Předarchivní péče

Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.

	Státní ústřední archiv v Praze	Úvodní stránka SÚA Rejstřík stránek SÚA Výroční zprávy SÚA
Předarchivní péče

1993 - 1994 - 1995 - 1996 - 1997 - 1998 - 1999 - 2000 - 2001 - 2002

2002
Značný objem pracovní doby v oblasti předarchivní péče byl věnován pomoci archivům, spisovnám, spolupracujícím, partnerským i zcela neznámým institucím či jednotlivcům v době katastrofálních povodní v srpnu 2002. V terénu pracovalo 23 osob ze všech archivních oddělení a z oddělení péče o fyzických stav archiválií, jimž vydatně pomáhali v zázemí členové ostatních útvarů SÚA. Patří jim poděkování vedení SÚA za to, že nerozlišovali, zda někdo do předarchivní péče našeho ústavu patří či ne, že vydrželi náročné podmínky k práci, již často neměli ani ve své pracovní náplni.
Běžný výkon předarchivní péče spadá především do povinností 5. oddělení, ale toto od svého vzniku spolupracuje při provádění předarchivní péče se třemi dalšími odbornými útvary, tj. jak ve skartačních dohlídkách, tak v konzultacích spisových norem a přejímání archiválií (při konzultacích skartačních norem spolupracujeme i s odborem archivní správy). Účast čtvrtého oddělení však bude postupně utlumována, neboť mj. i díky mimořádným okolnostem došlo ke kompletaci mnoha fondů. Dle těchto oddělení je členěna i tato pasáž pojednávající o předarchivní péči.
V současné době SÚA vykonává řádnou předarchivní péči u 14 ministerstev (nově bylo zřízeno Ministerstvo informatiky od 1.1.2003 - dříve Úřad pro veřejné informační systémy), včetně Úřadu vlády a u 17 dalších státních orgánů, jako jsou např. Český statistický úřad, Nejvyšší kontrolní úřad, Nejvyšší soud, Nejvyšší státní zastupitelství, Úřad průmyslového vlastnictví apod. Dále se stará o 233 inspekcí, fondů, komisí, komor, agentur, ústavů, institutů, center muzeí, bývalých ústředně řízených rozpočtových a příspěvkových organizací, subjektů vykonávajících přenesené působnosti státní správy a bývalých podniků zahraničního obchodu (v likvidaci), od kterých podle dohody se Státním oblastním archivem v Praze přejímáme archiválie do jejich privatizace - celkem tedy se jedná o více než 260 původců.
Největším problémem v minulém roce byly pro všechna čtyři oddělení, která vykonávají předarchivní péči (a nejen pro jejich osazenstvo, ale i pro celý archiv), povodně v druhé srpnové dekádě. Archiváři i konzervátoři 2. - 10. odd. nastoupili ihned, jakmile opadla voda (již v pátek 16. srpna a také v sobotu a v neděli 17. a 18. srpna - v AČ 4/2002, s. 197 je uvedeno až 19. srpna) do depotních prostorů Ministerstva zemědělství ve 3. a 2. suterénu. Třetí suterén byl zaplaven do výše cca 1 bm. Zasaženy byly všechny písemnosti sekretariátů ministrů, osobní spisy, účetní písemností, částečně písemnosti vztahující se k 1. pozemkové reformě a její revizi uložené ve 2. suterénu. Pracovníci SÚA - dobrovolníci z více oddělení - s sebou přivezli desinfekční a ochranné prostředky, obaly na zamražení písemností včetně přepravek pro přehlednou a snadnou manipulaci zamražených písemností, pracovali při vynášení i očišťování písemností. V dalším týdnu převzaly dozor nad likvidací škod pracovnice 4. oddělení. Celkem bylo zamraženo 880 bm písemností, suché písemnosti byly z 1. a 2. suterénu převezeny do SÚA v rozsahu cca 220 bm. Dalším značně zasaženým správním archivem bylo Ministerstvo průmyslu a obchodu, kde bylo zaplaveno cca 800 bm písemností (odbory bývalého Ministerstva průmyslu ČSR a projektové organizace ministerstva Uniprojektu a bývalého Ministerstva stavebnictví). Voda v depotu ve 2. suterénu vystoupila do výše 1 metru. Pracovníci 4. a 5. odd. se účastnili vyklizovacích prací od jejich započetí 19. srpna (zpoždění zavinily obavy z porušení statiky). K zamražení bylo odvezeno cca 280 bm písemností různých odborů bývalého Ministerstva průmyslu ČSR, 102 bm písemností různých odborů tohoto ministerstva (z let 1957-1990) bylo předáno do SÚA, současně bylo předáno 94 bm Uniprojektu. Koncem roku 2002 bylo ještě předáno 50 kartonů bývalého Ministerstva stavebnictví a cca 110 bm odborů bývalého Ministerstva průmyslu ČSR - tyto písemnosti nebyly zasaženy. Asi 140 bm písemností bylo po prohlédnutí pracovníky SÚA vyhodnoceno jako skart a odvezeno do spalovny. Pomoc SÚA byla oceněna koncem října dopisem 1. náměstka ministra.
Soustavně pracovalo 5. odd. při vyklízení sklepních depotů Ministerstva pro místní rozvoj na Staroměstském náměstí (práce zde byly zahájeny až 22. srpna vzhledem k obtížnému odčerpání vody). Byly zde zatopeny dva depoty (účetní spisovna, běžná spisovna) do výše cca 1 m). Zasaženo bylo cca 250 bm písemností, převážně mzdové listy bývalých federálních ministerstev a osobní spisy, bohužel i registratura ministerstva. Přímo na místě provedli pracovníci SÚA skartaci zamražených účetních dokladů s prošlými lhůtami a starých osobních spisů. Nezamražené písemnosti byly převezeny do SÚA a uloženy v karanténním depozitáři suterénu (pro následnou dezinfekci) v rozsahu cca 90 bm.
