Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice
Zdroj: Bohumír Brom, Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 45 - 66.
Současná organizace a hlavní úkoly při provádění předarchivní péče u státních institucí
Dnem 1. ledna 1997 vstoupila v platnost nová vnitřní organizace Státního ústředního archivu. Zásadní změnou byl vznik nového oddělení (podle aktualizovaného číslování 5.) – státní správy po roce 1992 a předarchivní péče.
Připomeňme si, že jeho starším předchůdcem bylo od roku 1969 tehdejší 5. oddělení archivu, pečující o fondy po roce 1945, a jeho skartační úsek. Přestože personální obsazení nově zřízeného oddělení je nedostatečné a oddělení plní řadu svých úkolů ve spolupráci s některými dalšími kolegy z archivu, je toto řešení jedinou možnou cestou k zajištění náročných úkolů ústředního archivu v této oblasti. Na novou vnitřní organizaci archivu navázal příkaz ředitele č. 4/1997 ze dne 27. listopadu 1997 o vymezení kompetencí jednotlivých oddělení centrálního archivu v oblasti předarchivní péče a akvizice archiválií.
V roce 1999 připravili pracovníci archivu podklady pro jednání o delimitaci předarchivní péče mezi centrálním archivem a dalšími státními archivy a iniciovali další jednání o této problematice. Smyslem této snahy bylo zefektivnit výkon předarchivní péče v České republice z hlediska územní i věcné kompetence.
Mimořádnou situací, která ovlivnila činnost celého archivu včetně provádění předarchivní péče, byly povodně v srpnu 2002. Pracovníci archivu pomáhali v postižených institucích i při záchraně osobních archivů. V neposlední řadě dal Státní ústřední archiv v rámci pomoci partnerským organizacím, archivům i muzeím, k dispozici konzervátorské kapacity Archivního
areálu v Praze. (Obr. 10)
V současnosti Národní archiv vykonává předarchivní péči v oblasti veřejnoprávních původců u ústředních orgánů státní správy (vláda, většina ministerstev), u ostatních státních úřadů s celostátní působností, u bývalých ústředně řízených rozpočtových a příspěvkových organizací s celostátní působností a u některých dalších veřejnoprávních subjektů vzniklých na základě zákona.
Fenoménem současnosti se stal masový rozvoj informačních a komunikačních technologií. Ty ovlivňují i výkon praxe předarchivní péče, zejména pokud jde o správu elektronických dokumentů a problematiku jejich dlouhodobého uchovávání.
Archiváři ústředního archivu upozornili na nutnost uchovávat elektronické dokumenty již v říjnu 1997 na poradě instruktorů pro podnikové archivy, avšak bez většího ohlasu. Už tehdy bylo zřejmé, že metodický pokyn archivní správy ministerstva vnitra, podle něhož se elektronický dokument stane archiválií až po vytištění na papír, má některé slabiny,
a proto začal archiv hledat vlastní cestu.
Nejprve se příslušní pracovníci museli důkladně seznámit se situací, a tak začali postupně provádět průzkum u původců, u nichž ústřední archiv dohlížel na chod spisové služby a prováděl skartační řízení. Již první průzkumy provedené v roce 1998 potvrdily původní předpoklady.
Některé dokumenty, uložené na zastaralých nosičích dat, byly již tehdy nečitelné. V průběhu 90. let minulého století zmizela nenávratně řada archiválií především v podobě databází.
V roce 1999 byl vypracován pokyn pro vyřazování elektronických dokumentů z agendy archivu. Hlavní pozornost byla zaměřena na studium podkladů při řešení problematiky dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů. Na základě získaných poznatků v současné době archiv spolupracuje s externími partnery na přípravě standardu informačních systémů veřejné správy pro dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.
Zásadním projektem v rámci uvedené problematiky je příprava pro vytvoření pracoviště pro přejímání a uchovávání archiválií v elektronické podobě s celostátní působností. Pokyn ke zřízení pracoviště byl dán Usnesením vlády ČR č. 11 ze dne 7. 1. 2004 k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě. (Obr. 11)
Spolupráce s nestátními původci
Oblast nestátních původců (právnických i fyzických osob) je velmi rozsáhlá. Počet subjektů, s nimiž archiv komunikuje, se pohybuje v řádech stovek a tisíců. Oblast působnosti archivu byla vymezena delimitací předarchivní péče mezi státními archivy, kterou pracovníci archivu iniciovali a připravili (viz rozhodnutí AS MV ze 17. 5. 2001). Objektem zájmu archivu je pestrá mozaika subjektů – především politické strany a hnutí, různá sdružení občanů (svazů, asociací aj.), některé nadace a obecně prospěšné společnosti, podniky (i když tyto soukromé právnické osoby spadají všeobecně do působnosti státních oblastních, popřípadě zemských archivů) a fyzické osoby s celostátní a mezinárodní působností.
Pro spolupráci s uvedenými subjekty mělo zásadní důležitost období 90. let minulého století a snaha archivu aktivně reagovat po listopadu 1989 na budování či obnovu struktur občanské společnosti a na vzrůstající význam nestátní sféry v obecné rovině. Archiv k této situaci přihlédl i ve své vnitřní organizaci. Příkazem ředitele č. 3/1996 ze dne 18. 6. 1996 bylo k 1. červenci 1996 zřízeno samostatné oddělení nestátních fondů a archivních sbírek. Nové oddělení převzalo i některé úkoly v oblasti předarchivní péče a úkoly spojené se získáváním archiválií od soukromých původců. (Obr. 12)
Samotnému jednání s původci předchází přípravná fáze, kdy jsou soustavně shromažďovány informace o potenciálních původcích archiválií. Předpokladem úspěchu je schopnost přistupovat k působení nestátních subjektů nestranně. Kodex etických zásad pro archiváře zveřejněný na Mezinárodním archivním kongresu v Pekingu v září 1996 uvádí, že „objektivita a nestrannost archivářů jsou měřítkem jejich odbornosti“. Archiváře spojuje se soukromoprávními držiteli archiválií zájem o uchování odkazu jejich činnosti. Hodnocení dějinné role subjektů archivář v zásadě přenechává historikům.
Před zahájením jednání či po doručení nabídky na převzetí archiválií je třeba ověřit, zda archiválie stejného původce nejsou již uloženy v jiném archivu. Archiváři se snaží zabránit dělení fondů a tam, kde k němu v minulosti došlo, jednají o jejich scelení. Jestliže dojde k dohodě o převzetí archiválií, uzavírá archiv s jejich držiteli smlouvu. V souladu s českým právním řádem jde o smlouvu depozitní (archiválie v tomto případě zůstávají ve vlastnictví předávajícího), kupní, směnnou, nebo darovací. Zde platí, že vůle předávajícího je nadřazena obecným zásadám o využívání archiválií. Záruka, že archivní fond bude využíván podle přání předávajících, představuje důležitou podmínku budování důvěry veřejnosti v serióznost archivu. Dar České republice je vedle koupě nejčastější formou předání tohoto typu archiválií. V případě odkoupení pracuje v rámci archivu komise pro ohodnocování a výkup archiválií, která jednotlivé návrhy hodnotí a doporučuje k realizaci.