Domovská stránka | Fondy a pomůcky | Vyhledávání

Vyhledávání

Archiválií je každá zaznamenaná informace vytvořená nebo doručená původci (dokument), která byla vybrána k trvalému uložení a zaevidována v evidenci národního archivního dědictví. Pro posouzení zda je dokument archiválií je rozhodující doba jeho vzniku, obsah, původ a provedení (vnější znaky). Archiv tedy nepřebírá všechny dokumenty vzniklé z činnosti příslušných původců, ale pouze výběr z nich. Na rozdíl od muzea a knihovny, kde se sbírkové předměty převážně uměle třídí podle svého obsahu nebo jiných, dodatečně stanovených kritérií, se archiválie v archivu v naprosté většině zařazují do archivních fondů podle svého původce. Archivní fond obvykle odráží organizaci, funkce a činnost původce a velmi často i strukturu původního uspořádání dokumentů u původce. Původcem je vždy konkrétní korporace, fyzická osoba nebo rod, z jejíž činnosti dokumenty vznikly. Naproti tomu archivní sbírka je soubor archiválií vzniklý z praktických nebo zájmových důvodů sběrnou činností bez důrazu na původce archiválií.

Národní archiv prezentuje popis archivních fondů a archivní sbírek prostřednictvím portálu

Základní informace o archivních fondech a sbírkách každého archivu poskytuje evidence národního archivního dědictví. Její údaje jsou na portálu pravidelně aktualizovány a uvedeny pro každý archivní fond/sbírku (sekce Základní informace).

Pro orientaci po obsahu a rozsahu archivních fondů nebo archivních sbírek (souhrnně archivních souborů) slouží archivní pomůcky. Jsou završením zpřístupňovací práce archivářů a umožňují zájemci zjistit, zda se požadované archiválie v daném archivním souboru nacházejí.

Základním typem archivní pomůcky je inventář, který obsahuje seznam jednotek popisu archivního souboru (sekce Inventář) doplněný studií o historii původce archivního fondu/sbírky, dále o popis archivního fondu/sbírky samotné, o údaje o zpracování (tzv. úvod, sekce Informace o fondu) a v některých případech i o rejstříky (sekce Rejstříky). Obdobně archivní pomůcka k části archivního souboru se nazývá dílčí inventář. Jednotky popisu většinou nepopisují jednotlivé archiválie, ale jejich skupiny. Proto je potřeba se znalostí činnosti původce (sekce Informace o fondu) vytipovat skupiny dokumentů, kde by se požadovaná informace mohla nacházet. Jednotlivé archiválie nebo jejich skupiny mohou být popisovány i v méně četném typu archivní pomůcky - katalogu. Dočasnou archivní pomůckou je tzv. prozatímní inventární seznam, který na rozdíl od výše uvedených kompletních pomůcek většinou neobsahuje úvod ani rejstříky. Další méně tradiční druhy archivních pomůcek se vyskytují sporadicky.

Elektronicky zobrazovaná archivní pomůcka vzniklá v programu Janus/Archivář, nebo pomůcky do něho transformované mají tradiční a hierarchicky uspořádanou strukturu údajů. Ty jsou členěny do sloupců, které zpravidla obsahují:

inv.č.: inventární číslo, které zohledňuje logické celky archiválií definované při zpracování; nemusí vždy odpovídat jednotce popisu,

čj./sg.: původní označení archiválií z doby jejich úředního života nebo přidělené v procesu správy archiválií (číslo jednací, signatura),

obsah: obsah jednotky popisu,

datace: datum nebo časový rozsah archiválií v rámci jednotky popisu,

evid.j.: evidenční jednotka, v některých archivech (Národní archiv) totožná s ukládací jednotkou odkazuje na fyzického uložení archiválií; druhem evid.j. je zpravidla kniha (kn), karton (ka), listina atp.

S ohledem na snahu zpřístupnit archivní pomůcky pokud možno v úplnosti se některé pomůcky nebo jejich části zveřejňují pouze v digitalizované podobě (ve formě obrázků); nelze v nich tedy strojově vyhledávat.

Při objednávání archiválií je potřeba dodržet pokyny uvedené u jednotlivých archivních pomůcek nebo se poradit s pracovníky badatelny příslušného archivu.

na začátek stránky»

Jinde na internetu

Databáze Archivní fondy a sbírky v České republice (PEVA)