Jednou z nejvíce zasažených organizací byl Český statistický úřad v Karlíně, zaplavený cca do výšky 4 m, tj. celé přízemí a cca 1 m v 1. patře. Depozitář, kde byly uloženy archiválie bývalého Federálního statistického úřadu, byl tak zcela zaplaven. Jedná se převážně o tzv. výsledné publikace v r. 1968-1992 v rozsahu cca 200 bm, které byly zamrazeny. Částečně byl zasažen i fond Českého statistického úřadu z let 1968-1992, který byl uložen v budově D v 1. patře a zaplaven cca do výšky 70 cm. Zasažené publikace (cca 50 bm) byly též zamraženy, ostatní (cca 60 bm) odvezeny na náhradní pracoviště do Benešova, kde jsou využívány knihovnou ČSÚ. Sekretariát předsedy ČSÚ z let 1990-1991 nebyl zasažen, zůstává uložen v organizaci. Skartováno bylo cca 300 bm písemností souvisejících se sčítáním z r. 2001, které nemají trvalou hodnotu. V ČSÚ velkou pomoc poskytlo 8. odd. SÚA.
Samostatně řídilo 4. oddělení práce v soudních spisovnách (Praha, České Budějovice, Liberec- osobně, v Plzni a Ústí nad Labem práce organizačně zabezpečovalo). Ve spisovně Městského soudu v Praze - Tróji byly zaplaveny i některé spisy státního soudu (cca 50 bm), které byly zamraženy.
Na Českém báňském úřadu zajišťoval akci na záchranu zasažených písemností a následné převzetí archiválií též samostatně pracovník 4. oddělení. Spisovna byla zasažena vodou z kanalizace do výše cca 110 cm. Byla zničena část báňských map z 50.- 60. let. Duplicitně jsou však uloženy ještě na pobočkách. Vyřazeno bylo cca 35 bm písemností z let 1959-1992 (dohody o provedení práce, odměny, pojištění, schvalování elektrických a strojních zařízení apod.), 5 bm písemností bylo zničeno.
Ve spolupráci 4. a 5. odd. byla zajištěna spisovna Českého institutu pro normalizaci, která byla zcela zaplavena. Nacházelo se zde cca 120 bm podkladů ke schvalování ČSN, zahraniční normy z devadesátých let, účetní písemnosti, běžná korespondence, Sbírky zákonů a nařízení, různé tisky apod. Tyto písemnosti byly skartovány.
Ve spisovně Ministra dopravy a spojů pracovalo samostatně 8. oddělení za menší pomoci pracovníků 2. odd. a 5. odd. Zatopen byl druhý suterén, v prvním suterénu zasahovala voda do výše 80 cm. Zasaženy byly např. písemnosti odboru letecké kontroly, kolegia ministra, spisy železniční policie (cca 400 bm). Zamraženo bylo cca 250 bm. Zahraniční oddělení zůstalo nedotčeno, stejně tak mzdové listy od roku 1950, zcela zničeno bylo 200 bm. Některé archiválie byly již koncem roku 2002 převzaty do SÚA.
O situaci v zaplavených spisovnách byly denně sestavovány situační zprávy pro odbor archivní správy a celková zpráva byla vyhotovena i pro Vědeckou archivní radu. S důsledky povodní jsme se vypořádávali v oblasti předarchivní péče po celý zbytek roku a budeme pokračovat i v roce následujícím (kompletace převzatých fondů, konzultace o rozmrazování, kontrolní návštěvy v resortech a zjišťování stavu depotních prostor apod.). V důsledku toho musely být omezeny práce na jiných úsecích.
Páté oddělení převzalo pro 4. oddělení Úřad vlády do roku 1992, za pomoci 8. oddělení další část Úřadu vlády po roce 1992 včetně porad ekonomických ministrů, dále v důsledku záplav zcela neuspořádané materiály Ministerstva pro místní rozvoj po roce 1992, dále pro 4. oddělení utajované archiválie Ministerstva financí, část bývalého Ministerstva vnitřního obchodu a Ministerstvo práce a sociálních věcí, celou registraturu Státního ústavu pro rajónové plánování (Terplan), materiály některých odborů bývalého Ministerstva průmyslu ČSR a projektové organizace tohoto ministerstva Uniprojektu. Tyto fondy se v současné době alespoň hrubě třídí a sepisují.
Z oblasti zahraničního obchodu byly převzaty fondy Čs. keramiky, Pragoinvestu a dále Státní energetická inspekce. Bohužel se nepodařilo převzít archiválie bývalého Federálního statistického úřadu (ČSÚ nezajistil přepravu), které pak byly v srpnu zaplaveny a následně zamrazeny. Plánované převzetí Ministerstva vnitra - civilně správní úsek bude uskutečněno dodatečně v únoru roku 2003 (byl k nim dodatečně připojen soubor archiválií odboru územního plánování).
Průzkum elektronických dokumentů byl prováděn v rámci grantu odboru archivní správy na pěti ústředních orgánech ve spolupráci s 5. a 8. oddělením.Byly zjišťovány i některé údaje mimo grantové zadání. Projekt přinesl cenné informace o struktuře nově vznikajících písemností. Průzkum bude pokračovat v roce 2003.
Intenzivní činnost, zabezpečovaná 4. oddělením, dále probíhala v resortech zemědělství, spravedlnosti, kultury, školství, zdravotnictví a sociální péče a v báňské správě (viz též výše). Velký kus práce byl vykonán ve správním archivu Ministerstva zemědělství, ze kterého jsme převzali více než polovinu z převzatých archiválií v roce 2002. Po značném úsilí se podařilo shromáždit podstatnou část fondu Státního soudu a uložit na Chodovci. K tomuto fondu vytváříme ve spolupráci s Ministerstvem spravedlnosti podrobnou pomůcku ve formě několika složitých rejstříků, která slouží rychlému a spolehlivému vyhledávání pro účely potvrzování věznění.
Komplikovaná situace nastala koncem roku ve spolupráci s Ministerstvem kultury. Ve 4. oddělení SÚA je uložen rozsáhlý celek využívaný pro účely nahlédací agendy a ve správním archivu ministerstva existuje k tomuto celku databáze. Celek lze využít pouze v přímém kontaktu obou institucí, ale bohužel ke konci roku 2002 byla pracovnice správního archivu propuštěna a ministerstvo místo neobsadilo a nezajistilo odborné zapracování. Veškeré snahy této situaci zabránit byly zcela neúspěšné a v roce 2003 budeme nuceni hledat urychleně řešení.
