Vyřazování písemností (skartace)

Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.

Předarchivní péče je souhrn těch odborných činností archivu, jejichž společným cílem je podchytit v písemnostech vznikajících u původců (organizací) archiválie a zabránit jejich ničení. Výsledkem předarchivní péče je převzetí těchto archiválií do archivu k trvalému uložení pro příští generace.

Archiválie jsou do Státního ústředního archivu získávány po provedení skartačního řízení (úřady apod. organizace), nebo přímou akvizicí na základě dobrovolného rozhodnutí původce (fyzické osoby, občanská sdružení, soukromé podniky apod.). Archiválie se podle svého původu (původce, který je vytvořil) člení do archivních fondů. On-line seznam archivních fondů SÚA je k dispozici.

Co má udělat organizace pro správu svých dokumentů (písemností)?

Co dělá Státní ústřední archiv v této oblasti

Ústřední úřady státní správy jsou povinny dle §4 odst. 1 vyhlášky č. 117/1974 Sb. předložit k připomínkám návrhy vlastních i rezortních skartačních norem Státnímu ústřednímu archivu.
V rámci metodické spolupráce mohou i ostatní původci konzultovat problematiku směrnic s pracovníky 4., 5., 6. a 8. oddělení SÚA.
Definitivní znění své spisové nebo skartační normy zasílají její vydavatelé Státnímu ústřednímu archivu na vědomí.

Skartační normy předepisují organizaci postup při vyřazování dokumentů. Důležitost těchto norem podtrhuje skutečnost, že jsou pro podnikatelské subjekty nutnou podmínkou pro udělení certifikace dle norem řady ISO 9000.
Skartační řády jsou doplněny přehledy dokumentů (skartační plán nebo skartační rejstřík) s vyznačením doby, dokdy budou tyto pro organizaci potřebné (skartační lhůta) a jak s nimi po uplynutí této lhůty naložit (skartační znak).
Skartační lhůta se vyjadřuje počtem let počítáno od uzavření dokumentu, není-li stanoveno jinak.
Skartační znak stanoví, zda se dokument ve skartačním řízení (po uplynutí skartační lhůty) navrhne:

Skartačním řízením se rozumí souhrn činností, kdy se oddělují archiválie od dokumentů bezcenných. Provádějí ho pracovníci skartující organizace a archiváři SÚA. Ve smyslu § 3 vyhlášky č. 117/1974 Sb. navrhuje skartující organizace v rámci skartačního řízení k vyřazení dokumenty nadále nepotřebné k její činnosti podle kritérií stanovených v obecných i v jejích vlastních skartačních normách. V tomto smyslu musí organizace navrhovat k vyřazení postupně veškeré dokumenty vznikající z jejich činnosti. Podle skartačních norem se navrhnou prostřednictvím skartačního návrhu dokumenty k trvalému uchování (archiválie, skartační znak A) nebo ke zničení (skartační znak S). Dokumenty skartačního znaku V se předběžně roztřídí do dvou zbývajících kategorií nebo se po dohodě s pracovníkem SÚA ponechají ke skartačnímu řízení jako samostatná skupina.
Skartující organizace zasílá Státnímu ústřednímu archivu skartační návrh skládající se z průvodního dopisu a seznamu navrhovaných písemností. Podrobnost seznamu není přesně určena - obvykle se popíše každý karton, pořadač, balík apod. z hlediska obsahu. Pouze u písemností se stupněm utajení mají být uvedeny i jednotlivé spisy (jednotlivá čísla jednací).
Průvodní dopis obsahuje tyto údaje:

Pracovník SÚA po domluvě s odpovědným pracovníkem skartující organizace organizaci osobně navštíví a provede tzv. odbornou archivní prohlídku, při níž s ohledem na stávající předpisy v konečné instanci rozhodne, které z navržených písemností budou určeny jako archiválie (skupina A), a které mohou být předány ke zničení (skupina S). Může měnit navržené skartační znaky, nikoli zkracovat skartační lhůty.
Konečné posouzení, zda má dokument trvalou hodnotu, záleží tedy na archiváři. Státní orgány a organizace jsou povinny písemnosti vyřazovat ve skartačním řízení.
Pracovník SÚA na závěr skartačního řízení obvykle přímo u organizace sepíše skartační protokol a vypíše povolení ke zničení do sběru vyřazených dokumentů. Podrobné informace o tom, jak bylo o navržených písemnostech rozhodnuto, se podchycují přímo do přílohy ke skartačnímu návrhu formou vyznačení ukládacích jednotek. Ve skartačním protokolu se na tuto skutečnost odkáže. Skartační protokol podepíší přímo zúčastnění zástupci SÚA a zúčastnění nebo pověření zástupci organizace.

