Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.

	Státní ústřední archiv v Praze	Úvodní stránka SÚA Rejstřík stránek SÚA Výroční zprávy SÚA
Informační technologie

1993 - 1994 - 1995 - 1996 - 1997 - 1998 - 1999 - 2000 - 2001 - 2002

2002
Na činnosti související se zajištěním provozu výpočetní techniky v SÚA se podíleli na rozdíl od předchozích let alespoň částečně všichni pracovníci oddělení kromě úseku redakce. Souvisí to jednak s nasazením dvou klíčových součástí informačního systému SÚA - IS badatelna a Janus 2000 do ostrého provozu, s jejich dalším vývojem a dolaďováním, dále s postupným zprovozňováním počítačové sítě v archivním areálu a od druhého pololetí navíc s přenesením nových povinností ohledně evidence, zajištění legálnosti, s převáděním licencí, zajišťováním technické podpory SW a také s nákupem a údržbou HW a SW z MV na 8. a 11. odděl.SÚA:
- V průběhu roku byla vytvořena ve smyslu vl. usn. č.624 z 20.6.2001 databázová evidence HW a SW, která je průběžně aktualizována a využívána.
- 8. oddělením zajišťován ve spolupráci s 11. oddělením nákup neinvestiční výpočetní techniky a SW počínaje vyhotovením podkladů, výběrem dodavatele až po instalaci techniky u uživatelů. Samostatně oddělení připravilo podklady a s dotyčnými firmami projednalo příslušné smlouvy pro pokračování provozu SW Avast32 a ASPI v roce 2003 a pro technickou podporu systémů IS badatelna, Janus 2000 a Relief.
- Velmi obtížná jednání vedl především vedoucí oddělení s Odborem komunikačních a informačních systémů MV (OKIS) při získávání dokladů potřebných pro převod licencí SW nakoupeného MV v dřívějším období pro SÚA. Do konce roku 2002 byly takto získány všechny doklady pro SW Microsoft a Novell (většina provozovaného), v prvním čtvrtletí 2003 budou jednání s OKIS o dalším SW (investičním).
Ke konci roku 2002 bylo v SÚA v provozu celkem 123 ks osobních počítačů, 4 servery pro počítačovou síť (jeden z nich v majetku SOA Praha) a celkem 73 ks tiskáren. Z toho je na vnitřní síti SUA (Intranet) připojeno 65 PC, na veřejné síti Internetu 13 PC, v okruhu sítě pro veřejnost v badatelně jsou zapojeny dva PC a v okruhu EKIS 4 PC. V provozu je pouze 1 tiskárna síťová.
Kromě toho je v majetku SÚA evidováno 19 ks PC (včetně 2 ks notebooků) a 2 tiskárny, které jsou nefunkční a budou počátkem roku 2003 vyřazeny.
V průběhu roku 2002 bylo získáno koupí nebo z grantů celkem 14 PC (včetně 1 notebooku) a 12 tiskáren, z toho většina je již provozována. Kromě výše uvedeného HW byl zakoupen nový SW: OfflineExplorer Pro (1 ks, pro stahování internetových stránek k archivaci), IrfanView (2 ks, grafický program), MS Office XP (5 ks, kancelářský program) a OS MS Windows XP (5 ks jako náhrada za Windows 95, bude downgradováno na Win 2000).
Poté, co byl v předchozím roce zprovozněn vnitřní okruh sítě (tzv. intranet MV) byly koncem října 2002 v badatelně instalovány pro veřejnost dva počítače v okruhu sítě "veřejnost”. Pro technické problémy nebyly dosud instalovány pro veřejnost počítače v knihovně SÚA.V listopadu 2002 byl zprovozněn poštovní server, avšak nebylo dokončeno instalování všech požadovaných klientů v archivním areálu Chodovec. Tomáš Kalina a Ondřej Pitro zpracovali první verzi uživatelské příručky pro práci v počítačové síti. V souvislosti s ostrým provozem IS badatelna a Janus 2000 bylo nastaveno zálohování dat.