Ve správním archivu Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy jsme připravili k postupnému přejímání rozsáhlý celek Ministerstvo školství ČSR z let 1968-1988. Dosud se převzalo cca 100 bm. K drobným přejímkám se řadí převzetí druhé části písemností Náboženské matice o celkovém rozsahu 12 bm třetím oddělením. Celkem 4., 5. a 8. oddělení převzalo téměř 800 bm archiválií, (sumář v partii o evidenci archiválií a podrobné údaje viz příloha o evidenci archiválií).
Se zvýšenou pozorností jsme sledovali přípravu pasáží archivního zákona, které by měly reflektovat existenci soukromých archivů a spisoven a soukromých držitelů archiválií a dokumentů. Otázkou zůstává, jakými pravomocemi a povinnostmi ve směru k soukromým původcům a držitelům dokumentů bude vybaven Státní ústřední archiv v Praze - dosavadní verze zákona jevily značnou rozkolísanost principů. O personálním zajištění nových úkolů návrh zákona vůbec neuvažuje.
Pracovníci 6. oddělení monitorovali situaci v době povodní u celkem 50 původců, konkrétně se jednalo o 44 právnických a 6 fyzických osob. V případě právnických osob šlo až na jednu výjimku (Národní divadlo v Praze) o nestátní subjekty (politické strany, občanská sdružení, nadace, obecně prospěšné společnosti), jež ovšem v některých případech spravují dokumenty z doby, kdy byly státními organizacemi. Sedmi subjektům, bezprostředně postiženým povodněmi, byla poskytnuta konkrétní pomoc. Šlo o následující subjekty: Český tenisový svaz - marketing, Družstevní asociace (nástupce Ústřední rady družstev a Družstevní unie), Hudební informační středisko, Sdružení technických sportů a činností (nástupce organizace SVAZARM), Společnost přátel národů Východu - česká koordinační rada (nástupce ČÚV SČSP), Svaz českých a moravských spotřebních družstev, Velká lóže České republiky.
V několika případech, kdy povodněmi postižení původci nespadali do péče 6. oddělení, byly operativně poskytnuty potřebné informace jiným archivům (Literární archiv Památníku národního písemnictví - pozůstalost Františka Gottlieba, Archiv hlavního města Prahy - pražská odbočka Českého rybářského svazu), resp. 1. oddělení SÚA (v případě Církve bratrské). Z důvodů časových musely být v roce 2002 redukovány styky s původci svěřenými do péče 6. oddělení nařízením ředitele Archivní správy MV ze dne 17.5.2001 (čj. AS/2-1753/01, dodatek čj. AS /2-3251/2001 ze dne 29.1.2002. Přesto jsme pomáhali při přípravě spisových a skartačních norem, zajištění fyzického stavu spravovaných dokumentů a při skartacích. Šesté oddělení uskutečnilo devět skartačních řízení, z nichž část souvisela s následky povodní, v průběhu kterých bylo protokolárně vyřazeno celkem 712 bm písemností.
Archiváři politických stran a archiváři a správci spisoven dalších subjektů byli pozváni na 2. setkání přátel SÚA, jež se konalo v archivním areálu Chodovec dne 20. listopadu. Jestliže musíme konstatovat zřetelný deficit našich aktivit ve vztahu k archivům politických stran a hnutí, občanských sdružení a dalších, především nestátních subjektů v České republice, svěřených do péče 6. oddělení, a jestliže je nutno konstatovat i skluz při získávání osobních archivů, rok 2002 přinesl naopak svým objemem až nečekané úspěchy při navazování kontaktů s představiteli spolků zahraničních Čechů - v první řadě v Chorvatsku, Rakousku a Švýcarsku - v případě posledně zmíněné země neocenitelný kus práce při zprostředkování kontaktů odvádí především JUDr. Oldřich Černý ze Ženevy (viz uvedený přehled převzatých fondů a též kapitola o mezinárodních stycích).
Za rok 2002 6. oddělení vykazuje celkem 50 přejímek v rozsahu téměř 255 bm a 2290 ukládacích jednotek. Bohužel několik dalších přejímek z druhé poloviny roku 2002 nebylo z časových důvodů vzato do evidence. Evidovány byly přejímky níže uvedených původců a do níže uvedených sbírek.
Oproti předpokládanému snížení rozsahu prací v oblasti předarchivní péče 8. oddělením došlo v roce 2002 naopak k významnému nárůstu této činnosti v souvislosti s následky povodně u institucí podléhajících předarchivní péči SÚA. Pracovníci se kromě dohledu na vyřazování dokumentů a přejímání archiválií u Státní plavební správy, u Ministerstva dopravy a spojů, Ministerstva vnitra (spolupráce s 5. oddělením), Úřadu pro veřejné informační systémy a Drážního úřadu podíleli na odstraňování povodňových škod ve spisovnách Ministerstva dopravy a spojů, Ministerstva zemědělství, České filharmonie a Českého statistického úřadu. Pro Českou filharmonii a zatím jen částečně pro MV - odbor sportu byly v této souvislosti rekonstruovány datové soubory z datových médií poškozených vodou. Evakuovaná a neproskartovaná spisovna bývalého Federálního ministerstva dopravy z let 1977-1992 (75 bm) byla převezena do SÚA, kde probíhá v 8. oddělení její úřední skartace a hrubé pořádání.
Pomoc řadě institucí (nejen původcům spadajícím do předarchivní péče SÚA) postiženým povodní mimořádně zaměstnala také referenta JAF při evidenčních a koordinačních činnostech souvisejících s desinfekcí poškozených dokumentů a také správce internetové stránky SÚA. S ohledem na ukončení činnosti okresních úřadů bylo po teoretické přípravě a testech provedeno stažení internetových stránek většiny těchto institucí k archivaci.

