Informační systém archivu
Zdroj: Tomáš Kalina, Informatika a výpočetní technika, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 200 - 218.
Od roku 1992 se začal připravovat vývoj vlastního programu pro evidenci fondů v rozsahu, který by podstatně přesahoval standardizované evidenční listy archivních fondů. Po neúspěšném pokusu z roku 1993 však archiv od původního záměru ustoupil a od roku 1995 používá k centrální evidenci fondů oba archivní správou administrované celostátní programy ARS (pro archivní fondy) a ARKY (pro archivní pomůcky), v novější podobě pod názvem PEvA.
Gremiální porada se dne 29. června 1994 poprvé zabývala problémem přejímání elektronických archiválií do archivu. Ke konverzi archivních pomůcek do elektronické podoby přikročil archiv v září 1996, kdy se poprvé testoval převod devíti strojopisných inventářů s použitím programu OCR ProLector. Systematický převod pomůcek se ale rozeběhl až v roce 1998.
Projektování počítačové sítě pro novou archivní budovu neprobíhalo metodicky správně. Nepodařilo se získat finanční prostředky na vypracování studie ani projektu informačního systému a archiv byl nucen předat podklady, aniž měl k dispozici základní koncepci sítě. Přesto se do poloviny roku 1997 podařilo vyprojektovat počítačovou síť dobré technické úrovně.
Rozbory, které archiv vypracoval v souvislosti s projektem sítě, byly po zpřesnění využity při zpracování „Záměru archivního informačního systému Státního ústředního archivu“. Záměr se měl stát podkladem pro zadání výběrového řízení, které mělo určit projektanta a hlavního dodavatele informačního systému. Výběrové řízení se však nikdy nekonalo. Tím se uzavřela snazší cesta k zakoupení celého systému „na klíč“. Mělo to i určité výhody – umožňovalo to užší spolupráci s dodavateli softwarových produktů. Záměr dodnes sehrává roli projektové studie celého systému. V souladu se čtyřmi plánovanými informačními okruhy jsme v letech 1999 až 2002 nakoupili a postupně zprovoznili čtyři nové síťové softwarové produkty. Koncem roku 1999 to byl již zmiňovaný inventarizační program JANUS 2000, určený pro popis všech druhů archiválií. Převádí se do něho i staré archivní pomůcky konvertované do databázové podoby. Současně zakoupil archiv od firmy INCAD knihovnický systém BIBIS, dodaný pod názvem RELIEF, který postupne nahradil starší program MAKS. V roce 2001 jsme zakoupili od firmy Bach System s.r.o. produkt nazvaný „Informacní systém BADATELNA“. Také na jeho vývoji se zásadním zpusobem podílela skupina archivářů a jeho současný administrátor. Do tohoto systému byly převedeny údaje z badatelských listů pro léta 1999–2000, uložené dříve do provizorní databáze.
Uvedené programy byly uvedeny do provozu až v roce 2002 po dokončení instalace počítačové sítě v archivní novostavbě na Chodovci. Současně k nim přibyl čtvrtý významný produkt, který pod názvem VADEMECUM zpřístupňuje v uživatelsky přívětivém webovém rozhraní údaje o archivních fondech a sbírkách, jež čerpá z celostátní databáze PEvA.
Po rozsáhlé teoretické přípravě a konzultacích na předních pracovištích ve Francii a v Německu přistoupil archiv v roce 1999 k praktickému výkonu předarchivní péče o elektronické dokumenty u původců. U vybraných ústředních správních institucí byl proveden průzkum, jehož cílem bylo zjistit jejich existenci. Z časových a technických důvodů nebylo však dodnes možné se této agendě systematicky věnovat. Přejímky elektronických dokumentů byly dosud jen sporadické. Za zmínku ale stojí unikátní akvizice webových stránek okresních archivů, která proběhla v roce 2002 těsně před jejich zrušením.
Současnost informačních technologií a informační systém archivu (do r. 2004)
Zlom v technickém i programovém vybavení archivu nastal po otevření nové provozně-technické budovy archivního areálu v Praze na Chodovci (2001). Budova je vybavena počítačovou sítí Ethernet s optickou páteří a přenosovou rychlostí 100 Mbps. Fyzicky je síť rozdělena do vzájemně neprostupných okruhů „vnitřní síť“ (zapojen do resortní sítě ministerstva vnitra), „Internet“ a ekonomický systém „EKIS“. Zvláštní část tvoří čtyři počítače určené pro veřejnost v badatelně a studovně knihovny. Poněkud stranou zatím zůstávalo 1. oddělení archivu, kde se však začíná také budovat provizorní počítačová síť (2003), která umožní nejen zjednodušit správu výpočetní techniky, ale také zpřístupnit pracovníkům i badatelům některé části informačního systému archivu. Bude možné i propojení s Chodovcem. Celkem je v provozu archivu 147 počítačů, 95 tiskáren (9 síťových) a 4 servery.