Do plného provozu byl na 12 PC nasazen systém JANUS 2000. Na základě zkušeností z provozu v SÚA i u jiných uživatelů se systém i v průběhu roku 2002 dále rozvíjel. Zejména byly vyřešeny tiskové sestavy včetně exportu do textového editoru a byl zpracován nový ukládací formulář pro úřední knihy. Tuto agendu ve spolupráci s firmou obstarával jeden pracovník oddělení. Z rozpracovaných nebo dokončovaných pomůcek jmenujme např. pomůcku k fondu "Účtárna ÚŘSLS” s 21157 inventárními jednotkami, pomůcky k fondům k roku 1848, které vznikly z původního sdruženého papírového inventáře a katalog fotoarchivu ORBIS, jehož obsah tvoří od původce převzatá data. V závěru roku byla do systému převedena databáze spolkového katastru poskytnutá Archivem hlavního města Prahy, jejíž zpřístupnění v síti SÚA musí předcházet dohoda s autorem. Zkušebně byl zprovozněn (i pro badatele) také intranetový prohlížeč Janus s přístupem do několika pomůcek a bylo také připraveno jeho propojení s objednávkovým systémem IS badatelna. K rozsáhlejší přípravě a zpřístupňování elektronických archivních pomůcek nedošlo pro nedostatek času.
Nasazení Janusu do provozu přineslo potřebu školení uživatelů. Dvě školení (lektor Ing. Kunt) absolvovalo celkem 21 archivářů SÚA. Pro potřeby uživatelů byla vydána a v SÚA vytištěna první část uživatelské příručky - obsluha programu.
S dodavatelskou firmou Bach systems s.r.o. Olomouc pokračoval rozvoj systému IS badatelna. Koordinaci a další analýzy zabezpečoval jeden pracovník oddělení, na připomínkování návrhů se podíleli vybraní pracovníci SÚA a pracovník odboru archivní správy MV. Takto byl zprovozněn intranetový seznam fondů (firmou komerčně nazvaný Vademecum), obsahující údaje z oficiální databáze PEvA. Hlavním nedostatkem PEvy z pohledu IS badatelna je především nestrukturované pole původců, proto bylo rozhodnuto o oddělení těchto dat, pro což byl připraven zvláštní segment systému. Tato databáze však nebyla pro nedostatek času dokončena. Stejně tak databáze archivních pomůcek, vedená rovněž mimo data PEvy dokončena nebyla, pouze byly zaevidovány zrušené archivní pomůcky z trezorové řady.
Systém IS badatelna byl v dubnu 2002 nasazen do zkušebního provozu, který krátce nato plynule přešel do provozu ostrého. Do systému byla importována data o badatelských listech z dřívější provizorní databáze. Kromě odladění celého pracoviště badatelny, rozděleného na evidenci badatelských listů s příjmem objednávek, vydávání s vracením archiválií a přípravnu, byly dokončeny moduly pro evidenci lokací a provozních dat o fondech (přístup pro objednávání) tvořící základ objednávkového systému. Později byl instalován a odzkoušen i intranetový objednávkový systém, který je však odpojen, protože není dokončena příprava potřebných dat.
Provoz systému kladl mimořádné nároky jak na oddělení informatiky (především na Ing. Kunta a Mgr. Kaďorka), tak na oddělení badatelny. Pracovníci badatelny se s prací s novým systémem vyrovnali nad očekávání dobře, hlavním problémem zůstává nutnost zachovat stávající podobu badatelských listů.
Zavádění systému si vyžádalo radikální úpravy ve stávající datové základně. Především byly propojeny informace o fondech s lokacemi. Byl zpracován nový způsob jednoznačné identifikace pomocí rozšířeného čísla JAF a do seznamu fondů zapojeny i části evidované pouze v lokacích (celkem 2550 fondů a částí fondů - v lokacích bylo nutné ručně doplnit čísla JAF). U každé z těchto částí je potřeba nastavit pro badatele řadu informací o způsobu objednávání archiválií. Jednotlivá oddělení k tomu poskytla podklady, avšak k jejich úplnému zpracování z časových důvodů již nedošlo. Nepodařilo se také doplnit tyto informace do papírových pomůcek. Relativně úspěšně byl zvládnut první přechod systému do nového roku 2003.
V souvislosti se spuštěním počítačové sítě a jednotlivých systémů byly vytvořeny intranetové stránky SÚA obsahující vybrané odkazy v síti MV a intranetové prezentace dat jednotlivých systémů. Zvláštní intranetové stránky jsou určeny pro veřejnost. Kromě sjednocení přístupu k datům Janusu, IS badatelny a Reliefu obsahují pokyny pro badatele a zrcadlo internetových stránek SÚA.
Nově byla v oddělení zavedena databázová evidence údajů potřebných ke koordinaci školení uživatelů výpočetní techniky v SÚA .
Přehled aplikačních programů evidovaných roku 2002 v SÚA.