2001
Výkon předarchivní péče spadá především do pracovní náplně 5. oddělení, ale toto od svého vzniku spolupracuje při provádění předarchivní péče se třemi dalšími odbornými útvary, tj. jak ve skartačních dohlídkách, tak v konzultacích spisových norem a přejímání archiválií (při konzultacích skartačních norem spolupracujeme většinou i s Archivní správou).
Stále více narůstá agenda připomínkování spisových norem a jejich konzultace u původců (připomínkováno 23 norem - za všechna oddělení). Mimo plán jsme začali počítačově ukládat rozsáhlý soubor spisových norem, kteří pracovníci SÚA shromažďují od r. 1954 (počítáme s jejich propojením se stejným - ale značně menším souborem Archivní správy), čímž by byla vytvořena databáze spisových norem ústředních úřadů a přímo řízených organizací v podstatě od r. 1945, soubor však obsahuje některé normy již od konce 19. století.
Byl dokončen výběr archiválií (za významné pomoci 8. oddělení) na býv. civilně správním úseku Ministerstva vnitra - z technických důvodů bude převezen do SÚA v 1. čtvrtletí 2002. Páté oddělení dále pracovalo na převzetí registratury býv. Ministerstva práce a sociálních věcí ČSR (příprava ve spisovně), spolupracovalo na převzetí další části spisů státního občanství z oddělení státního občanství Ministerstva vnitra. Nebyla převzata registratura býv. Federálního statistického úřadu, která byla připravena k převzetí 5. a 8. oddělením již v loňském roce (vzhledem k pozdější adaptaci spisovny bude předána Českým statistickým úřadem zřejmě též v 1. čtvrtletí 2002). Převzato bylo 7 fondů býv. organizací zahraničního obchodu v rozsahu více než 500 bm, Společnost pro všeobecnou výstavu 1991 a Výzkumná a vývojová základna výzkumných ústavů Běchovice.
Značně času zabrala kontrola předarchivní péče, kterou začátkem roku prováděl odbor vnitřní kontroly ministerstva vnitra (její přípravy i vlastního provádění se účastnila všechna odborná oddělení vykonávající tuto agendu). Konkrétní efekty však v roce 2001 závěry kontroly nepřinesly. Podněty ke srovnání přinesla návštěva pracovníků vojvodského archivu ve Štětíně a pracovnice polské archivní správy.
Prozatím stagnuje průzkum výskytu elektronických dokumentů, pracovníci 5. a 8.oddělení se v menší míře podíleli na podkladech ke grantovému úkolu dvou pracovníků Archivní správy k této problematice. Byl odstraněn skluz v ukládání údajů ze skartačních protokolů do databáze skartací. Počet skartačních návrhů se poněkud snížil (zaevidováno 68 návrhů - 1 návrh přechází do r.2002), což ve srovnání s oblastními archivy je sice mnohonásobně menší počet, mnohé skartace jsou však velmi rozsáhlé a složité, současně se provádějí průzkumy spisoven a kontroly ukládacích prostor i fyzického stavu písemností a konají konzultace s pracovníky správních archivů a spisoven. Dva pracovníci 8. oddělení jako v minulých letech vykonávali samostatně předarchivní péči u těchto původců: Ministerstvo dopravy a spojů, Drážní úřad, Telecom, Úřad pro veřejné informační systémy a Státní plavební správa. Čtvrté oddělení pokračovalo v r. 2001 ve spolupráci s 5. oddělením ve skartační i konzultační činnosti ve správních archivech ústředních orgánů především v oblasti zdravotnictví, financí, zemědělství a justice. Pracovníci oddělení se podíleli na přípravě 9 skartačních norem. Po několikaletém úsilí se podařilo zahájit přebírání spisů Státního soudu – byly převzaty dva ročníky a zajištěna spolupráce s pověřenou pracovnicí Ministerstva spravedlnosti i pro rok 2002 pro pokračování prací. Spisy jsou předávány v celistvosti, po odborné kontrole a s podrobnou pomůckou pro vyhledávání.
V předarchivní péči u původců z nestátní sféry pokračoval mírný úbytek objemu pracovní doby, který jsme mohli těmto úkolům věnovat, do zřetelného útlumu se zejména ve druhém pololetí dostala jednání s držiteli osobních archivů. Na systematickou práci s celými skupinami původců (aktuálně například politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, krajanských spolků a vybraných nadací) síly oddělení nestátních fondů nestačí. Kladně lze v této souvislosti hodnotit 6. oddělením zorganizovaná setkání archivářů politických stran (30.10.) a setkání přátel archivu (31.10. - zúčastnilo se devadesát osob). Měly-li by mít podobné akce, z hlediska propagace SÚA jistě velmi potřebné, efektivní dopad také do oblasti předarchivní péče a akvizic, musely by být doprovázeny následnými intenzivními kontakty.
Ve větší míře než v minulosti probíhaly konzultace s představiteli soukromých subjektů o spisových a skartačních normách (u šesti subjektů jsme poskytli konkrétní metodickou pomoc při přípravě spisových norem), pravidlech pro ukládání písemností a v některých případech i o převzetí archiválií SÚA. Uskutečnilo se 7 časově náročných skartačních řízení, v jejichž průběhu bylo vyskartováno celkem 138 bm písemností. Bylo převzato více než 200 bm archiválií a řada jednotlivin.

2000
Výkon předarchivní péče spadá především do pracovní náplně 5. oddělení, ale podílejí se na ní podstatnou měrou i další organizační složky archivu – 4., 6. a 8. oddělení. 4. oddělení pokračovalo ve správě resortů spravedlnosti, financí, kultury, školství, zdravotnictví, sociální péče, a zemědělství. Ve správních archivech uskutečnilo řadu skartačních dohlídek, odborných konzultací a výsledkem pravidelné celoroční činnosti byly vybrané archiválie k převzetí do Státního ústředního archivu. Podílelo se též na připomínkovém řízení skartačních norem.
