Informační systém archivu
Zdroj: Tomáš Kalina, Informatika a výpočetní technika, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 200 - 218.
Od prvních úvah a pokusů k současnému informačnímu systému
Může dnes někoho zajímat, jak do archivu vstoupila výpočetní technika, co tomu předcházelo, jak se s tím vyrovnával tradiční „papírový“ informační systém, jak se k tomu stavěli archiváři a zda si toho povšimla i naše veřejnost? Nenamlouvejme si, že Státní ústřední archiv stál u zrodu převratných posunů, které v poslední čtvrtině 20. století proměnily světové archivnictví v moderní informační a současně tradiční „paměťový“ obor. Jako dlouholetý účastník těchto aktivit mohu být podezírán z profesionální a navíc seniorské subjektivity. Věřím ale, že jisté prvky průkopnictví a originality lze našemu archivu, v počátcích především díky osobní iniciativě několika archivářů, přiznat, a to přinejmenším v kontextu českého, v některých rysech i evropského archivnictví. Velký metodický přínos teoretických a posléze i experimentálních příprav, omezovaných až do roku 1987 nemožností pořídit si vlastní počítač, doceňujeme až dnes, stejně jako vstřícný přístup a podporu tehdejšího ředitele archivu Jaroslava Vrbaty. Připomeňme, že se zainteresovaní archiváři podíleli spolu s dalšími odbornými skupinami pobočky České vědeckotechnické společnosti (ČVTS) při archivu na organizaci profesního a tehdy nebývale odpolitizovaného života českých archivářů. Vzniklo tak jedinečné odborné fórum, na němž se zprostředkovávaly odborné poznatky o nových informačních metodách, pronikajících do oboru.
Zatímco první období „automatizace českého archivnictví“ se vyznačuje převážně dobrovolnou spolkovou činností a iniciativou jednotlivců, po zakoupení prvního počítače v roce 1987 začíná převládat aktivita služební, i když zpočátku záleželo především na improvizaci „informatiků“. Jak bylo tehdy všechno kolem počítačů vnímáno jako mimořádné, ukazuje asi nejdramatičtější pasáž, která se kdy ve výročních zprávách oddělení informatiky objevila. Jako velká událost se v roce 1990 líčí boj programátora Jiřího Vaněčka s virem „jímž byl napaden počítač TNS… než byl odhalen a paralyzován“. Od poloviny 90. let se výpočetní technika stala pro většinu především mladších archivářů samozřejmou součástí jejich práce. Celkový zlom představuje postupné zprovoznění počítačové sítě v novostavbě archivu v Praze na Chodovci v letech 2001–2002.
Archiváři nahlížejí do světa informatiky aneb čekání na vlastní počítač (1968–1986)
Byl to vedoucí zemědělsko-lesnického oddělení Jaroslav Honc, kdo poodhrnul oponu příběhu o cestě Státního ústředního archivu do éry počítačů. Patrně pod jeho vlivem se ve výroční zprávě archivu za rok 1968 objevuje poučeně znějící úvaha o problémech při podchycení obsahu archiválií pomocí „pamětního stroje“. S ohledem na finanční náročnost navrhuje jako nejschůdnější začít s popisem periodicky se opakujících a statistických dokumentů se stereotypním obsahem, který nebude klást takové překážky při jeho popisu jako běžné archiválie. Nezbytnost vypracovat metodiku k analýze badatelské agendy se objevuje na jednání gremiální porady konané dne 3. září 1970. Do plánu práce bylo zahrnuto zahájení příprav na využití výpočetní techniky k této činnosti a připomínají se očekávané proměny ve zpřístupňování. Za zmínku stojí vyslání jednoho archiváře do prestižního kurzu pro uživatele počítačů MINSK, IBM a UNIVAC, který pořádala v roce 1969 Výpočetní laboratoř národohospodářského plánování.
V českém archivnictví asi jako první pokročil nejdále v přípravných pracích k využití počítače Otokar Havlín, když se těsně po svém odchodu z archivu pokusil v roce 1969 setřídit rejstříková hesla k části inventárních záznamů tehdy pořádaného fondu Výstřižkový archiv II, a to za pomoci sálového počítače jednoho pražského podnikového ředitelství. Po experimentu, podniknutém výhradně na základě osobních kontaktů, nám nezůstaly žádné stopy, podle sdělení jeho iniciátora dospěl pouze do fáze děrování a v archivu již nikdo zhotovené děrné štítky nevyužil. Až do osmdesátých let však kritický hlas tohoto informatika napomáhal jeho bývalým kolegům archivářům orientovat se v této problematice.