Předání archiválií do péče SÚA na základě prováděných skartačních řízení

Organizace, které ukládají archiválie podle § 17 zákona o archivnictví a § 2 Směrnice č. 6/1975 Ú.v. do SÚA, předají dokumenty vybrané ve skartačním řízení k trvalému uložení na základě návrhu na předání. Součástí návrhu na předání je průvodní dopis, obsahující údaje obdobné skartačnímu návrhu.
Pokud podrobnější soupis předávaných archiválií není přímo součástí textu dopisu, připojí se k němu jako příloha samostatné předávací seznamy. V praxi se vychází z přílohy ke skartačnímu návrhu. Také předávací protokol, který podepíše zástupce SÚA a předávající organizace, vychází z podoby skartačního protokolu.

Státní orgány a organizace, které ukládají do Státního ústředního archivu nezřizují vlastní archivy. Určitou výjimkou jsou pouze tzv. správní archivy, zřizované ústředními orgány státní správy. I zde se po určité době archiválie předávají do SÚA, podobně jako ze spisoven ostatních organizací.

U právnických a fyzických osob, jimž zákon o archivnictví a směrnice č. 6/1975 Ú.v. nestanovují povinnost předání archiválií do státního archivu, dochází k převzetí soukromých archivů (archiválií) Státním ústředním archivem na základě vzájemné dohody. Předání se děje formou daru České republice, koupě či depozita (v posledně uvedeném případě zůstává držitel archiválií jejich vlastníkem).
Nabídky na odkoupení archiválií posuzuje komise Státního ústředního archivu pro ohodnocování a výkup archiválií. V příslušných darovacích, kupních či depozitních smlouvách mohou být na přání předávajícího stanoveny podmínky zpracování a využívání archiválií badatelskou veřejností, které jdou nad rámec zákonných ustanovení. Smlouvy jsou uzavírány v souladu s občanským zákoníkem, zákonem o archivnictví, autorským zákonem a dalšími souvisejícími právními normami.
Státní ústřední archiv přebírá do své správy archivy politických stran a politických hnutí, církví a církevních organizací, občanských sdružení s celostátní působností, nejvýznamnějších nadací a nadačních fondů, podniků, podnikatelských a profesních sdružení a asociací.
Státní ústřední archiv systematicky shromažďuje archivy osobností, jež významným způsobem ovlivnily či dokumentovaly dění v naší vlasti. Jsou mu předávány zejména osobní archivy politiků, státních úředníků, publicistů, nakladatelů, funkcionářů významných spolků a v neposlední řadě historiků, archivářů, badatelů a sběratelů, jejichž odborný zájem je spojen s fondy archivu.
Právnickým osobám poskytuje Státní ústřední archiv základní metodickou pomoc v oblasti spisové služby. Může dojít k dohodě o provedení restaurátorských a konzervátorských prací dílnou Státního ústředního archivu.
Právní systém v České republice garantuje zachování vlastnictví k soukromým archiváliím. Je stanoven pouze zákaz vývozu archiválií do ciziny (kromě účelů výslovně uvedených v zákonu) a předkupní právo státu na archiválie. Archiválie ve vlastnictví soukromých osob jsou součástí Jednotného archivního fondu České republiky.

V rámci předarchivní péče provádí SÚA následující činnosti:

Určuje a aktualizuje okruh původců (organizací) v předarchivní péči SÚA v souladu s posláním a právním postavením SÚA.
Metodicky spolupracuje s organizacemi (převážně úřady státní správy, některé podniky, zájmová samospráva, sdružení občanů apod.) při tvorbě jejich nových spisových a skartačních norem a při racionalizaci jejich spisové služby.
V rámci skartačního řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu ústředních úřadů státní správy včetně justice, podniků, ústředních orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů zájmové samosprávy, sdružení občanů apod. (viz poslání a právní postavení SÚA). O skartačním řízení sepíše zúčastněný pracovník SÚA se zúčastněným pracovníkem(ky) organizace protokol a vystaví skartující organizaci povolení ke zničení dokumentů, které nebyly určeny k trvalému uložení v archivu.
Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob (také od správních archivů zřízených u některých ústředních orgánů státní správy) k trvalému uložení. Takto převzaté archiválie jsou využívány a zabezpečeny dle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho nástupce k nim má neomezený přístup.

	Národní archiv	Úvodní stránka SÚA Rejstřík stránek SÚA Legislativa
Vyřazování (skartace) písemností, akvizice archiválií