Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice
Zdroj: Bohumír Brom, Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 45 - 66.
V roce 1973 bylo v rámci řešení tematického úkolu „Meziarchiv pro ústřední úřady ČSR a ČSSR“ dokončeno
zpracování analytického materiálu, který se zabýval excerpcí zahraniční literatury a přípravou návrhu na aplikaci zahraničních zkušeností z činnosti tzv. správních archivů (meziarchivů) v podmínkách České republiky. Tyto aktuální a podnětné úvahy došly praktického naplnění až počátkem 90. let minulého století.
Požár Veletržního paláce v Praze v roce 1974 (Obr. 6), kde měly sídlo některé podniky zahraničního obchodu, byl pro archiváře zabývající se výkonem předarchivní péče obdobím plnění mimořádných úkolů. Poté, co bylo vydáno úřední povolení ke vstupu na spáleniště, zjišťovali stav písemností uložených ve spisovnách, které zčásti shořely a zčásti byly zasaženy vodou při hašení. Okamžitě byla provedena skartace u dokumentů bez archivní hodnoty. Mimořádnou pomoc poskytl archiv rovněž tím, že převzal všechny zachovalé archiválie, a to i poškozené. V archivu byly následně usušeny a později některé z nich zrestaurovány.
Průzkum spisové služby u institucí I. kategorie byl dokončen v roce 1976 a zároveň byly vyhodnoceny jeho výsledky. Bylo konstatováno, že nedostatky ve vedení spisové služby u původců přetrvávají (výroční zpráva archivu za rok 1976 uvádí, že z celkového počtu 62 institucí I. kategorie spadajících do kompetence archivu je možné charakterizovat stav jako uspokojivý pouze u 15 z nich). Ke zlepšení situace mělo směřovat opětovné ustavení skartační komise, která zahájila činnost v listopadu 1978. Komise měla statut poradního orgánu ředitele archivu.
Ve 2. polovině 70. let byl hlavním předmětem zájmu archivu systematický výběr archiválií ve spisovnách úřadu vlády, resortů financí, paliv a energetiky,
plánování, průmyslu, spojů, školství a zahraničního obchodu. Na základě získaných zkušeností byla v roce 1979 zpracována přehledná evidence o skartačních dohlídkách u institucí I. kategorie (od roku 1976 se používaly formalizované tzv. velké karty institucí a od roku 1980 byly údaje doplňovány
informacemi o převzatých archiváliích). (Obr. 7)
Předarchivní péči byla věnována velká pozornost na odborném semináři, který byl uspořádán u příležitosti 25. výročí vzniku archivu (19.–20. září 1979).
Od 70. let minulého století se novými akvizicemi rychle naplňovaly depozitáře především v Břevnovském klášteře v Praze. Do poloviny 80. let byla ukládací kapacita kláštera téměř vyčerpána a archiv se ocitl ve svízelné prostorové situaci. Proto bylo rozhodnuto přejímat pouze malé celky archiválií, a to jen v nejnutnějších případech. Po roce 1987 musely být akvizice zcela zastaveny. Do roku 1987 převzal archiv od původců mimo jiné část písemností Státního statistického úřadu, dále části registratur federální československé vlády (včetně vládních usnesení), ministerstva školství, různých státních komisí atd. V letech 1987–1988 bylo převzato cca 500 bm písemností bývalé Státní plánovací komise, ty bylo nutné uložit do depozitáře v Adršpachu. Celkově bylo v archivu do roku 1987 uloženo cca 20 bkm archiválií z let 1945–1965.