Vedení archivu věnovalo velkou pozornost modernizaci vlastního informačního systému a metodice archivních činností. O tom svědčí například seminář, uspořádaný v září 1970. Určité vystřízlivění zaznívá o rok později z výroční zprávy (1971), kdy se rezignace na budování generálního mezifondového rejstříku dává do souvislosti s technickými a personálními problémy a také s tím, že „prakticky nepřipadá v úvahu využití moderní výpočetní techniky v archivnictví“. O tom, že se naši pionýři nedali skepsí svého vedení odradit, svědčí ve stejném roce schválený tématický úkol č. 11 s tajuplně znějícím názvem „Kódový systém pro převod archivních pomůcek do počítače“. Jeho řešitelem byl opět J. Honc a představuje pro české archivnictví metodicky průkopnický čin. Zahajuje řadu různých „tématických“ nebo „výzkumných“ úkolů, které především v 80. letech umožňovaly získávat určité finanční prostředky a řešit obtížný přístup k výpočetní technice za účelem omezených experimentů. Pod často nesrozumitelnými názvy se skrývala mnohaletá práce na analýze a posléze jakési předprojektové studii budoucího informačního systému určeného
nejen pro Státní ústřední archiv, ale koncipovaného jako systém oborový. Je to doba naprostých začátků používání počítačů v několika největších archivech Velké Británie, Francie, Polska, SRN, USA, Kanady a SSSR a jen ojediněle v menších státech. Čeští archiváři získávají podrobnější informace jen s obtížemi. Tak například v roce 1977 dva archiváři našeho archivu navštívili Rumunský ústřední státní archiv v Bukurešti a žasli nad personálním a technickým vybavením jeho informačního střediska. Tím obdivuhodnější je, že v rámci prvního tématického úkolu vytvořili jeho řešitelé – členové skupiny pro informatiku pobočky ČVTS – v letech 1975–1976 první český univerzální formulář pro popis běžných druhů archiválií, který měl umožnit rychlý převod údajů přes děrovaný štítek, pásku nebo již pronikající magnetický pás přímo do počítače. Z pohledu dnešních snah o standardizaci a unifikaci archivního popisu se tato koncepce jeví jako velmi progresivní. Na tom nic nemění skutečnost, že takto vzniklá „datakarta“ byla vyzkoušena v roce 1976 pouze na popisu novodobého spisového materiálu, aniž se kdy přikročilo ke zpracování počítačem. (Obr. 1,2)
Průkopnická éra končí ustavením již zmíněné pobočky ČVTS při Státním ústředním archivu dne 19. prosince 1972, která navázala na tzv. normalizací postiženou organizaci při federálním ministerstvu vnitra (zrušena v roce 1969) a až do konce 80. let hrála nezastupitelnou úlohu věrozvěsta informatiky v českém archivnictví. Do vínku dostalo toto spolkové fórum problematiku konzervace a restaurování archiválií, reprodukce a výpočetní techniky v archivech. Prvním předsedou pobočky se stal vedoucí konzervační dílny František Martinek.
Následující krátké období let 1973–1976 charakterizuje intenzívní aktivita pobočky ČVTS, která se s vydatnou podporou vedení archivu zaměřuje na prohlubování dosažených znalostí a na promýšlení nových metodických přístupů. Formou přednášek, seminářů, exkurzí a od roku 1973 prostřednictvím vlastního Zpravodaje rozvíjela jakousi preventivní počítačovou osvětu a nepochybně tak ovlivnila úroveň archivní odbornosti. (Obr. 3)
Zasloužili se o to především členové odborné skupiny pobočky pro informatiku a výpočetní techniku, ustavené 20. prosince 1973. Jejím vedoucím se stal J. Honc, kterého později vystřídal současný ředitel archivní správy Vácslav Babička. Na schůzkách skupiny se rozvíjela živá diskuse, při níž se dotvářely dílčí i komplexnější koncepce a úkoly. Na schůzce dne 7. 10. 1974 se členové seznámili s automatizovaným zpracováním vládních usnesení na Úřadu vlády ČSR. To se stalo rozhodujícím impulsem pro rozhodnutí přistoupit k tvorbě tzv. oborového tezauru. (První známý český pokus o sestavení vzorku celoarchivního tezauru podnikli členové pobočky již v říjnu 1973). Na další schůzce skupiny dne 14. listopadu seznamoval členy s problematikou tvorby tezaurů přední specialista na selekční jazyky Vladimír Smetáček.
Skutečným mezníkem byl „celodenní seminář o problematice výpočetní techniky v archivnictví“, který jako svou první větší akci uspořádala pobočka dne 14. března 1973 pro své členy i zájemce ze všech archivů. Program a následná diskuse precizovaly hlavní cesty, po nichž se bude napříště ubírat využívání výpočetní techniky v archivu, a vytýčily oblasti zájmu odborné skupiny:
1.tvorba řízených slovníků (tezaurů) pro popis obsahu archiválií a archivních fondů;
2.databázové archivní pomůcky („databanky“) především mezifondového typu, sestavované druhotně ze stávajících pomůcek;
3.pořizování nových pomůcek „schopných převodu do počítače“;
4.seznamování se s provozem počítačů v praxi na exkurzích do výpočetních středisek a
5.v českém archivnictví asi poprvé v obecné rovině formulovaná otázka archivace a výběru záznamů vznikajících pomocí počítače.
1 2 3 4 další strana »