Informační systém archivu
Zdroj: Tomáš Kalina, Informatika a výpočetní technika, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 200 - 218.
Od Robotronu k počítačové síti (1987–2002)
Toho, kdo má rád dějiny techniky a zajímá se o její pronikání do netechnických oborů, mohla by zaujmout první část následující kapitoly. Toto období bylo naplněno intenzivní snahou archivářů ovládnout narůstající počty vlastních počítačů a tiskáren nejrůznějších typů. Téměř generační rozdíl mezi prvním, v roce 1987 zakoupeným „mikropočítačem“, a všemi dalšími počítači třídy PC představoval náročnou přeorientaci na nový operační systém MS DOS a podstatně změněný způsob obsluhy. Ta s sebou přinášela i při velké vynalézavosti prvního „systémového inženýra“ a programátora v jedné osobě, Jiřího Vaněčka, nároky na improvizaci a nebylo pro něho snadné zvykat si na spolupráci s archiváři ve funkcích analytiků. Tyto osoby vstupují na scénu našeho příběhu ve chvíli pro historika oboru asi nejpřitažlivější, protože nese stopy až dobrodružné konfrontace teoretických představ s jejich praktickou realizací. Nejisté výsledky mnoha prací tohoto období hledání, omylů, ale i překvapivých úspěchů, ovlivňovala dnes již nepředstavitelná poruchovost výpočetní techniky. O tom svědčí zápisy z dochovaného „Technického deníku počítače“: stroj byl koncem roku 1987 v průběhu pěti návštěv pracovníka Kancelářských strojů n. p. „zkompletován“ a od 13. 11. toho roku do 6. 4. 1988 se odstraňovala závada na tiskárně K6314, která byla součástí dodávky. (Obr. 8) Těžko odhadnutelným faktorem byl pozvolna se formující vztah archivářů k výpočetní technice. Okruh jejích uživatelů se postupně rozšiřoval a diferencoval spolu s narůstajícím, do konce 90. let však stále nedostatečným, vybavením výpočetní technikou a také v souvislosti se vzrůstajícím počtem programů a databází, určených pro podporu různých odborných činností.
Změnu přineslo vypracování „Záměru na vytvoření archivního informačního systému“ pro archiv v roce 1997 a následné zprovozňování jeho segmentů vytvářených softwarovými firmami. V této době informatika všude a se zpožděním i v archivu ztrácí svůj výlučný charakter. S její rozšiřující se dostupností a přívětivější tváří stává se zejména pro mladší generaci archivářů všedním pracovním nástrojem.
Vraťme se ale do roku 1987. Státnímu ústřednímu archivu náleží primát v českém archivnictví, který spočívá ve zřízení prvního specializovaného „počítačového“ pracoviště s prvním profesionálním programátorem a správcem vlastního počítače v jedné osobě. Většina archivářů netuší, čím se ti tři „informatici“, doplnění v následujícím roce o operátorku ukládající data, vlastně zabývají, vztahy mezi archiváři a pracovníky nového úseku se ale vyvíjely poměrně pozitivně.
V polovině roku 1990 se úsek osamostatnil a vzniklo oddělení informatiky. Jeho prvním vedoucím se stal Vácslav Babička, kterého v dubnu roku 1992 nahradil Tomáš Kalina (do té doby pracovník oddělení). Oba archiváři vykonávali funkci analytiků, navrhovali a metodicky podporovali vývoj vlastních aplikačních programů.
V roce 1988 upustil archiv od původní představy o budoucí terminálové síti řízené sálovým počítačem řady SMEP a plánoval vybavovat třemi mikropočítači ročně postupně všechna archivní pracoviště. Až do roku 1999, kdy bylo přiděleno 56 nakoupených počítačů a 10 laserových tiskáren, pociťoval archiv ve srovnání s okresními archivy neustálý nedostatek výpočetní techniky. Nejenže se stále na řadu pracovníků nedostávalo počítačů, ale nebylo možné nahrazovat včas starší typy novějšími. Ještě v roce 1999 bylo v provozu z celkového počtu 88 počítačů 18 počítačů třídy 286 a 386 a 9 kusů třídy 486. Starší typy byly značně poruchové, doby oprav byly neúnosně dlouhé, proto musela být většina z nich v následujícím roce vyřazena z provozu. Přitom k vybavení archivu touto technikou významně přispívaly formou zápůjček a odprodejů různé instituce, nadace a hlavně řešitelé grantů. (graf)
Výsledky dosažené v letech 1987–1989, kdy byl archiv vybaven jediným počítačem, jsou obdivuhodné. Pracovníci vytvořili několik databází dobře využitelných v praxi a dobré technické úrovně. Do databáze LISTY (později přezvané na BADATELÉ) uložili a vyhodnotili obsah více než 2500 badatelských listů z let 1986–1988 a pro léta 1980–1986 sestavili rejstřík typu KWOC k badatelským tématům. Z provozních databází mají dodnes dokumentární hodnotu databáze PUVODCI a SPISOVNY. Vycházejí z údajů získaných při průzkumech spisové služby u ústředních úřadů v roce 1988 a inspirací k nim byl francouzský program PRIAM. Blízko k evidenci původců měla databáze INI, která evidovala průběžně získávanou dokumentaci o politických iniciativách a stranách, vznikajících v letech 1989 a 1990. Prvním vykročením k programu pro evidenci fondů a sbírek byla experimentální databáze ZNAKIJAF, která měla podchycovat a sjednocovat jejich značky.
