Informační systém archivu
Zdroj: Tomáš Kalina, Informatika a výpočetní technika, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 200 - 218.
V tomto období zprostředkovávala pobočka ČVTS archivní veřejnosti cenné informace a zkušenosti z oblasti archivní informatiky a v jejím Zpravodaji vyšlo několik dodnes metodicky zásadních prací. Jmenujme alespoň první český pokus o systémovou analýzu archivního informačního systému z roku 1974, jehož autorem byl J. Vrbata. V roce 1976 byla ustavena pracovní skupina při archivní správě ministerstva vnitra k řešení nového tématického úkolu zaměřeného na vytvoření rešeršního automatizovaného systému pro fondy kartografického charakteru. Jádro skupiny tvořili členové pobočky.
V roce 1976 byla dokončena již zmíněná datakarta pro popis archiválií pomocí počítače. Ověřovací pokus o volný popis obsahu, provedený na spisech kabinetu ministra zemědělství Ďuriše z let 1945–1950, byl vyhodnocen negativně a poskytl poslední argument pro nutnost tvorby oborového tezauru. Bylo jasné, že zamýšlený převod archivních pomůcek do podoby zpracovatelné počítačem si vyžádá jejich obsahovou i lingvistickou úpravu.
Dobu dominujících osobních a spolkových iniciativ symbolicky uzavírá záznam J. Honce nazvaný „První počítačová technika do SÚA“ z dubna 1976. Popisuje, jaké nástrahy a obtíže musel překonávat, aby v prodejně Kancelářských strojů v Rytířské ulici v Praze získal informace o nabídce a cenách elektrických psacích strojů a mikropočítačů. Sondáž vyzněla ve prospěch Consulu 253.
V následujícím období let 1977–1982 vyznívaly naprázdno snahy archivu pořídit si vlastní počítač nebo alespoň získat přístup k počítači jiné instituce, a to především kvůli postoji nadřízených složek rezortu. Vedení archivu přitom již v roce 1978 velmi racionálně konkretizovalo představu o vybavení vlastního „střediska pro AIS“: postačil by malý „minipočítač“, umístěný s několika terminály ve společné místnosti, několik děrnoštítkových a čtecích strojů a potřebné propojení, tedy žádné „vlastní úplné výpočetní středisko s velkými počítači“. Archiváři se snažili povznést nad realitu smělými představami. Tak třeba V. Babička snil o terminálové síti spojující 12 státních a městských archivů v Čechách a na Moravě s hostitelským počítačem v Praze, která měla umožnit přenos dat v celoarchivním informačním systému. Sám ale uznával, že „realizace takové představy je leckdy strastiplnou a úmornou cestou“. (Obr. 4)
Skupina pro informatiku pobočky ČVTS zaměřila své síly dvojím směrem – na další analýzy archivního informačního systému a hlavně na lingvistickou přípravu praktického využití výpočetní techniky především při popisu archiválií a archivních fondů.
Iniciativu stále více přejímá služební vedení archivu a partnerem nebo hlavním garantem při řešení výzkumných úkolů se stává napříště také archivní správa. Rozhodující účastí našich pracovníků na takových projektech se argumentovalo při jednáních s představiteli archivní správy, aby alespoň podpořila zahájení ověřovacích pokusů na počítačích Federálního ministerstva vnitra.
V roce 1977 byl vyhlášen rezortní výzkumný úkol číslo I.5 nazvaný „Výstavba archivního automatizovaného informačního systému ARCHAIS“. Jeho garantem byla archivní správa, která ustavila řešitelskou skupinu složenou především z archivářů Státního ústředního archivu a ze členů skupiny pro informatiku pobočky ČVTS. Jejím vedením byl pověřen pozdější předseda této pobočky V. Babička. Ten výrazně ovlivňoval až do počátku 90. let koncepci informačního systému archivu s důrazem na jeho lingvistickou a formální stránku. Pod ochranou tohoto úkolu vznikly metodicky cenné analýzy a studie v tak mimořádné koncentraci, jaká se napříště v českém archivnictví nebude opakovat. V tomto smyslu bylo zvláště přínosné setkání uskutečněné v roce 1981, kde se archivním informačním systémem zabývaly vedle referátu V. Smetáčka hlavně příspěvky pracovníků archivu Karla Beránka a Heleny Sýkorové.