V souvislosti s nasazením programu Janus 2000 zajišťoval jediný pracovník 8. oddělení ing. Kunt řadu speciálních činností při tvorbě archivních pomůcek (nastavení tiskových sestav). Zdá se, že při masivním nasazení inventarizačního programu Janus postupně se objevují a dále stále více naléhavěji se projeví kapacitní potíže způsobené touto "monopolizací".
V roce 2002 bylo dosaženo pouze poloviny objemu do elektronické podoby převedených papírových archivních pomůcek oproti roku 2001. Většina těchto pomůcek byla přepsána externí firmou; výhodou této technologie je odstranění náročného separování nestrukturovaného textu.
Některé pomůcky převedené z papírové do elektronické podoby byly v programu Janus zpracovány pro presentaci v intranetu SÚA tak, aby je mohli přímo využívat badatelé (fondy Ministerstvo průmyslu a obchodu Londýn, Ministerstvo kultu a vyučování Vídeň aj.).
K urychlení postupu převodu pomůcek hodlá 8. oddělení v následujících letech zvýšit objemy přepisovaných pomůcek (především menšího rozsahu a s nekvalitním záznamem) větším využitím externích služeb ať už při přepisu nebo pomocí technologie OCR.

*) Práce probíhaly na starších databázích ze systému CDS/ISIS

Přehled archivních pomůcek SÚA převedených do elektronické podoby prostřednictvím OCR (stav k 31.12.2002)

Pozn.: Kurzívou vyznačené pomůcky byly separovány - rozděleny do polí záznamů a připraveny k převedení do databáze. Podtržením zvýrazněné pomůcky byly upraveny pro použití jako statické stránky v intranetu SÚA.

Ruční přepis archivních pomůcek (do tabulky MS Word) - stav k 31.12.2002

2001
K 31.12.2001 mělo SÚA k dispozici celkem 134 ks osobních počítačů a 3 servery pro počítačovou síť (jeden z nich v majetku SOA Praha). Z toho funkčních celkem 117 ks, zatímco zbývajících 17 ks je mimo provoz z důvodů morální zastaralosti. Kromě toho bylo k dispozici 63 tiskáren, z toho jedna nefunkční a jedna nově dodaná síťová laserová tiskárna.
Ve druhé polovině roku začali pracovníci Odboru komunikačních systémů MV (OKIS) zprovozňovat počítačovou síť v archivním areálu Chodovec. Podklady k této činnosti zpracovávali od března 2001 všichni pracovníci úseku informatiky i externisté pod metodickým vedením pracovníků OKISu (koncepční studie konfigurace sítě - serverů, návrh logických okruhů, rozdělení uživatelských práv). Do konce roku 2001 byl plně zprovozněn pouze okruh internetu pro pracovníky (celkem 13 počítačů v SÚA, 2 v SOA) a byl zapojen počítač pro ekonomický informační systém MV (EKIS). Největší okruh, určený pro pracovníky SÚA (63 počítačů) a SOA byl do konce roku připraven pro fyzické připojení stanic. Z celkového počtu 3 serverů byly připraveny k provozu dva a navíc se počítá v roce 2002 s pronájmem čtvrtého serveru pro knihovní program RELIEF. Koncem roku probíhala jednání o možnosti zapojení dvou až čtyř počítačů na Internet pro veřejnost zatím s nejistým výsledkem.
V roce 2001 byl ukončen zkušební provoz systému JANUS 2000. Jeho rozšíření a vyškolení pracovníků při práci s ním však zabránil nedostatek času způsobený stěhováním, pracemi na systému IS badatelna a očekáváním zapojení počítačové sítě. Dokončena však byla uživatelská příručka a většina metodické příručky JANUSu. Program využívalo 2., 3. a 6. oddělení (úpravy digitalizovaného inventáře "Fondy k roku 1848", inventář "Účtárna ÚŘSLS", katalog map "Sbírky map rodinného archivu toskánských Habsburků"). V oddělení informatiky byl program při testování využit zejména k úpravám digitalizovaných pomůcek k fondu Ministerstvo kultu a vyučování Vídeň. V souvislosti s IS badatelna byl intranetový prohlížeč JANUSu doplněn o funkce umožňující objednávání archiválií.
I když se v roce 2001 podařilo technicky dokončit a sladit celý postup od skenování pomůcek, přes OCR, separaci záznamů (viz Zpracování archiválií) až po import, úpravy a tisky v JANUS 2000, lze konstatovat, že zejména separace záznamů je časově velmi náročná a bude potřeba hledat jinou vhodnou technologii, než je v současnosti používaný program "SUA Tools". Při separaci se také ukazuje naprostá nevhodnost rejstříkových odkazů na inventární čísla záznamů, která jsou příliš rozsáhlá (dále členěná).
Pro alespoň provizorní zpřístupnění převedených a neseparovaných textů pomůcek byly v srpnu 2001 pokusně některé pomůcky (celkem 4082 stran) upraveny do podoby statických HTML stránek (6 pomůcek Českého gubernia, Duchovní komise, Ministerstvo dopravy I, Ministerstvo dopravy II a Československé doly, n.p. generální ředitelství). Toto řešení, jehož rychlost je oproti separaci nesrovnatelná, umožňuje pomůcky prohlížet s jistým uživatelským komfortem prakticky na jakémkoli počítači. Bohužel pouze prohlížet – hlavní nevýhodou je nemožnost navázání rejstříkových hesel a výběr konkrétních záznamů k elektronickému objednání. Podle zkušeností z návrhu těchto pomůcek však byl upraven a dokončen intranetový/internetový prohlížeč systému JANUS.
V roce 2001 proběhlo také opakovaně výběrové řízení na "IS badatelna", systém, který má zejména podporovat provoz badatelny elektronickou cestou (přehled fondů a původců, evidenci badatelů, objednávání – s vazbou na JANUS, evidenci pohybu archiválií apod.). Po procedurálních obtížích a zmatcích ze strany Odboru komunikačních a informačních systémů MV byl v závěru roku systém zakoupen a zkušebně instalován. Jeho rutinní nasazení se ovšem předpokládá až v průběhu roku 2002, po zprovoznění počítačové sítě. Na vývoji systému se podílel ve spolupráci s badatelnou a užší konzultační skupinou zejména analytik. Na podkladech se významně podílel i referent JAF a vedoucí 8. oddělení. Pro naplnění systému byly prováděny úpravy dat v poli "původce" v databázi PeVA. Největší komplikaci působí a v provozu teprve bude působit zejména nutnost vedení badatelských listů ve stávající podobě, protože jakékoli změny Archivní správa MV odmítla. Evidence badatelů, ale zejména evidence půjčovaných archiválií bude proto vedena paralelně, elektronicky i ručně – samozřejmě s prioritou elektronické evidence, bez ní nebude možné do badatelny archiválie půjčit.
Přehled aplikačních programů evidovaných roku 2001 v SÚA, z nichž část je již mimo provoz a jejich agenda je nebo bude nahrazena novým software:

2000

a) Výpočetní technika

8. oddělení provedlo v roce 2000 vlastní inventuru veškeré výpočetní techniky provozované SÚA a pro vedení SÚA vypracovalo její přehled. V roce 2000 nebyly SÚA přiděleny žádné nové počítače ani tiskárny. Z rezervních PC zakoupených v roce 1998 bylo přiděleno 12 kusů (TESCO, Pentium), takže SÚA nemá volné žádné další provozuschopné PC. Z grantů byly pořízeny a do 3. a 6. oddělení přiděleny dvě nové tiskárny. Zakoupený server Compaq (1999) byl instalován do provizorní počítačové sítě sestavené pro potřebu knihovny a určené k nasazení programového systému Relief. Druhý server zakoupený v prosinci 2000 nebyl do konce roku vyskladněn.
Pro potřeby provizorní badatelny a dalších pracovišť byla v objektu Chodovec instalována malá počítačová síť (5 klientů).
K 31.12.1999 je v SÚA evidováno 113 počítačů, z toho 104 ks provozuschopných a 9 určených k vyřazení. Rozdělení počítačů a tiskáren podle oddělení je následující:

Výhledově pro rok 2001 se počítá se zprovozněním počítačové sítě v dokončeném objektu PTO Chodovec. 8. oddělení se intenzivně podílelo na podkladech k přepracování původního projektu sítě.

b) Programové vybavení

Stěžejním úkolem úseku informatiky bylo v roce 2000 přepracování systému pro zpracování archiválií Janus 2000 sloužícího pro tvorbu nových a úpravu digitalizovaných archivních pomůcek a pro prezentaci dat z archivních pomůcek jejich uživatelům. Byl zakoupen také v závěru roku 1999, ale vyskladněn Odborem spojení a informatiky MV až v dubnu 2000. Ani intenzivní práce na programu neumožnily v roce 2000 jeho rutinní nasazení v SÚA, pouze jeho zkušební provoz na vybraných pracovištích. Poznatky z tohoto provozu sloužily jako podklad pro požadavky na další úpravy. Příčinou je především na začátku podceněná složitost úprav, které požadujeme. Současně připravovalo 8. oddělení metodickou a uživatelskou příručku, jejíž dokončení je nezbytné v roce 2001.
Zkušební provoz probíhal v roce 2000 na těchto pracovištích: 2.oddělení – inventář Fondy k roku 1848 (doplňky stávající pomůcky digitalizované prostřednictvím OCR), dále inventář Účtárna Ředitelství císařských soukromých a rodinných statků Praha, 6. oddělení – fond Sbírka map rodinného archivu toskánských Habsburků (přepis pomůcky v italštině), 6. Oddělení/FFKD – pokusné zpracování kinematografického materiálu, 8.oddělení – zkušební instalace, zpracování starších datových souborů: fondy Likvidační komisař pro ministerstvo železnic Vídeň a Poštovní technický zkušební ústav.
Stejně jako v roce 1999 byly pro pro SÚA v roce 2000 vyčleněny finanční prostředky pro zahájení prací na AIS SÚA. Výběrové řízení bylo vypsáno obchodním oddělením Odboru spojení a informatiky až v listopadu 2000 s využitím námi (v květnu 2000) zpracované zadávací dokumentace. Pracovníci 8. oddělení se též účastnili komise pro hodnocení nabídek. Největším neúspěchem v činnosti 8. oddělení SÚA je, že výběrové řízení bylo zrušeno s tím, že žádná z oslovených firem nesplňovala zadavatelem požadované podmínky. Faktickým důvodem tohoto neúspěchu bylo neodůvodnitelně opožděné vypsání, formální omyly v řízení a faktická nesplnitelnost požadovaných podmínek vzhledem k neúnosně krátké době plnění.
V roce 2000 byl instalován v SÚA na různých počítačích následující software: PeVa – nová verze, Janus 2000, MS Office, Software 602 – nová verze, Relief (knihovna), ASPI.
Přehled aplikačních programů používaných v roce 2000 v SÚA nebo programů, které jsou nadále udržovány k používání

