Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice
Zdroj: Bohumír Brom, Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 45 - 66.
Další vývoj předarchivní péče a její praktické uplatňování
Po vzniku Státního ústředního archivu v roce 1954 se problematikou nejnovějších písemností začalo zabývat jeho tehdejší 1. oddělení (období ČSR a socialistické výstavby). V oblasti předarchivní péče se ústřední český archiv řídil výše citovanou vyhláškou ministerstva vnitra o zásadách při vyřazování (skartaci) písemností, později
vyhláškou stejného ministerstva č. 153/1956 Ú. l., o archivech hospodářských a rozpočtových organizací, a řadou dalších (především rezortních) souvisejících norem.
V 50. letech minulého století archiv hledal vhodný organizační model pro zajišťování předarchivní péče. V roce 1959 byl vytvořen systém skartačních dvojic, složených z asi 30 vybraných archivářů ze všech odborných oddělení archivu. Dvojice prováděly archivní prohlídky ve spisovnách ústředních státních institucí, schvalovaly skartační návrhy původců, vybíraly archiválie a posléze je přejímaly do archivu. Tímto způsobem se podařilo zabránit často nekontrolovatelnému ničení písemností a sjednotit způsob provádění výběru archiválií. (Obr. 3)
K optimalizaci skartační praxe mělo přispět zavedení jednotných formulářů skartačního návrhu s přílohami, skartačního protokolu, protokolu pro přejímání archiválií do archivu a později i vypracování jednotných zásad pro činnost skartačních dvojic. Pro lepší koordinaci skartačních prací byla počátkem 60. let vytvořena v archivu funkce skartačního referenta, který měl na starosti kromě evidence již realizovaných, probíhajících a plánovaných skartací i metodické řízení práce.
V první polovině 60. let byla významným úkolem českého archivnictví příprava nové archivní příručky. Na jejím vydání se v roce 1965 podílel i tehdejší zástupce vedoucího (ředitele) archivu Jaroslav Vrbata, a to jako autor kapitoly o skartaci.
„Státní komise pro řízení a organizaci“ si byla rovněž vědoma neuspokojivého stavu spisové služby a uložila proto zvláštní pracovní skupině (v jejím čele stál tehdejší vědecký vedoucí
archivní správy ministerstva vnitra a pozdější ředitel archivu Zdeněk Šamberger) analyzovat tuto problematiku a navrhnout řešení. Pracovní skupina vypracovala v průběhu roku 1965 „Rámcové zásady pro organizaci spisové služby“, které Státní komise projednala
dne 26. října 1965 a současně doporučila připravit pomůcku s podrobnějším výkladem. (Obr. 4)
V roce 1967 začalo v archivu pracovat několik odborných komisí, které měly diskutovat o aktuálních problémech českého archivnictví a navrhovat vedení archivu optimální řešení. Vedoucími komisí byli zpravidla vedoucí oddělení archivu. Kromě komise metodické, ediční a publikační, pro ochranu a konzervaci archiválií byla ustavena také komise skartační, jejímž předsedou se stal Jaroslav Vrbata. Skartační komise iniciovala provedení systematického průzkumu u institucí podléhajících předarchivní péči Státního ústředního archivu, a to z hlediska skartační problematiky a přejímání archiválií do archivu.
Na základě rozhodnutí gremiální porady vedení archivu ze dne 10. ledna 1969 byla v rámci tehdejšího V. oddělení archivu, spravujícího fondy státní správy po roce 1945, vytvořena samostatná skupina, zabývající se problematikou skartačního řízení a přejímáním archiválií vzniklých po roce 1945. Skartační 8 skupina se věnovala systematické evidenci stavu spisové služby u původců a evidenci spisových a skartačních norem svěřených institucí. Páté oddělení se tak po roce 1969 rozdělilo na úsek zabývající se zpracováním archiválií a na autonomní úsek, jemuž byl svěřen výkon předarchivní péče, což umožňovalo větší specializaci archivářů i možnost systematického řešení problémů. Výjimkou bylo vykonávání předarchivní péče v oblasti zemědělsko-lesnických institucí, kterou až do roku 1978 zajišťovali samostatně pracovníci 4. oddělení.
Koncem roku 1968 byl v souvislosti s připravovanou federalizací Československa
uskutečněn další průzkum stavu spisoven ústředních orgánů státu, včetně jejich personálního zajištění. Ve spolupráci s ústředním archivem bylo vydáno Usnesení vlády ČSSR č. 466 ze dne 17. prosince 1968 o zásadách finančních opatření při rušení a změně činností dosavadních státních orgánů. Usnesení stanovilo povinnost zajistit při reorganizaci bezpečnost a celistvost písemností původce. Důsledkem vzniku federálního uspořádání
státu po roce 1968 bylo přejímání písemností zrušených ministerstev. Význam těchto akvizic vystoupil do popředí v 90. letech minulého století, kdy se dokumenty o znárodnění staly rozhodujícím podkladem pro restituční řízení.
V 1. polovině 70. let byla přijímána některá nová opatření. Formou kartoték byl zpracován přehled vývoje ústředních úřadů státní správy po roce 1945. Na základě těchto údajů byli původci písemností, svěření péči Státního ústředního archivu, rozděleni do 2 skupin: I. kategorie – ministerstva a jim na roveň postavené úřady II.kategorie – ostatní úřady, ústavy a jiné instituce ministerstvy přímo řízené. (Obr. 5)
Toto opatření umožnilo „přidělit“ takto zařazené instituce jednotlivým pracovníkům skartačního úseku a současně zlepšilo provádění předarchivní péče, zejména vlastního výběru archiválií. U původců zařazených do I. kategorie měl být zajišťován úplný dohled a u institucí II. kategorie pouze dohled částečný. V souladu s přijatými opatřeními probíhaly práce na přípravě typových seznamů archiválií, které měly zpřesnit a urychlit jejich výběr.