Druhým směrem se na stejném semináři ubíraly příspěvky k lingvistickému zabezpečení a standardizaci popisu archiválií: hodnotily se zkušenosti s prvním československým tezaurem pro popis archiválií z oboru zemědělství, lesnictví, výživy a meteorologie, který vypracovala skupina pobočky ČVTS v letech 1978–1979 na základě excerpce 25 inventářů. Od roku 1980 jej začal obdobný pracovní tým rozšiřovat o deskriptory z oblasti vodohospodářství, k publikování ale již nedošlo. (Obr. 5) Následujícího roku vyslovili O. Havlín a J. Vrbata pochybnosti, zda tvorba řízených slovníků pro potřeby archivního popisu odpovídá soudobému trendu výpočetní techniky a upozornili na nezbytnost sledovat i jiné cesty, jako byla tehdy nepochybně perspektivnější metoda plného textu nebo z dnešního pohledu méně reálné automatické indexování. Další vývoj jim dal v mnohém za pravdu, jak ukazuje skutečnost, že ani v roce 1990 vydaný celoarchivní tezaurus, nesrozumitelně označovaný jako „archivní rubrikátor ARCHAIS“, se v archivní praxi nikdy neprosadil.
Na daleko vyšší úroveň, než nabízela tzv. datakarta, posunuli snahy o standardizaci popisu archiválií V. Babička a T. Kalina, když v roce 1981 představili návrh univerzálního formuláře pro popis všech druhů archiválií. Ovlivněni nedávno absolvovanou Mezinárodní archivní stáží na pařížské Archivní škole, zaměřili se na vymezení popisové jednotky pro různé druhy archiválií a současně na jejich popis prostřednictvím dvou variant jediného ukládacího formuláře. Setkali se s pochopením, ale i s odmítnutím a řadu připomínek zohlednili v konečné podobě formuláře. Ke všeobecnému prosazení formuláře při inventarizaci však nedošlo. Krátkodobě jej využívali pouze ve východočeském oblastním archivu v Zámrsku nebo v podnikovém archivu Cihlářských závodů n. p. v Brně. Diskuse o formuláři však pozitivně přispěla k prosazení databázového principu inventarizačních programů, vytvářených v následujících letech. Ani v počátečním období se proto v archivu neprosadily archivní pomůcky vytvářené pomocí pouhých textových editorů.
Závěr první kapitoly našeho příběhu (1983–1986) naplňuje vědomí, že kýžený cíl – získání vlastního počítače – má archiv na dosah. Nejdůležitější událostí byly první pokusy využít hostitelský počítač při tvorbě rejstříků k archivním pomůckám ke dvěma novodobým fondům. V prvním případě se v roce 1984 při inventarizaci fondu Ústřední správa bytové a občanské výstavby (1956–1958) záznamy zapisovaly do univerzálních inventarizačních karet, navržených v roce 1981. Kromě volným textem zapsaného obsahu se z něho zvolená klíčová slova vyplnila do rubriky nazvané „rejstříková věta“. (Obr. 6) (Pouze tyto rejstříkové věty se potom děrovaly na pracovišti výpočetního střediska Ústředí vědeckých, technických a ekonomických informací (ÚVTEI) a tam se, pod rouškou rezortního výzkumného úkolu, zpracovávaly na počítači EC 1055 s programovým vybavením USS. Výsledkem byly dva výstředně vyhlížející a svými rozměry ohromující rejstříky v tištěné podobě, přiložené k jinak na psacím stroji přepsanému inventáři – klasický rejstřík předmětový, abecedně řadící všechna klíčová slova a slovní spojení a druhý rejstřík kontextový typu KWOC (Keywords out of Context), v němž ve funkci pořadatele vystupují postupně jednotlivá klíčová slova v každé rejstříkové větě. Přitom tato věta zůstává vytištěna celá vedle svého