1999
Stav VT v majetkové evidenci SÚA, pořízených většinou z vlastních investic ale také z grantů či darů od jiných institucí a přidělených na jednotlivá pracoviště výrazně vzrostl po dodávce PC a tiskáren zakoupených z investic roku 1998 a převzatých v prvním čtvrtletí roku 1999 (56 ks PC, 10 laserových tiskáren a 5 síťových karet). Nově dodané počítače a tiskárny byly v průběhu roku rozdělovány na jednotlivá pracoviště; na části z nich se předtím uskutečnila školení.
K 31. 12. 1999 je v SÚA evidováno 104 ks počítačů, z toho 90 přidělených pracovníkům SÚA, 1 zapůjčený ASMV a 13 ks dosud nepřidělených, z nichž 6 bude ponecháno pro potřeby školení a jako rezerva v užívání 8. oddělení. Ze stávajících počítačů bude výhledově vyřazeno 19 ks (PC 386). V SÚA bude poté k dispozici 85 ks počítačů PC. V následujících letech se předpokládá doplnění množství počítačů na minimální počet 151 ks, což je však podmíněno zprovozněním počítačové sítě, dostatkem investičních prostředků a výše zmíněným personálním zajištěním. Z toho vyplývá, že po vyřazení uvedených 19 PC bude třeba v roce 2001 pořídit dalších 66 PC.
Nedostatečný počet tiskáren bude částečně vyřešen nákupem 10 ks laserových tiskáren v roce 2000 a předpokládáme, že zprovozněním počítačové sítě (síťové tiskárny) bude počet shledán dostatečným.
V roce 1999 byly pro SÚA vyčleněny finanční prostředky pro zahájení prací na AIS SÚA. Využití těchto prostředků bylo podmíněno výběrovým řízením. Přestože byla zpracována na základě Záměru AIS SÚA zadávací dokumentace, k vypsání obchodní veřejné soutěže pro časové zpoždění nedošlo. Část těchto finančních prostředků byla využita pro nákup výpočetní techniky pro Státní oblastní archivy. Pro SÚA byl uskutečněn pouze dle našich požadavků nákup speciálního SW: program Janus pro tvorbu archivních pomůcek a jejich intranetovou presentaci, linka pro převod archivních pomůcek do databáze (včetně druhého OCR programu ProLector) a knihovnický program BIBIS. Uvedené programy budou prostřednictvím OSI MV převzaty a instalovány v SÚA v 1. čtvrtletí 2000.
Koncem roku byl 7. oddělení předán do užívání program v prostředí MS Access, zhotovený v 8. oddělení, pro potřeby zpracování dat z badatelských listů.
V r. 1999 byl na několika pracovištích používán program Inventář 2.0 určený k pořádání a inventarizaci archiválií.
Přehled aplikačních programů používaných v roce 1999 v SÚA nebo programů, které jsou nadále udržovány k používání

1998
Stav výpočetní techniky v majetkové evidenci SÚA zůstal téměř stejný jako v r. 1997 (pro poruchy provozně vyřazené 2 PC zůstávají ještě v evidenci SÚA):
44 vlastních PC a 1 notebook, z toho 19 ks Pentium, 6 ks PC 486 + 1 notebook (mimo provoz), 17 ks PC 386 (2 ks mimo provoz) a 2 ks PC 286 (před vyřazením).
Od minulého roku se také nezměnilo vybavení tiskárnami. Z celkového počtu 32 ks je 6 ks laserových A 4, 20 ks jehličkových A 4 a 6 ks jehličkových A 3.
Podstatnou výpomocí je výpočetní technika, která není v majetkové evidenci SÚA, byla však jednotlivým oddělením poskytnuta formou darů, zápůjček nebo grantové kompenzace. V 1. odd. jsou z toho titulu 2 ks PC (486 a Pentium), 1 jehličková tiskárna a 2 notebooky 386, v 10. odd. jsou 2 ks PC 486/66 zapůjčené z Etnografického ústavu AV ČR a 6. odd. získalo od italského partnera 1 Pentium a 1 notebook.
Koncem r. 1998 bylo dodáno 56 ks PC, 10 síťových tiskáren a 5 ks síťových karet pro počítačovou síť na archivním areálu, která bude zprovozněna v r. 1999.
V r. 1998 pokračovalo 8. odd. v testování 2. verze programu Inventář určeného k pořádání a inventarizaci archiválií (MS ACCESS 7.0), který v předchozím roce znovu zpracovala firma DLG. Hlavními konzultanty byli kromě pracovníků SÚA i kolegyně a kolegové ze SOkA Pardubice, Svitavy se sídlem v Litomyšli, Olomouc, Jindřichův Hradec, Chomutov a České Budějovice. V SÚA byl program zkoušen především při ukládání inventárních záznamů k fondům KSČ – A. Novotný, Poštovní technický zkušební ústav a Nová manipulace.
Přehled aplikačních programů používaných v roce 1997 v SÚA, aktuální stav příslušných databází

