Knihovna archivu
Zdroj: Marie Šatochinová, Knihovna Státního ústředního archivu, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954-2004, Praha 2004, s. 187 - 197.
Zpracování informačního fondu
Zpracování ročních přírůstků (to je evidence a katalogizace) se od roku 1975 pohybuje v rozmezí
2 000 – 3 000 knihovních jednotek (svazků) a v pomocné evidenci docházejících seriálů je ročně zpracováno 10 000 jednotek (jednotlivých čísel nebo svazků časopisů, sborníků, novin a jiných seriálů).
Na základě zjištění stavu pomůcek k fondům knihovny, zapracovaného v roce 1991 do prvního souhrnného „Soupisu fondů knihovny Státního ústředního archivu a přehledu jejich evidenčních a katalogových pomůcek“, byl stanoven další postup, který měl vést ke zkvalitnění stávajících evidenčních a katalogových pomůcek, a návrh na rekonstrukci nebo zpracování prozatímních pomůcek k fondům, k nimž se pomůcky nedochovaly nebo nikdy neexistovaly.
Většinou, pokud k dílčím fondům existují, jsou fondy vybaveny klasickými jmennými katalogy a dílčími speciálními katalogy (například katalogy seriálů, starých tisků), k některým byly a jsou zpracovávány katalogy předmětové. Od roku 1993 se pořizují elektronické katalogy knihovního fondu (elektronický katalog společný pro všechny dílčí fondy, zahrnující všechny druhy a typy dokumentů, obsažené v knihovním fondu, a jeden speciální elektronický katalog pro zpracování starých tisků).
Počátky dokumentačního zpracování literatury pro obor archivnictví a z dalších oborů pro publikační, rešeršní a jiné výstupy spadají do začátku osmdesátých let 20. století. Od roku 1993 jsou pro dokumentační fond postupně vytvářeny čtyři dokumentační databáze, obsahující záznamy monografických dokumentů a jejich nesamostatných částí.
Produktem elektronického zpracování knihovního a dokumentačního fondu je faktografický fond, který má podobu invertovaných souborů nebo souborů jmenných a věcných autorit.
Mimo záznamy z klasických katalogů bylo pro uživatele knihovny na Intranetu knihovny (prozatím jen v prostředí Vyhledávání) ke konci roku 2003 k dispozici 100.003 záznamů z elektronických katalogů a dokumentačních databází, včetně záznamů z obrázkových katalogů (to je z prvních tří digitalizovaných – skenovaných a indexovaných – klasických jmenných katalogů dílčích fondů knihovny).
Organizace a ochrana fondu
V rámci intenzívního pořádání fondu a jeho přípravy na stěhování byl celý fond (včetně fondů, které zůstaly uloženy v objektu M. Horákové) očištěn a v případě dokumentů typu „drobný tisk“ byl fond překrabicován nebo uložen do jiných ochranných obalů. Části fondů prošly dezinfekcí.
Zároveň byla u všech zpracovaných fondů provedena řádná revize. K fondům nezpracovaným pak byla pořízena řada pomocných materiálů a prozatímních pomůcek, umožňujících provádět v nich revize. Tímto byl položen základ pro další revize fondu podle ustanovení Knihovního zákona, s možností rozšíření kontroly stavu i na fondy nezpracované. (obr. 5)
S digitalizací dokumentů, jako s další formou ochrany dokumentů, knihovna až na malé výjimky nepočítá; vzhledem k velkým finančním a personálním nárokům půjde spíše cestou přípravy a poskytování dokumentů pro projekty jiných institucí a knihoven.
Ve studovnách v objektu Chodovec jsou dokumenty půjčované prezenčně a z fondů volně přístupných příručních knihoven chráněny elektronickou ochranou dokumentů. Preventivní péče v oblasti fyzické ochrany fondu, včetně dalších standardů (například pro oblast vystavování dokumentů) nerozlišuje archivní a knihovní fondy a je plně v kompetenci specializovaného oddělení archivu.
Půjčovní, informační, rešeršní, bibliografické a specifické služby
Během své padesátileté existence poskytovala knihovna výpůjční a informační služby bez omezení a bez poplatků všem uživatelům. Poskytované služby jsou upraveny Knihovním řádem, případně jinými vnitřními předpisy archivu.
Dokumenty jsou půjčovány především prezenčně. (Obr. 6)
Zodpovídání náročných dotazů probíhalo bez omezení, ačkoli v sobě zahrnovalo důkladný průzkum knihovního fondu i bohatého sekundárního fondu v podobě katalogů, kartoték, příručkové literatury a bohatého bibliografického aparátu, včetně průzkumu bibliografií skrytých v odborné literatuře. Statistika zodpovězených dotazů je nepřesná, protože skrývá i řadu rešerší. Vlastní rešerše byly a stále jsou pojímány jako bibliograficko-lokační rozbor daného problému a tematiky a zahrnují i průzkum fondů jiných subjektů. Z důvodu personálního zabezpečení poskytovala knihovna rešeršní služby jen pro služební potřeby archivu, archivnictví, rezortu ministerstva vnitra a pro oblast státní správy. Při současných podmínkách využívání databází jiných subjektů přes Internet se časová náročnost obou typů služeb stírá a v podstatě je možné rešerše poskytovat v odůvodněných případech i širšímu okruhu uživatelů.