Intenzivní skartace probíhaly ve spisovnách Vrchního státního zastupitelství v Praze, Vrchního soudu v Praze a Nejvyššího soudu v Brně. S pracovníky Vězeňské služby se podařilo zachránit a uložit v archivu významný celek finančních dokladů vězňů Jáchymovských táborů. Vypovídací hodnota dokumentů je značná: jména všech vězňů, místo a doba pobytu, pracovní zařazení, výdělek, nemocnost, úrazy. Umožní nalézt odpovědi na řadu dotazů z Úřadu dokumentace a vyšetřování zločinů komunismu, Federace politických vězňů, Červeného kříže. Ministerstvo spravedlnosti předalo druhou část tajné spisovny z padesátých let.
Zajímavý soubor písemností, jež se týká financování školství a kultury v letech 1958–1989, byl připraven a převzat při skartačním řízení v účtárně Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. Koncem prosince roku 2000 byla do archivu předána usnesení vlád z období 1945–1992 včetně kompletní kartotéky. Rozsáhlé přejímky se uskutečnily ze správního archivu Ministerstva zemědělství a z Ministerstva kultury. Po celou druhou polovinu roku se do archivních skladišť ukládal Likvidační fond měnový (4910 bm), převzatý prostřednictvím Ministerstva financí ve formě depozita od organizačních složek České spořitelny.Rozsáhlá akce byla ukončena v lednu roku 2001.
5. oddělení dokončilo převzetí fondů federálních hospodářských a plánovacích ministerstev (bude vykázáno v roce 2001 vzhledem k obtížnému vymezení fondů). Značného času si vyžádal výběr archiválií ve spisovnách Ministerstva pro místní rozvoj a Správy státních hmotných rezerv, kde byl vybrán z utajovaných písemností bývalé České plánovací komise významný, byť menší, soubor archiválií. Pracovníci oddělení též připravili k převzetí sekretariát bývalého Federálního statistického úřadu. Bohužel nebyl dokončen výběr archiválií bývalého civilně správního úseku Ministerstva vnitra. Delimitace předarchivní péče s Archivem Ministerstva vnitra ČR by totiž potvrzena až na samém závěru roku.
5. oddělení ve spolupráci se 4. a 8. oddělením připravilo pro archivní správu MV situační zprávu o správních archivech ministerstev, jež byla předložena na poradě náměstka pro legislativu a státní správu. Poněkud neradostné údaje v ní uvedené nebudou řešeny na této vysoké úrovni. Značné úsilí vložené do přípravy se alespoň zužitkuje při běžných skartačních dohlídkách.
Tak jako v minulých letech, vykonávali samostatně předarchivní péči dva pracovníci 8. oddělení na Ministerstvu dopravy a spojů, u Drážního úřadu, v Telecomu, v Úřadu pro státní informační systém, v Českém telekomunikačním úřadu, na Generálním ředitelství Českých drah (ÚTA Nymburk), u Českého lodního a průmyslového registru a Státní plavební správy. Pokračovali nadále ve spolupráci s Národním technickým muzeem, Ústřední technickou knihovnou dopravy a Vlastivědným muzeem Nymburk (dokončení soupisu archiválií předpokládaných k převzetí do archivu). Narozdíl od minulého roku nepokračoval až na malé výjimky (Ministerstvo průmyslu – živnostenský rejstřík, Český statistický úřad) slibně započatý průzkum elektronických dokumentů u ústředních úřadů. Předběžně sice byly dohodnuty kontroly na Ministerstvu pro místní rozvoj, Ministerstvu zemědělství a Správě hmotných rezerv, ale v prvém případě z důvodu stěhování a v dalších pro personální změny ve vedení příslušných útvarů byly přesunuty do roku 2001.
Začátkem listopadu, na poradě ředitelů státních archivů v Třeboni, byla schválena dohoda o delimitaci předarchivní péče mezi Státním ústředním archivem a státními oblastními archivy. Bylo tak uzavřeno jednání iniciované SÚA v roce 1999, jehož účelem byla racionalizace výkonu z hlediska územní a věcné kompetence jednotlivých archivů, z hlediska věcných souvislostí mezi registraturami a z hlediska tradice. Celé akci již schází pouze definitivní potvrzení v podobě byrokratického úkonu ze strany archivní správy. Na dopracování návrhu a organizačním zvládnutí se podílela část osazenstva 5., 6. a 8. oddělení.
Skartační řízení. Archiv převzal tyto archivní soubory, jejichž původci jsou úřady státní správy nebo státní podniky.
V předarchivní péči u původců z nestátní sféry se bohužel nenaplnil předpoklad, že získávání archiválií tohoto druhu bude věnován podstatně větší objem pracovní doby než v předchozích letech. Bylo třeba se soustředit především na nejakutnějších úkoly, reagovat na požadavky držitelů archiválií či na signály jejich ohrožení. Do útlumu se zejména v druhém pololetí dostala akvizice osobních fondů. Na systematické oslovování celých skupin původců, např. politických stran a hnutí, odborových svazů, krajanských spolků, síly specializovaného 6. oddělení nestačí. Ve větší míře než v minulosti probíhaly konzultace s představiteli soukromých subjektů o spisových a skartačních normách, pravidlech ukládání písemností a v některých případech i o převzetí archiválií Státním ústředním archivem. Uskutečnilo se 7 skartačních řízení, v jejichž průběhu se vyskartovalo 426 bm (pro srovnání: v roce 1999 to bylo 121 bm) písemností. Proběhlo 35 přejímek s více než 200 bm archiválií a řadou jednotlivin, z nichž je třeba zmínit alespoň 108 kusů map a plánů.
V roce 2000 byly převzaty archiválie níže uvedených nestátních původců a do dále uvedených sbírek:

1999
Skartační řízení.
Výkon předarchivní péče spadá především do pracovní náplně 5. odd. , ale podílela se na ní i oddělení 4. , 6. a 8. Vedle tradičních postupů při skartačních dohlídkách se archiváři soustředili i na získávání potřebných údajů pro evidenci původců a na zjišťování výskytu a stavu datových souborů v elektronické podobě u původců. Bylo také posouzeno 14 spisových norem, které zaslaly centrální orgány k připomínkování. SÚA inicioval jednání o delimitaci předarchivní péče mezi státními archivy a připravil podklady pro delimitaci mezi SÚA a státními oblastními archivy, resp. státními okresními archivy nebo některými archivy zvláštního významu. Smyslem delimitace je racionalizovat výkon předarchivní péče z hlediska územní a věcné kompetence jednotlivých archivů, z hlediska věcných souvislostí mezi registraturami původců a z hlediska tradice, přičemž by se měl odstranit stav, kdy u některých původců vykonávají předarchivní péči dva archivy a někteří původci zůstávají bez předarchivní péče. Jednání o delimitaci předarchivní péče byla zahájena na poradě ředitelů státních archivů v Třeboni a budou pokračovat v r. 2000.