pořadatele jako jeho kontextový výklad. Stejným postupem byl v následujícím roce vytvořen rejstřík KWOC k předávacímu soupisu fondu Ministerstvo pošt z let 1945–1949, který podchycoval katalogovým způsobem všechny spisy pouze pomocí klíčových slov. (Obr. 7) V obou případech nevyužívali zpracovatelé při formulaci inventárních záznamů a klíčových slov žádný selekční jazyk. Velkým přínosem těchto pokusů bylo další promýšlení metodických otázek především k problematice rejstříků k archivním pomůckám. Experimenty na cizím počítači ukončily pro archiváře etapu nedostupnosti vlastní výpočetní techniky a zrovnoprávnily je s ostatními členy české archivní obce. V roce 1985 podnikla pobočka ČVTS průzkum zaměřený na využívání výpočetní techniky v archivech ČSR, který ukázal, že archiv po stránce metodické přípravy nezaostává naopak, je na srovnatelné úrovni s těmi okresními a podnikovými archivy, které již měly přístup k vlastnímu nebo spíše k hostitelskému počítači.
Další přelomovou událostí byla v té době konference pořádaná pobočkou ČVTS, která se konala v roce 1985 v Hradci Králové pod názvem „Archivy a automatizace“. Jako na semináři v roce 1981, se i zde sešly kvalitní, na jedné straně bilancující a na straně druhé objevné, metodické pohledy předních českých archivářů. Jako na souběžně probíhající 1. evropské archivní konferenci o soudobých písemnostech, zazněla i z tohoto fóra výzva k urychlené integraci archivů do širších informačních systémů.
Tomu odpovídala orientace nového rezortního výzkumného úkolu, schváleného v roce 1986 pod názvem „Optimalizace archivního informačního systému a jeho orientace na poskytování informačních služeb vědeckotechnickému rozvoji“. Řešitelský tým sestával jen z pracovníků archivu a jeho cílem bylo zpracovat projektovou dokumentaci „automatizovaného informačního systému“ pro archiv a v letech 1991–1995 i pro celou archivní síť. Vadou ambiciózního projektu byla nereálnost sestavit projektovou dokumentaci vlastními silami – doba již směřovala k zadávání takovýchto úkolů specializovaným softwarovým firmám. Vázly i práce na projektech předchozích, na něž měl tento úkol navazovat.
Pokračovala ještě úspěšná součinnost pobočky ČVTS s vedením archivu při pořádání přednášek a seminářů věnovaných informatice a výpočetní technice v archivnictví, při vydávání dalších čísel Zpravodaje, přínosné byly návštěvy polských archivů v roce 1986.
Koncem roku 1986 přistoupilo vedení archivu s dříve nebývalou razancí k technickým a organizačním přípravám na zřízení specializovaného pracoviště pro informatiku a k našemu překvapení se je podařilo v následujícím roce realizovat. V prosinci rozhodla gremiální porada archivu zřídit od 1. ledna 1987 nový „úsek automatizace“ jako součást oddělení archivní knihovny a prosadila pro něj zřízení tří nových pracovních míst. Na rok 1987 byla naplánována koupě minipočítače Consul 2714, který měl kooperovat se smluvně zajištěným hostitelským sálovým počítačem, nejspíše u ÚVTEI Praha. Úseku byly určeny tři místnosti v budově archivu v Karmelitské ulici č. 2. Pro pamětníka zní trochu komicky důraz na „pravidelný a důkladný úklid jako předpoklad spolehlivého provozu počítače“, vzpomene-li si na neuvěřitelně dlouhé lhůty záručních a dalších oprav prvních počítačů, hlučné tiskárny a na papírky nastražované na podlaze „počítačového sálu“ na důkaz nezájmu uklízeček.