Výsledkem nařízeného fyzického rozdělení sítě je sice maximální bezpečnost, ale také nemožnost přístupu na Internet z počítačů většiny pracovníků – do světa se lze dostat jen z 16 vybraných strojů. Přístup na Internet pro veřejnost (v badatelně či studovnách knihovny) se nepodařilo prosadit. Ani Internetové připojení (rychlost 400 kbps) není prosto omezení. Byl například zablokován přístup na e-mailové schránky jiné než „mvcr.cz“ (ministerstva vnitra).
Pracovníci archivu mají k dispozici interní elektronickou poštu a kromě vlastního informačního systému také elektronický monitor tisku (v intranetu ministerstva) a systém právních informací ASPI.
Informační systém archivu je koncipován tak, aby sloužil nejen pracovníkům, ale i veřejnosti – badatelům a čtenářům knihovny. Informace pro veřejnost jsou zpřístupněny prostřednictvím intranetové stránky.
Kompletní seznam archivních fondů Archivní Vademecum zahrnuje nejen fondy a sbírky uložené ve Státním ústředním archivu, ale i fondy všech státních archivů ČR. Obsahuje více údajů, než bývá zvykem – název a rozsah fondu, původce, tématické skupiny, množství archiválií v běžných metrech, tématický popis, podrobnosti o archivních pomůckách a další. Vyhledávání je jednoduché – zadáním textového řetězce (slova) nebo výběrem zobrazené položky – tedy stejně, jak je zvykem na Internetu. Archivní Vademecum získalo v roce 2003 atest na standard životního cyklu informačního systému veřejné správy. (Obr. 12) Data jsou, podobně jako v případě jejich internetového zpřístupnění, přejímána z celostátní evidence PEvA vedené na základě zákona o archivnictví. V programu PevA používaném pro pořizování dat je ale vyhledávání složitější, nehledě na to, že pro zpřístupnění badatelům není tento program vhodný. V blízké budoucnosti se předpokládá, že badatelé budou moci prostřednictvím Archivního Vademeca sami zadávat objednávky archiválií, které potřebují ke studiu.
Archivní pomůcky, jejichž pomocí se uživatel orientuje v archivních fondech, jsou v elektronické podobě pořizovány v systému Janus 2000, který využívá moderních technických a metodických postupů – hierarchické členění záznamů a datový formát XML. Stejně jako u seznamu archivních fondů je i zde odděleno pořizování dat od jejich prezentace, která se děje prostřednictvím intranetu. Ve snaze přiblížit se co nejvíce práci s klasickou archivní pomůckou, nalezne uživatel úvod k pomůcce (informace o fondu), vlastní záznamy o archiváliích a rejstříky. Kromě výběru záznamů prostřednictvím rejstříků je možné vyhledávání podle zadaných textových řetězců. (Obr. 13) Do systému Janus se postupně převádějí prostřednictvím OCR nebo přepisu starší „papírové“ pomůcky. Touto tzv. retrospektivní konverzí prostřednictvím OCR bylo dosud převedeno třicet tisíc stran strojopisů, z čehož je připraveno pro načtení do Janusu (separováno, to je rozděleno na záznamy) 5 000 stran. Přepsáno a připraveno pro databáze bylo dalších 4 100 stran. Také staré databáze, pořizované od počátku devadesátých let 20. století znovu ožívají a budou zpřístupněny badatelům (databáze MAPY). Po propojení s Archivním Vademecem bude možné z Janusu přímo objednávat archiválie.
Samostatným, i když do intranetových stránek také zapojeným, je knihovnický systém Relief. Umožnuje plnotextové vyhledávání nejen ve vlastních bohatých fondech knihovny archivu, ale i v české a slovenské národní bibliografii. Část vlastních záznamů reprezentují digitalizované katalogizační lístky.
Poslední z částí informačního systému je Informační systém BADATELNA. Jejím úkolem je hlídat oběh archiválií z depozitáře k badatelům a zpět. Evidují se v ní nejen jednotliví badatelé a jejich výpůjčky, ale pomocí obslužných programů také umístění jednotlivých kartonů s archiváliemi, archivní pomůcky aj. Umožňuje i pořizování statistických dat.
Státní ústřední archiv stál u zrodu Informačního systému BADATELNA i Janus 2000. Oba tyto systémy dnes využívá řada dalších archivů. Technické prostředí pro práci archivářů je připraveno, zbývá do něho zpracovat obrovská množství informací. Informační technologie umožňují v archivech stále ne zcela doceněnou (narozdíl od knihoven) možnost přiblížit archiv svým uživatelům.