Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice
Zdroj: Bohumír Brom, Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 45 - 66.
Úvodem
Předarchivní péče je souhrn odborných činností archivu, jejichž cílem je podchytit v dokumentech vznikajících u původců, archiválie a zabránit jejich ničení. Výsledkem zmíněného úsilí je přebírání těchto archiválií k trvalému uložení do archivu. V současnosti jsou archiválie do Národního archivu ukládány po provedení skartačního řízení u veřejnoprávních subjektů s celostátní působností a mimo skartační řízení od původců působících v nestátní sféře, a to formou daru, koupě, nebo depozita.
Skartačním řízením se rozumí proces, v jehož rámci se oddělují archiválie od dokumentů (písemností) bezcenných. Provádějí jej pověření pracovníci původců spolu s archiváři. Ve smyslu příslušných předpisů (obecně platných i vlastních) daná instituce postupně navrhuje k vyřazení veškeré dokumenty vzniklé z její činnosti (včetně písemností došlých). Konečné posouzení, zda má dokument trvalou hodnotu a je tedy archiválií, je zcela v kompetenci odborného archiváře.
S problematikou skartačního řízení a samotného výběru archiválií úzce souvisí výkon spisové služby. Ta je charakterizována jako systém činností souvisejících s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností (skartací). V současnosti, především z hlediska masového nástupu nových informačních technologií, se stále více prosazuje nutnost chápat spisovou službu jako základ informačního systému subjektu, který pracuje s dokumenty.
Skartace probíhaly odedávna. Byly prováděny příležitostně a nesystematicky. Jejich úkolem bylo jednak zachování vybraných dokumentů, zejména majetkoprávního charakteru, jednak uvolňování prostorů a současně likvidace přebytečných písemností. Tímto způsobem však často docházelo k ničení významných archiválií.
Počátky předarchivní péče
V souvislosti se vznikem novodobé byrokratické správy v bývalé rakousko-uherské monarchii ve 2. polovině 19. století vzrostla potřeba vytvoření kvalitnějšího systému spisové manipulace i výběru archiválií. Hlavní důraz byl stále kladen na uchovávání písemností z hlediska potřeb vlastního úřadu.
V období mezi dvěma světovými válkami byla v Československu zachována kontinuita s předcházejícím obdobím nejen v systému spisové služby, ale i v pohledu na předarchivní péči. Soustavný dohled na vyřazování písemností ze strany archivů byl vykonáván jen u státních orgánů politické, soudní a finanční správy. Instituce státních archivních inspektorů pro nestátní archivy (zřízena pro Čechy a Moravu v roce 1924) disponovala pouze omezenými kompetencemi poradního charakteru a nemohla zásadně zlepšit tehdejší systém předarchivní péče. U mnoha úřadů se vyřazovaly písemnosti bez archivního dohledu. (Obr. 1)
Po osvobození Československa v roce 1945 bylo postupně vyvíjeno velké úsilí o sjednocení praxe při výběru archiválií a o jejich záchranu. Ačkoliv se státní úřady v podstatě vrátily k systému práce z doby před okupací, politický vývoj v zemi, mimo jiné i v souvislosti s rozsáhlým znárodňováním, přispěl k rozšiřování organizovaného skartačního řízení i do okruhů dalších původců – průmyslových a obchodních podniků, bank a dalších subjektů.
Původní představy o vytvoření „národního archivu“ ztroskotaly a Archiv ministerstva vnitra se postupně stal ústředním archivem veřejné správy – politické, soudní a finanční. Získal oprávnění přejímat historicky cenné písemnosti z registratur ústředních úřadů státu, které si nezřídily vlastní archiv. Po vzniku krajského zřízení k 1. 1. 1949 se jeho pobočné depozitáře v regionech transformovaly v krajské archivy, předchůdce dnešních státních oblastních archivů v Čechách a zemských archivů na Moravě a ve Slezsku.
Odrazem centralizačních snah z počátku 50. let byla příprava konceptu jednotného státního archivnictví, výsledkem pak bylo vydání vládního usnesení č. 29/1954 Sb., o archivnictví. Vytvoření jednotné organizace státního archivnictví umožnilo sjednocení praxe při provádění předarchivní péče, a to v míře dosud nebývalé. V lednu 1951 byla při ministerstvu vnitra, kterému bylo svěřeno řízení archivnictví, ustavena jako nadrezortní instituce Státní archivní komise. Její skartační subkomise připravila návrh vyhlášky ministerstva vnitra o vyřazování (skartaci) písemností (vyhláška č. 62 Ú. l. ze dne 3. 2. 1953). (Obr. 2)