V roce 1999 pokračovala příprava předání fondů bývalých federálních hospodářských a plánovacích ministerstev a s ohledem na situaci ve spisovně Ministerstva pro místní rozvoj bude jejich předání dokončeno v r. 2000. Také neutěšená situace ve spisovně bývalého civilně správního úseku Ministerstva vnitra způsobuje, že výběr archiválií postupuje pomalu a bude ukončen až v r. 2000.
Do přírůstkové knihy bylo v roce 1999 zapsáno 3810,41 bm archiválií. Archiv převzal tyto archivní soubory, jejichž původci jsou úřady státní správy nebo státní podniky.
V oblasti předarchivní péče u původců v nestátní sféře byla velice intenzívní a mnohostranná spolupráce s archivem České sociálně demokratické strany, jehož pracovnice se účastnila metodického školení pro pracovníky SÚA. Kontakty s archivem České strany národně sociální vyústily v přejímku rozsáhlého archivu této strany a převzetí do správy SÚA formou depozita. Značné publicity ve sdělovacích prostředcích se dostalo převzetí archivu Syndikátu novinářů ČR. První pozoruhodné výsledky přinesla spolupráce s Výborem "Oni byli první" a přírůstky z této oblasti byly zařazeny do Sbírky dokumentů k činnosti ruské a ukrajinské emigrace. Byla uzavřena smlouva o spolupráci se Společností pro soudobou dokumentaci. Díky iniciativě dr. Oldřicha Černého a v součinnosti s Etnografickým ústavem AV ČR se podařilo navázat kontakty s představiteli švýcarských krajanských spolků, kteří projevili zájem o předání svých archivů do péče SÚA. Podařilo se nám získat i některé cenné osobní archivy, avšak na druhé straně jsme byli nuceni konstatovat některé nenahraditelné ztráty. Bezvýsledné bylo např. naše rozsáhlé pátrání po archivu významného představitele ČSSD Františka Tymeše, který ještě studoval zemřelý historik doc. Tomáš Pasák. Před dohodnutým předáním osobního archivu prof. Zdeňka Mlynáře byly jeho písemnosti odcizeny z pražského i vídeňského bytu jeho manželky Ireny Dubské.
Oddělení nestátních fondů a sbírek uskutečnilo v r. 1999 celkem 43 přejímek v rozsahu více než 500 bm a 11710 kusů map a plánů. Jmenovitě se jednalo o tyto přírůstky.

1998
Skartační řízení.
Do přírůstkové knihy bylo zapsáno v r. 1998 795,39 bm přírůstků. Archivní soubory, jejichž původci jsou úřady státní správy nebo státní podniky, převzal archiv tyto.
V oblasti předarchivní péče u původců v nestátní sféře klesl počet pracovních dnů, věnovaných na tuto činnost, z důvodů nemocnosti a neobsazených míst na 120, což je daleko méně než v r. 1997 (172 dnů), ačkoliv již tehdejší stav byl považován vzhledem k rozsahu úkolů za nedostatečný. Možnosti 6. odd. proto nesnesou srovnání s aktivitami obdobně profilovaných archivů jako jsou Literární archiv Památníku národního písemnictví, Archiv Akademie věd ČR a Archiv Národního muzea. Jestliže se přesto podařilo dosáhnout v roce 1998 pozoruhodných výsledků, stalo se tak pouze z toho důvodu, že archiváři dali k dispozici svůj volný čas. Jako velmi slibná se jeví smluvně navázaná spolupráce s výborem Oni byli první, podle níž by se měly do SÚA ukládat dokumenty o životě a působení příslušníků ruské a ukrajinské emigrace po roce 1917.
6. odd. SÚA v r. 1998 získalo tyto fondy a sbírky nebo dodatky k nim.

1997
Skartační řízení.
Spolu s archiváliemi vybranými v minulých letech bylo převzato do archivu 1095 bm archiválií. Na předarchivní péči a skartačních prohlídkách se pod metodickým vedením 5. odd. podíleli i pracovníci 4., 6. a 8. odd.
V roce 1997 byly převzaty nové archivní soubory od těchto původců.
Poněkud výraznější roli sehrálo 6. odd. u akvizic osobních archivů. Za rok a půl existence 6. odd. vedlo jednání, jež měla vést k navázání kontaktů s držiteli osobních archivů 61 původců, především významných politiků a historiků. V druhé polovině roku 1997 muselo být vzhledem k nepříznivému vývoji personální situace navazování nových kontaktů utlumeno. Dlouhodobě je nemožné, aby úkoly v této oblasti byly zajištovány za cenu masivního nasazení volného času archivářů. Některá jednání byla vedena ve spolupráci s Literárním archivem Památníku národního písemnictví, Archivem Kanceláře prezidenta republiky a Vojenským historickým archivem. Lze ocenit aktivní přístup některých pracovníků sekce archivní správy MV ČR (dr. Sládek, dr. Růžek, prom. hist. Novotný, Mgr. Wanner, dr. Rozsíval), kteří napomohli úspěšným výsledkům jednání. Potěšitelné je, že otázku akvizic osobních fondů vzala za své řada pracovníků SÚA z jiných oddělení (dr. Čumlivski, dr. Pšeničková, dr. Nosková, dr. Kalina, dr. Waage, ing. Kunt aj.). Státní ústřední archiv nedisponuje dostatečnými silami k plánovitému navazování kontaktů se žijícími osobnostmi, jak to např. činí Literární archiv PNP (dopisy spisovatelům). Bylo nutno se zaměřit na nejohroženější celky. V některých případech jsme ovšem mohli registrovat již jen zničené archiválie (Milouš Jakeš, Josef Kempný, Rudolf Rejman).