Již v roce 1987 přistoupil archiv k tvorbě tématických mezifondových pomůcek v elektronické podobě, když se začaly přepisovat inventární záznamy z inventářů k vodohospodářské tématice do databáze VODA (v roce 1988 již 2 700, do konce roku 1990 10 300 záznamů). Do databáze DESKY se podchycovaly obsahy gramofonových fólií ze Sbírky zvukových záznamů radionaslouchací služby z let 1931–1953. Po pokusech s tvorbou rejstříků k fondu Tisková dokumentace ČSI ČSAV a k předávacímu soupisu jednoho ročníku spisů fondu Federální ministerstvo dopravy byl v roce 1988 se staven první dílčí inventář, jehož všech 89 inventárních záznamů včetně rejstříků bylo zpracováno na počítači. Tiskový výstup této pomůcky k menšímu fondu „Velkolóže pro Československý stát X. nezávislého řádu B´nai B´rith. (1893–1939)“ má všechny náležitosti tradičního strojopisného inventáře a je dodnes prostřednictvím novější databáze badatelsky dostupný. Druhým takto sestaveným inventářem je pomůcka k osobnímu fondu Dr. Emil Margulies (1913–1938), dokončená až později na novějším počítači v programu CDS–ISIS. (Obr. 10) Z ukládacích formulářů pro inventarizaci atypických druhů archiválií byl jako první v roce 1988 testován popis kartografických děl prostřednictvím databáze MAPY. Jeho podobu navrhl tehdejší správce mapové sbírky kartograf Miroslav Kronus.
Pro potřeby archivní knihovny byla připravena databáze ČTENÁŘ, která umožňovala indexovat bibliografické záznamy o článcích z archivních periodik. Funkce této databáze je v rámci pozdějších knihovních programů zachována dodnes.
Přechod na 16 bitové počítače TNS s operačním systémem MS DOS v roce 1990 umožnil využívat tehdy progresivní a přitom všeobecně dostupný databázový systém CDS-ISIS a znamenal kvalitativní skok v úrovni dalších vlastních aplikačních programů. Umožnil standardní nasazování textového editoru T602 na všechny počítače.
Na přelomu let 1990 a 1991 vznikly v archivu dva databázové programy, které svou analytickou přípravou a technickým zpracováním předčily všechny předchozí. Byla to metodicky unikátní databáze SKARTACE, která formou ročních výstupů analyzovala výsledky skartačních řízení u jednotlivých původců. Pomocí pozdější verze programu byly takto vyhodnoceny skartační protokoly archivu pro léta 1990–1996. Chloubou našich informatiků byl první univerzální program pro inventarizaci běžných druhů archiválií. Jeho první verzi pod názvem SPIS programoval v Pascalu koncem roku 1991 J. Vaněček. Zhodnotil tak zkušenosti s tvorbou několika inventářů pomocí databází v systému CDS-ISIS, například k fondům cenzurních úřadů Českého a Federálního úřadu pro tisk a informace ze 70. a 80. let 20. století a rozsáhlých předávacích soupisů k různým částem fondů ústředních komunistických prokuratur. Program SPIS se kromě vlastní databáze pro ukládání a vyhledávání inventárních záznamů skládal z části pro třídění rejstříkových hesel, zapisovaných pod obsahem příslušného záznamu, a z části úvodní, napsané a tištěné v editoru T 602. Kromě originální tvorby rejstříků se SPIS vyznačoval průkopnickou koncepcí, jaká obstojí ve srovnání s tehdy nejvyspělejšími programy zahraničními. To obě varianty ukládacího formuláře umožňují číselně vyjádřit úroveň popisu příslušného záznamu v hierarchii ostatních záznamů a přitom se počítalo i se záznamy na úrovni nižší než jsou inventární jednotky. Až do poloviny 90. let se stal SPIS součástí programového vybavení počítače každého archiváře. Po mnoha konzultacích a s přihlédnutím k obdobným softwarovým produktům domácím i zahraničním, vydali jsme se cestou vývoje novějšího programu, který by navázal na pozitivní stránky programu SPIS. Prvním pokusem byl program INVENTÁŘ z konce roku 1996, jeho slabinou však byl použitý databázový systém Acces.