Ostatní služby, které vyžadují přístrojové, technické, případně prostorové vybavení, mohla knihovna začít poskytovat až po přestěhování do nové provozně-technické budovy archivu na Chodovci. Podmínky, výčet a způsob poskytování reprografických a jiných druhů kopírování a dalších specifických služeb se řídí Zásadami poskytování reprografických a jiných služeb a úkonů Národním archivem a jsou zpoplatněny dle Sazebníku služeb a úkonů poskytovaných archivem (v příslušných kapitolách na ně odkazuje Knihovní řád).
Oblast uživatelského využívání výpočetní techniky, databází a mediatéky knihovny je v začátcích, ale i tak je na Intranetu knihovny k dispozici celá řada informací a údajů o knihovně, fondu, provozu a především řádově 100 000 záznamů v databázích knihovny.
Knihovna se rovněž podílí na ostatních formách a akcích Public Relations (včetně pořádání výstav, zajišťování exkurzí na pracoviště knihovny), které jsou řízeny plánem akcí archivu.
Publikační činnost pracovníků knihovny je zaměřena dvěma směry – jednak na periodicky vydávané tiskové výstupy z dokumentačních databází nebo jednorázově sestavené a vydávané bibliografické soupisy literatury – a jednak na vlastní zpracování studií, které se většinou tematicky vztahují k fondům nebo činnostem knihovny.
Automatizace a informační systém knihovny
Počátky budování informačního systému knihovny jako jedné z částí informačního systému archivu spadají do let 1992–1993. V počátečním období byl k dispozici jediný počítač a software pro zpracování dokumentů MAKS (modulární automatizovaný knihovnický systém), jehož tvůrcem byla Národní knihovna ČR. Ze všech modulů, které systém MAKS nabízel, byl v roce 1995 spuštěn rutinní provoz modulu Katalogizace (monografické zpracování dokumentů a analytický rozpis dokumentů) se specificky upravenou datovou základnou, upravenými a ošetřenými invertovanými soubory a vytvořenými tiskovými a třídícími formáty (včetně tisku katalogizačních lístků) specializovaných katalogových a dokumentačních databází. V roce 1996 byl instalován projekt MAKS/STTI (pro zpracování starých tisků), s jehož provozem se výhledově počítá i v dalších letech.
S přibývajícím počtem počítačů, vzhledem k výstavbě nové archivní budovy a k připravovanému projektu počítačové sítě archivu, bylo nutné přejít na jiný knihovnický systém, umožňující práci v síti ve všech modulech – jak pro zpracování dokumentů, tak pro ostatní činnosti a agendy knihovny.
V prosinci 1999 byla zakoupena licence systému RELIEF (znalostní automatizovaný sbírkový systém pro tvorbu bází dat, sdílení dat a jejich využívání na vysokém stupni automatizace, umožňující jediný vstup údajů a jejich mnohonásobné využití z různých míst a prostředí systému). V roce 2000 byl uveden do zkušebního provozu v lokální, provizorně zřízené počítačové síti pro 4 počítače (ještě v objektu Karmelitská). Období let 2000–2003 bylo etapou konfigurace dílčích částí systému RELIEF/KATALOG podle požadavků knihovny. V tomto období byl ukončen ověřovací provoz RELIEF/KATALOG, verze I. a zároveň byly dopracovány podklady pro RELIEF/KATALOG verze II. V roce 2004 dojde k postupnému přechodu od ověřovacího provozu k provozu rutinnímu a zároveň se přistoupí ke druhé fázi – konverzi ISIS dat z katalogových a dokumentačních databází. Vedle modulu RELIEF/KATALOG byl v letech 2000–2004 nastaven Intranet knihovny. Ten umožňuje zpřístupnění elektronických databází knihovny v prostředí vyhledávání (včetně zpřístupnění textových DB/ISIS Data formou konverze dat a včetně připojení skenovaných a indexovaných klasických katalogů – tzv. obrázkového katalogu) a obsahuje v dalších složkách řadu údajů o knihovně, fondu a pomůckách. V následujících letech bude řešen modul Akvizice a evidence a Výpůjční protokol. Ostatní agendy a činnosti knihovny jsou řešeny v rámci informačního systému celého archivu. (Obr. 7)
Zpřístupňování dalších databází a údajů v Intranetu knihovny, aktualizace dat a zlepšování příjemného uživatelského prostředí zůstává i nadále prvořadým úkolem knihovny. Výhledově se připravuje řešení pro zpřístupnění databází knihovny na Internetu a možnost zapojení do celonárodního a mezinárodního projektu knihoven ČR a SR – Jednotné informační brány.
«předchozí strana 1 2