1997
V roce 1997 se podařilo zajistit v rámci investic 11 ks PC třídy pentium a tím vzrostl celkový počet vlastních PC na 45 ks. Z toho je 19 ks pentií, 7 ks PC 486, 18 ks PC 386, 1 ks PC 286. 9 ks je vybaveno čtecí mechanikou CD ROM. Uspokojivější je situace ve vybavení tiskárnami. Z celkového počtu 32 ks je 6 ks laserových A 4, 20 ks jehličkových A 4 a 6 ks jehličkových A 3. Uvedený stav hardware neumožňoval rozsáhlejší instalaci novějších programových produktů (Windows 95, MS Office ...). Teprve dodávka výše uvedených 11 ks pentií umožní unifikaci software na bázi MS Office. Díky tomu bylo možno zavést na jednotlivých odděleních formulář pro zhotovování čistopisů korespondence v rámci MS Word.
V roce 1997 byla testována první verze zcela nového programu určeného k pořádání a inventarizaci archiválií (pracující pod MS Access 5.0), kterou dodala koncem roku 1996 firma Welcome a ke které zhotovilo uživatelskou dokumentaci 8. odd. Na základě testů a řady konzultací s archivními pracovišti byly během roku ve spolupráci s uvedenou firmou provedeny zásadní úpravy původní verze. V této podobě byl program využíván při tvorbě několika inventárních soupisů/databází (Likvidační komisař pro ministerstvo železnic ve Vídni, KSČ ÚO – sekretariát A. Novotného). Zkušenosti z této práce ukázaly slabiny technického řešení, které nesplňovalo požadavky SÚA uvedené v zadání, takže koncem roku 1997 byl program zadán a nově zpracován firmou DLG Computers. Tento program "Inventář" pracuje pod MS Access 7.0 a 8. odd. předpokládá jeho uvedení do zkušebního provozu v několika odborných odděleních v průběhu roku 1998.
Přestože nebyly v roce 1996 uvolněny prostředky na vypsání výběrového řízení na dodávku archivního informačního systému pro SÚA (dále AIS SÚA), přistoupilo 8. odd. po nástupu analytika k vypracování podrobné analýzy současného infor-mačního systému SÚA, Záměru na vytvoření AIS SÚA a Zadávací dokumentace výběrového řízení AIS SÚA. Cílem analýzy současného stavu bylo stanovit logické okruhy a informační toky stávajícího informačního systému. Při tom byly shromážděny rozsáhlé podklady k charakteristice organizačních, legislativních a archivně meto-dických hledisek informačních činností.
Pracovní text analýzy se stal východiskem k velmi náročnému zpracování Záměru na vytvoření AIS SÚA vycházejícího ze Standardů státního informačního systému ČR. Text byl detailně připomínkován externím konzultantem z katedry informačních technologií Vysoké školy ekonomické v Praze. Výsledná studie byla předána v ko-nečné verzi řediteli SÚA jako zásadní východisko pro jednání o AIS SÚA v násle-dujícím období.
Ze Záměru byla odvozena Zadávací dokumentace výběrového řízení AIS SÚA (pracovní verze), jejíž struktura byla doporučena výše uvedeným konzultantem. V případě vypsání výběrového řízení bude aktualizována a poslouží k vypracování nabídek na dodávku AIS SÚA jednotlivými uchazeči.