S příchodem nového analytika Miroslava Kunta nastaly od počátku roku 1997 intenzivní přípravy na vývoj zcela nově řešeného inventarizační programu. Zavrhli jsme málo výkonné databázové programy (např. Paradox nebo jinak užitečný Acces). Nový program měl zvládat předpokládané velké objemy textových i obrazových dat pomocí výkonného databázového stroje, měl mít lokální i síťovou verzi a měl být efektivně využitelný při konverzi archivních pomůcek do elektronické podoby. Měl hlavně respektovat princip hierarchizace všech záznamů v rámci jednoho fondu. Autoři analýzy dospěli k definitivní formulaci principu víceúrovňového popisu archiválií, aniž věděli o obdobných, dnes všeobecně uznávaných, závěrech mezinárodní komise pro standardizaci archivního popisu. Základní oborové principy bývají zdánlivě natolik samozřejmé, že se v praxi intuitivně využívají i bez jejich teoretické proklamace. Uvedený případ svědčí o inspirativním prostředí, které se pro pěstování oborové metodiky v archivu od 80. let vytvářelo.
Zkušenosti s tvorbou inventarizačních programů zúročili oba analytici při vývoji posledního z nich, který pod názvem JANUS 2000 dodala firma DLG Computers koncem roku 1999. V následujících letech se v archivu prosadil jako jediný přípustný program pro inventarizaci běžných druhů archiválií. O zkušenostech s víceúrovňovým popisem ve vztahu k mezinárodní normě pro popis archiválií ISAD/G informovali archiváři na 6. evropské archivní konferenci ve Florencii.
S líčením osudů inventarizačních programů jsme se dostali ke konci příběhu. Podívejme se ale ještě znovu do počátku 90. let, kdy nákup dalších osobních počítačů umožnil tvorbu vlastních, často velmi jednoduchých a krátkodobě využívaných databázových programů, které vycházely ze systémů CDS-ISIS, dBase III a Fox Pro. Nejvíce jich vzniklo v letech 1992–1993, později se různě upravovaly a také opouštěly. Tak byla jako doplněk k inventarizačnímu programu SPIS převedena do databáze v programu CDS-ISIS ze starší databáze MAPY a na základě návrhu správkyně fotosbírky vznikla ve Fox Pro první verze programu FOTO pro popis fotodokumentů. Do této databáze bylo koncem roku 1996 uloženo téměř 4 000 záznamů. Program FOTO byl později přepracován, a v roce 2002 se stal základem nového programu nazvaného EVIDVIEW. Jiné programy měly zajišťovat tématické rešerše. Na návrh Evy Drašarové sestavila v roce 1993 externí programátorka ve Fox Pro databázi SPOLKY určenou k evidenci pramenů k dějinám spolků 19. a 20. stol. Využívaly ji v pozdějších verzích i některé okresní archivy. (Obr. 11) Pro přílišnou složitost formuláře se ale neprosadila koncepčně progresivní databáze ZIM pro evidenci rešerší z fondu Židovské matriky. Podpoře předarchivní péče měl sloužit vedle staršího programu SKARTACE obdobně koncipovaný program PŘEJÍMKY A PŘÍRUSTKY z roku 1996. I když v praxi příliš využíván nebyl, mimořádně náročná analytická práce, která mu byla věnována, nepřišla nazmar. Jeho složitou strukturu záznamu zjednodušil nový databázový program používaný dnes referentem JAF v programu Acces.
Z dalších programů, které přímo nesouvisejí s popisem a evidencí archiválií, můžeme zmínit programový systém MAKS, zakoupený pro archivní knihovnu v roce 1992. Již po dvou letech sice rozhoduje gremiální porada o nutnosti získat pokročilejší knihovnický program, ale MAKS se využíval až do roku 2000. Z vlastních programů sem náleží ještě od roku 1993 provozovaná databáze POŠTA, později nazývaná DATAMAIL, určená pro vedení podacího protokolu archivu. Nejlépe se však ukázala užitečnost počítačů na řadě jednoduchých, funkčně však účinných databází, vytvářených v letech 1992–1995 podle okamžitých potřeb, vyplývajících z projektování, výstavby a od roku 1995 ze stěhování archivních fondů do nových depozitářů na Chodovci a také z provozování nových dezinfekčních komor. První z nich nazvaná STEH evidovala umístění (lokaci) fondů v jednotlivých depotních objektech před jejich stěhováním. Jejich lokace v nové budově se průběžně zapisovala do databáze LOK podle k tomu určených formulářů. Od počátku stěhování v roce 1995 se navíc údaje o dočasném uložení archiválií čekajících na dezinfekci zapisovaly do databáze KAR. V pozměněné podobě se od roku 1999 provozují databáze LOK a KAR v programu Acces dodnes.
Významným pomocníkem při přípravě podkladů k projektu novostavby se stala databáze PTO, (název je odvozen z označení provozně technického objektu), kde se uvádí řada údajů o každé z více než 300 místností.