V roce 1987 byla poprvé realizována spolupráce úseku předarchivní péče s nově vytvořeným úsekem automatizace. K počítačovému zpracování byla určena zejména evidence údajů o původcích a informace o stavu písemností uložených ve spisovnách centrálních úřadů a institucí, o stavu archiválií, údaje o postupu při výběru archiválií a o skartačním řízení. Do databází „Spisovny“ a „Původci“, byly v roce 1988 uloženy údaje o 51 ústředních (tehdy federálních i českých) institucích státu, to je o všech, které tehdy náležely do I. kategorie předarchivní péče archivu. Po několikaleté přípravě a diskusích k této problematice byla v roce 1988 vydána pomůcka pro výběr archiválií z písemností ústředních orgánů státní správy po roce 1945.
Velké pracovní vypětí přinesly poslední dva měsíce roku 1989, a to v souvislosti s politickými změnami v tehdejším Československu. Prvořadým úkolem archivu bylo, jak se uvádí v jeho výroční zprávě za rok 1989, „… přispět všemi možnými prostředky
k uchování soudobé dokumentace prostřednictvím navazování osobních kontaktů s nezávislými iniciativami, sběrem i nákupem dokumentů … Dále byly zabezpečovány písemnosti uložené u úřadů a institucí proti možnosti úmyslného ničení. Při plnění tohoto úkolu byli 5. oddělení nápomocni i někteří pracovníci ostatních oddělení archivu…“.
V rámci předarchivní péče probíhala jednání a konzultace v souvislosti s rozsáhlými změnami v systému ústředních úřadů, jejich reorganizacemi i zánikem, často bez právních nástupců, eventuálně snahou rušených subjektů vyřazovat své písemnosti bez skartačního řízení. Na počátku 90. let minulého století archiv realizoval například rozsáhlou akvizici archiválií Úřadu vlády ČR a částečně i písemností bývalé československé federální vlády. Další významné přejímky z ústředních úřadů státní správy byly uskutečněny v souvislosti se zrušením federativního uspořádání státu. Některé akvizice směřovaly přímo do Státního ústředního archivu (například velká část archiválií bývalého federálního ministerstva zahraničního obchodu), nebo registratury rušených institucí přecházely do péče tehdy nově vznikajících správních archivů rezortních ministerstev. (Obr. 8)
Od roku 1990 se v archivu provozuje 1. verze databázového programu „Skartace“. Údaje do ní ukládané pocházejí ze skartačních návrhů původců, zejména z protokolů o vykonaném skartačním řízení. Tiskové výstupy z databáze umožňují využívat řadu informací potřebných pro praktický výkon předarchivní péče. (Obr. 9)
V roce 1994 byla uvedena do ověřovacího provozu další z databází pro oblast předarchivní péče, a to „Přejímky a přírůstky“.
Významným mezníkem pro oblast výkonu předarchivní péče bylo vydání Usnesení vlády České republiky č. 213 ze dne 26. června 1991 ke komplexnímu
rozboru stavu archivnictví v ČR, které v bodě 9 přiloženého harmono- gramu úkolů směřujících k nápravě nedostatků v archivnictví ukládalo jednotlivým rezortním ministerstvům zřídit do konce roku 1992 správní archivy (tzv. meziarchivy). V říjnu pak obdržela
všechna ministerstva tzv. modelový projekt zakládání a vedení správních archivů, který ve spolupráci se Státním ústředním archivem zpracovala archivní správa ministerstva vnitra. Ve správních archivech jsou ukládány písemnosti s dlouhodobými skartačními lhůtami a dále archiválie vlastního ministerstva,
včetně jeho právních předchůdců či podřízených organizací. Teprve poté jsou archivní dokumenty předávány k trvalému uložení do centrálního archivu.
Pracovníci správních archivů jsou od doby jejich vzniku důležitými partnery ústředního archivu při zajišťování předarchivní péče u jednotlivých úřadů a institucí státní správy. Současně je třeba při této příležitosti zdůraznit, že často nedostatečné personální obsazení meziarchivů neumožňovalo spoléhat se výhradně na jejich činnost. Přejímání a postupné kompletování většiny archivních fondů ústředních úřadů státu je proto také výsledkem konkrétní každodenní práce archivářů Národního archivu ve spisovnách při výběru archiválií.