinnost vést plnì elektronickou spisovou službu (§ 63 odst. 3 návrhu novely; týká se vìtšiny pùvodcù v pøedarchivní péèi Národního archivu) a možnost provádìt tzv. „neautorizovanou konverzi“ dokumentù podle §69a návrhu. Zásadní je také právní fikce nepopiratelnosti elektronického dokumentu dle § 69a odst. 8 návrhu. Pøedefinována jsou ostatní ustanovení o spisové službì tak, že tuto již není možné vnímat pouze prostøednictvím podacího deníku, ale vztahuje se i na další evidence, resp. specializované systémy spravující dokumenty. Podací deník bude uveden až ve vyhlášce o spisové službì stejnì jako podací razítko, které je zobecnìno jako „jednoznaèný identifikátor (§ 64 návrhu). Nová jsou ustanovení o postupu pøi spisové rozluce (§ 68a návrhu).

Vyhláška o spisové službì (náhrada vyhlášky 646/2004 Sb.) není dosud zveøejnìna, v nejbližší dobì bude pøedána do meziresortního pøipomínkového øízení. Základní informace poskytuje prezentace HÁJKOVÁ, Jana – KUNT, Miroslav: Nová archivní legislativa. 15. sympozium EDI (FACT a eB) Praxe elektronické komunikace v obchodních vztazích. Hospodáøská komora ÈR, 2009.

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, digitální archiv

V souvislosti s povinným vedením plnì elektronické spisové služby budou stanoveny požadavky na systémy pro správu dokumentù (ERMS). Požadavky vychází z mezinárodního standardu MoReq2 upraveném na èeské podmínky. Standard se v souèasné dobì pøipravuje, základní informace poskytne prezentace KUNT, Miroslav: Národní standard pro systémy elektronické spisové služby. ISSS‘2009, Hradec Králové, 2009. .

Souèástí Národního archivu má být dle pøipravované novely archivního zákona digitální archiv, který by mìl zajišovat garantované uložení elektronických dokumentù a prostøedky pro jejich zpracování a využívání.

15.dubna 2009