1996
Jako v minulých letech se i v roce 1996 projevil limitující stav výpočetní techniky v SÚA. Přestože byl opakovaně požadován nákup sedmi PC třídy pentium, byly dodány v r. 1996 pouze 3 ks třídy PC pentium HP 5/75. V současné době je na pracovištích SÚA celkem 23 kusů PC v majetku SÚA, z toho 5 ks AT 286, 7 ks AT 386, 5 ks AT 486 a 6 ks pentium. Dalších 10 ks starších PC AT 386 bylo odkoupeno od Kanceláře presidenta republiky v prosinci 1996 a budou přiděleny do oddělení v lednu 1997. V počtu pracovníků na 1 počítač zůstává bohužel SÚA nejhůře vybaveným státním archivem v ČR.
Uspokojivější je situace ve vybavení tiskárnami. Z celkového počtu 30 ks jsou 4 ks laserové A4, 20 ks jehličkových A4 a 6 ks jehličkových A3.
S uvedeným stavem hardwaru souvisí zvyšující se poruchovost starších typů PC, která spolu s jejich nedostatečnou kapacitou způsobuje u rozsáhlejších databází stále častější problémy a v neposlední řadě nemožnost instalovat na větším počtu počítačů především v odborných odděleních modernější softwarové prostředky, používané již běžně v jiných, zvláště okresních archivech (např. Windows, Microsoft Office, různé fulltextové programy a programy OCR). Např. Windows lze provozovat pouze na 6 ks PC v majetku SÚA.
V r. 1996 byly dokončeny nové verze dvou starších vlastních programů (SKARTACE – verze 2 a PŘEJÍMKY a PŘÍRUSTKY – verze 3) a byla rozpracována 1. verze zcela nového programu INVENTÁŘ. Velmi náročná byla metodická příprava a zadání tohoto univerzálního programu pro tvorbu inventářů, při níž se vycházelo ze zkušeností se starším, doposud osvědčeným vlastním programem SPIS, vytvořeným v roce 1989 v systému CDS ISIS. Novou podobu dodala firma WELCOME v programu ACCESS a koncem roku byly zahájeny zkušební testy. Příprava a zavedení tohoto programu byly konzultovány se SOKA Pardubice, SOKA Chomutov se sídlem v Kadani, Ústředním archivem Akademie věd ČR, Moravským zemským archivem v Brně a SOKA Svitavy se sídlem v Litomyšli.
Dále byla provedena zkouška programu na převod textu inventárních záznamů do strojově čitelné podoby pomocí programu OCR "proLektor 1" a následný převod do strukturovaného textu pomocí speciálního tagovacího programu vytvořeného dle našich požadavků firmou SYSCOM. Tato firma vypracovala pro SÚA kvalitní technicko – ekonomické vyhodnocení této technologie, které potvrdilo reálnost jejího použití pro cca 80 % všech inventářů a dalších archivních pomůcek SÚA. Na základě této analýzy bude v r. 1997 vypsáno na tento pracovní postup výběrové řízení. Aplikace obdobné technologie byla konzultována též v Národní knihovně ČR s dr. Stoklasovou.
Jelikož v r. 1996 nebyly poskynuty finanční prostředky na zadání informačního systému SÚA v archivním areálu na Chodovci, nemohlo být vypsáno výběrové řízení na výběr dodavatele informačního systému včetně příslušného síťového SW. Oddělení informatiky se proto improvizovaně v této věci věnovalo shromažďování základních podkladů, které bude možno využít pro vypsání výběrového řízení. Vzhledem k tomu, že provozně technický objekt archivního areálu má být dokončen počátkem roku 1988, považujeme za naprosto nezbytné, aby byl projekt informačního systému včetně stanovení vhodného síťového prostředí vypracován nejpozději do konce roku 1997. Dodávka klíčových modulů síťového SW by pak měla následovat k ověřovacímu provozu v r. 1998.

1995
Ještě výrazněji než v minulých letech se v r. 1995 projevil negativně limitující a neuspokojivý stav výpočetní techniky v SÚA. Přestože byl opakovaně požadován nákup sedmi PC třídy 486, byly dodány pouze dva PC 486 a dvě tiskárny. V současné době je na pracovištích SÚA celkem 15 kusů PC v majetku SÚA, z toho 4 AT 286, 7 AT 386 a pouze 4 ks AT 486. V důsledku toho jsou některá odborná oddělení vybavena pouze díky výpočetní technice, která je majetkem nadace pro demografický výzkum, Agrobanky, nebo která byla získána v rámci zajištění grantového úkolu.
S uvedeným stavem hardwaru souvisí zvyšující se poruchovost starších typů PC, která spolu s nedostatečnou kapacitou způsobuje u rozsáhlejších databází stále častější problémy a v neposlední řadě nemožnost instalovat na větším počtu počítačů, především v odborných odděleních, modernější softwarové produkty, používané již běžně v jiných, zvláště v okresních archivech (např. Windows, Microsoft Office, různé fulltextové programy a programy OCR).
V r. 1995 byly dokončeny dva vlastní programy: SKARTACE verze 2 (zcela přepracovaná verze automatizované evidence skartační agendy SÚA, jejíž 1. verze je provozována od r. 1989) a NTO (databáze pro podklady k projektu kabeláže počítačové sítě v archivním areálu). Další činnost úseku informatiky v oblasti přípravy programů byla zaměřena na ověřování a dílčí úpravy vlastních programů dokončených v minulých letech. Úsek informatiky se také zaměřil na výběr vhodného programu pro inventarizaci a katalogizaci fondů. Pracovníci tohoto úseku dospěli k názoru, že pro inventarizaci běžných druhů archiválií v období před instalací počítačové sítě se jeví jako nejvýhodnější a perspektivní zvolit buď pouze jeden z tzv. fulltextových programů, nebo program určený pro tvorbu strukturovaných databází, nebo kombinaci obojího. Z fulltextových programů se zdá být optimálním pro naše potřeby produkt firmy Byllsoft zvaný BYLLBASE, který lze výhodně kombinovat s příslušným OCR programem v případě scannování inventářů. Po úspěšné demonstrační zkoušce na našem inventáři je připraveno testování demoverze tohoto produktu přímo v SÚA. Z programů pro tvorbu strukturovaných databází, které umožňují snadnou variantní úpravu ukládacího formuláře a komfortní uživatelské vybavení, se nabízí vedle nejnovější verze programu PARADOX zvl. ACCES z programového balíku Microsoft Office.
V současné době jsou v SÚA k dispozici následující aplikační databázové programy.