Od osob a původců nestátního charakteru byly získány tyto přírůstky.

1996
Skartační řízení.
Pozornost byla věnována zrušenému Ministerstvu hospodářství ČR, z něhož byly převedeny některé agendy na Ministerstvo průmyslu a obchodu, Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, Ministerstvo dopravy a spojů, Správu státních hmotných rezerv a Ministerstvo životního prostředí. Přesuny agend se uskutečnily bez větších potíží a stejně probíhá i výběr v písemnostech Ministerstva hospodářství, odevzdávaných do spisovny Ministerstva pro místní rozvoj. Zajištěny a většinou převzaty byly písemnosti Ministerstva kultury v souvislosti s jeho stěhováním do náhradní budovy po zřízení Senátu. Jinak byly změny ve státní správě a organizaci ústředních úřadů, provedené zákonem č. 272/1996 Sb., spíše formálního charakteru.
V polovině roku ukončilo činnost Ministerstvo pro správu národního majetku a jeho privatizaci. Zabezpečení písemností rušeného ministerstva začal SÚA připravovat již v polovině roku 1995. Složitá jednání probíhala o dělení celé agendy a v záležitostech kompletace archivu privatizačních projektů, tj. ohledně předávání spisů, případně vyhotovování kopií k některým částem projektů mezi Fondem národního majetku, Ministerstvem pro správu národního majetku a jeho privatizaci, Ministerstvem financí a Úřadem vlády ČR tak, aby byl v archivu uložen celý projekt. Dne 27. června 1996 byly do SÚA předány protokoly o delimitaci písemností zrušeného ministerstva do správního archivu Ministerstva financí a tím byla celá akce zakončena.
Vyřešena byla otázka ČTK, spojená s odlišným právním postavením této organizace, a byla rozhodnuta v tom smyslu, že SÚA zde bude nadále vykonávat skartační dohled.
V roce 1994 převzal SÚA prostřednictvím Ministerstva vnitra ČR písemnosti týkající se přesídlení osob českého původu z oblastí postižených následky černobylské havárie (v prosinci 1993 ukončil činnost Sekretariát pro přesídlení osob z Ukrajiny a Běloruska do ČR). V roce 1996 po revizi uložených dokumentů bylo zjištěno, že písemný materiál nebyl předán v úplnosti. Na základě značné aktivity byly získány další dokumenty v rozsahu 7 svazků. Dále jsme získali přehled o současném uložení protokolů a dokladů k využití finančních prostředků na bytový fond pro přesídlence na Ministerstvu financí ČR. Celkem je zatím fond uložen v SÚA v rozsahu 2,5 bm a je využíván pro správní účely.
Soustředěná pozornost byla věnována Ministerstvu spravedlnosti, na němž bylo v minulosti skartační řízení pozastaveno. Ke skartačním řízení byly v r. 1996 připraveny písemnosti ministerstva převážně z let 1969 – 1986 a takové z let 1987 – 1989, u nichž prošly skartační lhůty. Do skartačního řízení byly zahrnuty písemnosti odborů dohledu a organizace, legislativního, mezinárodního, personálního, ekonomického, právní pomoci a odškodnění, oddělení milostí a část písemností sekretariátu ministra a jeho prvního náměstka. Všechny písemnosti byly soustředěny ve spisovně a byly odborně posouzeny z hlediska jejich provozní a historické hodnoty. Proběhla řada konzultací s odpovědnými pracovníky jednotlivých odborů. Výsledkem skartačního řízení bylo, že se podařilo získat řadu historicky cenných souborů, jako např. týkající se legislativního procesu k platným právním normám, dokumenty, smlouvy a protokoly mezinárodních vztahů v oblasti práva, dokumenty k personální politice v soudnictví a k utváření vztahu občana a státu v právní oblasti v období normalizace atd. Nepodařilo se zatím ve větší míře převzít archiválie sekretariátu ministra, ačkoliv i v tomto směru bylo vyvinuto maximální úsilí.
Výběr archiválií pokračoval plynule ve spisovnách bývalé Generální prokuratury, Nejvyššího soudu ČSR a Generálního ředitelství Vězeňské služby ČR. Převzali jsme archiválie vzniklé z činnosti vězeňských zařízení a bývalého Sboru nápravné výchovy z let 1945 – 1989, mezi nimiž byly i některé starší dokumenty z konce minulého a začátku tohoto století. Získali jsme osobní spisy vězňů odsouzených k trestu smrti (769 spisů) v letech 1946 – 1989, osobní spisy rehabilitovaných osob v 60. letech, evidenční karty osob z táborů nucených prací a spisový materiál k akci "Kulaci". Složitou záležitostí bude ještě získat dokumenty, které byly z těchto skupin vyňaty a jsou dosud využívány pro potřeby Generálního ředitelství, případně pro práci historika, který buduje muzeum vězeňství.
V úzkém kontaktu jsme byli i s pracovišti ústředních úřadů, jejichž sídlo je v Brně. Uskutečnily se osobní návštěvy ve spisovnách, odborné konzultace, vzájemná spolupráce při vyřizování nahlédací agendy a při přejímání archiválií.
V závěru roku 1996 byli pracovníci SÚA nápomocni odborné komisi pro zkoumání plateb za znárodněný švýcarský majetek, která vznikla při Ministerstvu zahraničních věcí. Pro její činnost jsme vyhledali ve správním archivu Ministerstva financí dokumenty bývalého vládního zmocněnce pro znárodněný majetek a po jednání byl tento celek převzat k trvalému uložení do SÚA. Tímto krokem se uvolnilo předávání archiválií dosud uchovávaných na Ministerstvu financí a byl získán příslib, že v roce 1997 bude následovat převzetí celé zbývající agendy. Získané dokumenty byly okamžitě utříděny, aby se umožnilo příslušné komisi jejich studium.
V roce 1996 byly převzaty nové archivní soubory od těchto původců.

1995
Skartační řízení.
