Domovská stránka | Výstavy a akce | Zásady pro vystavování archiválií a formuláře

Zásady pro vystavování archiválií a formuláře

Hlavními úkoly archivù je shromažïování dokumentù trvalé hodnoty, jejich zpracování, ochrana a zpøístupnìní. Jedním ze zpùsobù zpøístupnìní a prezentace archiválií (ale i archivù a archivnictví jako oboru) jsou výstavy.

Archiválie jsou tvoøeny rùznými typy organických ale i anorganických materiálù, které za nevhodných klimatických a svìtelných podmínek, èi nevhodnou manipulací pøi vystavování mohou být nevratnì poškozeny. Z tohoto pohledu pøedstavují výstavy vždy riziko, a proto k jejich pøípravì a zajištìní musí být vždy pøistoupeno s maximální peèlivostí, odpovìdností a znalostí všech možných rizik. Obecnì lze však øíci, že archivy mohou krátkodobì vystavovat originály archiválií, avšak za podmínky zajištìní všestranné bezpeènosti vystavovaných památek. Pokud není možné bezpeènost vystavovaných archiválií zajistit nebo se jedná o dlouhodobé èi dokonce stálé expozice, je nezbytné vystavovat kvalitní reprodukce a faksimilie originálù.

Zásady vystavování archiválií v Národním archivu vznikly na základì výsledkù tøíletého grantu "Vliv svìtla a ultrafialového záøení na archivní dokumenty", který byl øešen v letech 1998 - 2000. Pøedevším otázce osvìtlení archiválií pøi výstavách je vìnována znaèná pozornost a nové pøístupy k osvìtlování citlivých archiválií jsou tìžištìm celkové výstavní strategie. Zásady jsou urèeny pøedevším pro instituci, ve které vznikly, ale mohly by se stát vzorem pro další státní archivy, pøípadnì inspirací pro knihovny, muzea a galerie.

Souhlas k vystavování archiválií (nebo zapùjèení k výstavì) náleží vždy øediteli archivu. Tento souhlas je však podmínìn souhlasem vedoucího restaurátorského a konzervátorského oddìlení. Žádost o vystavování archiválií by mìl øeditel archivu obdržet minimálnì 6 mìsícù pøed zahájením výstavy. V opaèném pøípadì se žadatel vystavuje nebezpeèí, že požadované archiválie, které bude nutné pøed výstavou restaurovat, nebudou zapùjèeny.

Na základì zaslané žádosti urèí øeditel (vedoucí archivního oddìlení) pracovníka, který po odborné a organizaèní stránce bude zajišovat výstavní akci nebo zápùjèku. Tento pracovník sám nebo ve spolupráci s dalšími odbornými pracovníky vybírá a shromažïuje archiválie požadované k výstavì, které posléze pøedá restaurátorùm. Dále pak v pøípadì potøeby zajišuje zhotovení reprodukcí, vèasné stanovení pojistných èástek, pøipravuje Smlouvu o výpùjèce, pøedává archiválie komisaøi výstavy a po ukonèení výstavy zajišuje pøedání archiválií zpìt restaurátorùm k závìreènému posouzení stavu.

V pøípadì, že se archiválie zapùjèují k výstavì mimo budovu Národního archivu v Praze, je vypùjèiteli zaslán podrobný Dotazník pro zapùjèení archiválií k výstavním úèelùm (Pøíloha è.1).

Restaurátoøi archivu podrobnì posoudí fyzický stav požadované archiválie a na základì znalostí fyzického stavu, typu archiválie a vyhodnoceného dotazníku rozhodnou, zda a které z požadovaných archiválií budou vystaveny nebo zapùjèeny pro výstavní úèely.

Pøed zapùjèením u vybraných archiválií pracovníci restaurátorského oddìlení vyplní Protokol o stavu archiválie pøed výstavou (Pøíloha è.2). Protokol mùže být doplnìn nebo nahrazen kvalitní reprodukcí (èernobílá nebo barevná fotografie, diapozitiv, digitální fotografie, mikrofilm) a je souèástí Smlouvy o výpùjèce (Pøíloha è.3). Vybrané archiválie zabalí a pøedají odpovìdnému pracovníkovi k expedici.

Archiválie by mìly být pøed zapùjèením pojištìny. Pøi stanovování pojistné èástky se pøihlíží k historické a umìlecko-øemeslné hodnotì archiválie a k nákladùm na restaurování v pøípadì jejího poškození a tuto èástku stanoví pracovník Národního archivu a je též uvedena ve Smlouvì o výpùjèce. Písemný doklad o uzavøení pojištìní musí být zaslán Státnímu ústøednímu archivu pøed zapùjèením archiválie.

V prùbìhu výstavy kdykoliv pracovníci Národního archivu v Praze mohou kontrolovat stav vystavených archiválií a dodržování požadovaných výstavních podmínek. Obdobnì tak by mìli být pøi instalaci zapùjèených archiválií a též pøi likvidaci výstavy.

Po ukonèení výstavy odpovìdný pracovník zajistí, aby se všechny archiválie vrátily zpìt do restaurátorského a konzervátorského oddìlení, kde restaurátoøi za úèasti zástupce vypùjèitele posoudí jejich stav a doplní Protokol o stavu archiválie. Teprve potom mohou být archiválie vráceny do depozitáøù.

Dokumenty a formuláøe ke stažení:

SMLOUVA O VÝPÙJÈCE
Dokument ve formátu PDF» (115 kB)
Dokument ve formátu RTF» (147 kB)

Zásady vystavování archiválií v Národním archivu
Dokument ve formátu PDF» (111 kB)
Dokument ve formátu RTF» (177 kB)

Dotazník pro zapùjèení archiválií k výstavním úèelùm
Dokument ve formátu PDF» (22 kB)
Dokument ve formátu RTF» (7 kB)

Protokol o stavu archiválie, volný materiál
Dokument ve formátu PDF» (14 kB)
Dokument ve formátu RTF» (62 kB)

Protokol o stavu archiválie, vázaný materiál
Dokument ve formátu PDF» (15 kB)
Dokument ve formátu RTF» (39 kB)

na zaèátek stránky»

Související informace v dalších rubrikách webu

Výstavní a propagaèní èinnost v Národním archivu v retrospektivì