1994
I v roce 1994 pokračoval trend v zaměření pracovní náplně programátora především na oblast údržby stále rozsáhlekšího okruhu programů a databází používaných v SÚA a na zprostředkování nákupů a oprav výpočetní techniky. Naopak vlastní programátorské práce prováděl v omezeném rozsahu a většina programátorských prací byla svěřena externím spolupracovníkům.
V roce 1994 byly dokončeny v souladu s plánem tyto databáze: SO 1930 (databáze zastupující klasický inventář k fondu Sčítání lidu 1930), NM (jednoduchý databázový program pro setřídění hesel k fondu Nová manipulace), LOK (databáze k evidenci ukládání fondů nastěhovaných do archivního areálu), ZIM (evidence rešerší prováděných v židovských matrikách), PŘEJÍMKY (analytická evidence přírůstků a přejímek archiválií do SÚA), SKARTACE 2 (nová verze databázového programu pro evidenci skartačních prohlídek). Byla provedena podrobná analýza evidenčních listů JAF pro tvorbu vlastního programu v roce 1995, pokud nedojde ke sjednocení potřeb SÚA se způsobem evidence v rámci systému ARS. Průběžně byly udržovány a ošetřovány všechny databáze v rutinním provozu a podle specifických požadavků byl upravován inventarizační formulář SPIS (mj. pro správní archiv Ministerstva průmyslu a obchodu).
S ohledem na počet pracovníků, kteří ovládají práci s počítačem, je dosavadní vybavení výpočetní technikou nedostatečné. V každém oddělení by se plně uplatnily 2 - 3 počítače, v některých odděleních i notebooky a nezbytné je pořízení alespoň 2 počítačů s mechanikami na přehrávání CD-ROM. Pro úsek tisku je potřebný scanner.

1993
Současné vybavení SÚA výpočetní technikou představuje 16 osobních počítačů (z toho jeden zapůjčen od Agrobanky) a 12 tiskáren. V 1. odd. jsou navíc umístěny 2 PC a 1 laptop od rakouské nadace pro demografický výzkum. Jelikož vlastní programátor je plně vytížen jako správce programů a datových souborů, využíval SÚA pro tvorbu programů především služeb 4 externích programátorských firem. K standardnímu programovému vybavení SÚA patří antivirové programy, obslužné programy M602 nebo NC, textový editor T602 a databázový systém CDS ISIS, některé počítače mají instalován tabulkový procesor C602, textový editor Wordperfect a databázový systém FoxPro.
V roce 1993 byly navrženy, programátorsky zpracovány a provozně ověřeny uživatelské úlohy ZIM (evidence rešerší ze židovských matrik), SPOLKY (evidence dokumentů o spolcích), FOTOSBÍRKA (evidence fotodokumentů) a PÚA (evidence pracovníků SÚA a jeho předchůdců). Přepracována byla úloha STEH (evidence fondů SÚA podle jejich ukládacích parametrů pro potřeby stěhování do nové budovy). Dále byly naplňovány databáze PTO (podklady pro lokalitní program nové archivní budovy), SKARTACE (vyhodnocení předarchivní péče SÚA) a GP (inventarizace fondu Generální prokuratura). Pro hospodářsko - administrativní oddělení byly ošetřovány úlohy PROT (evidence spisů SÚA) a EKOSOA (ekonomika archivu).
Rozšiřující se počet archivářů ovládajících práci s počítačem vyvolává potřebu nákupu nových počítačů a doplnění již instalovaných počítačů o tiskárny. Dále se pociťuje naléhavá potřeba vybavení jednotlivých oddělení přenosnými počítači (zejména pro práci ve spisovnách a na edicích), nákupu přehrávače CD ROM a výkonného scanneru pro redakční práce.

Nahoru

Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.