V roce 1995 probíhala činnost na tomto úseku v rámci časových možností, daných stěhováním. Archiv převzal k trvalému uložení 1288,3 bm archiválií a v resortech justice, kultury, školství, průmyslu a zahraničního obchodu byly intenzívní spoluprací se správními archivy vytvořeny podmínky k dalšímu předávání archiválií v roce 1996.
Uskutečnila se řada metodických konzultací při tvorbě skartačních norem (14 návrhů), při restrukturalizaci spisoven bývalých organizací zahraničního obchodu a při likvidaci akciových společností (7 institucí).
Na základě negativních zkušeností z minulých let ohledně spisoven reorganizovaných nebo likvidovaných institucí nečekal archiv, až k nové reorganizaci opět dojde, ale od května 1995 zahájil přípravu zabezpečení spisového materiálu Ministerstva pro správu národního majetku a jeho privatizaci, jehož zrušení se předpokládá v roce 1996. Po seznámení se s formou zániku ministerstva (zaniknou pouze určité agendy, kdežto jiné budou delimitovány na Ministerstvo financí) byl stanoven následující harmonogram spolupráce:
1. přesné rozdělení agend,
2. soustředění písemností uzavřených agend do správního archivu, kde budou proskartovány a po uplynutí lhůt předány do SÚA,
3. navázání kontaktů se správním archivem Ministerstva financí a jednání o způsobu převzetí písemností tzv. "živých agend" Ministerstva pro správu národního majetku a jeho privatizaci a jejich uložení.
Zvýšená pozornost byla rovněž věnována ohroženému resortu kultury. Vzhledem k tomu, že vedoucí správního archivu opouští pracoviště a jsou ohroženy i stávající úložné prostory, zahájil archiv urychlené přejímání archiválií. Postupně jsou přebírány jednotlivé věcné skupiny z období 1967–1980 (zatím byly převzaty věcné skupiny památky a církevní záležitosti).
V závěru roku se vynořil nový problém ohledně přejímání archiválií ze spisovny ČTK. Změněné statutární postavení této instituce vedlo ke zpochybnění práva SÚA na výkon předarchivní péče a přejímání archiválií a bude třeba právní expertízou tuto situaci vyjasnit a vyřešit.
Nové archivní soubory byly v roce 1995 převzaty od těchto původců.

1994
Na tomto poli archivní práce se potvrdila skutečnost známá již z předcházejícího roku, že skončilo období převratných reorganizací ve státní správě, které bylo provázeno potřebou provést značné množství skartačních řízení a převzít do archivu vytříděné archiválie nebo celé registratury likvidovaných institucí. Tím více bylo možno se věnovat metodickému řízení spisoven a správních archivů. Na této činnosti se vedle 5. odd. podílelo i 4. a 9. oddělení.
V roce 1994 připomínkovali naši pracovníci, mnohdy ve spolupráci s odborem pro řízení archivnictví sekce archivní správy MV, 22 spisových a skartačních norem ústředních úřadů a institucí. Současně archiváři připravovali vzorové spisové a skartační řády, především určené organizacím přímo řízeným ústředními úřady. Uplynulý rok byl také věnován složité problematice předarchivní péče a ukládání archiválií územních odborů a regionálních pracovišť ústředních úřadů, okresních privatizačních komisí a školských úřadů. Jednání byla vždy zakončena dohodou o rozdělení kompetencí mezi sekci archivní správy MV, Státní ústřední archiv, státní oblastní archivy a státní okresní archivy. U některých resortů tato jednání teprve proběhnou v roce 1995.
Správní archivy na ministerstvech jsou poměrně mladými zařízeními, které se teprve zabydlují v našem systému předarchivní a archivní péče, a jejich činnost se postupně zdokonaluje. SÚA jim poskytuje pomoc především formou konzultací, které v roce 1994 nejčastěji probíhaly na ministerstvech kultury, průmyslu a obchodu a školství. Nejobtížnější je stále situace v resortu justice, kde vznik správních archivů je v samých začátcích. Přejímání archiválií probíhalo převážně od stejných původců jako v roce 1993 a ve většině případů šlo o dokončení prací započatých v minulých letech. Snahou archivářů je kompletovat zčásti již převzaté fondy k určitým mezníkům jakými jsou roky 1968 a 1992 nebo až do zrušení původce.
Novým prvkem v administrativě je používání magnetických a optických nosičů dat. Před archiváře to staví několik nových, dosud neřešených problémů: jak tyto soubory dat posuzovat a co z nich přejímat do archivní péče, jak tyto datové nosiče uchovávat v archivu pro dlouhodobé využití, jak zařídit a vybavit depozitáře pro ukládání těchto médií. Aby se rozhodování archivářů mohlo opírat o konkrétní poznatky, provádí 5. odd. postupný průzkum spisoven z hlediska výskytu těchto datových souborů. První zjištění z Úřadu vlády ČR, Úřadu pro legislativu ČR, ministerstva průmyslu a obchodu a ministerstva práce a sociálních věcí ukazují, že ve spisové službě těchto institucí se používají počítače pro spisovou evidenci a pro korespondenci. Z těchto aplikací vznikají zatím pouze provozní soubory, které se neukládají do spisovny.
Skartační řízení.
Přejímky archiválií

1993
Po letech převratných změn ve státní správě, projevujících se reorganizacemi a rušením institucí, což mělo pro SÚA za následek enormní nároky na posouzení množství skartačních návrhů, na přejímání registratur a na aktualizaci evidence původců archiválií, bylo možno v roce 1993 pozorovat obrat k určité stabilizaci situace na tomto úseku archivní činnosti. Po likvidaci fe derálních ústředních úřadů a dotváření systému ústředních orgánů České republiky eviduje SÚA 33 původců I. kategorie. Tento počet by se již neměl v příštích letech výrazně měnit, očekává se pouze ještě ustavení Nejvyššího správního soudu. Na 11 ministerstvech již byly vytvořeny správní archivy, vládní usnesení o zřizování správních archivů dosud nesplnila ministerstva vnitra a pro hospodářskou soutěž.
V roce 1993 převzal SÚA archiválie těchto původců. Tyto převzaté celky měly úhrnem rozsah 3835,5 bm.
Skartační řízení.

Nahoru