Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.
Seznámení slovenských kolegů s informačním systémem SÚA, informace o předarchivní péči v Slovenskom národnom archíve.
Průběh a výsledky jednání
Slovenský národný archív
20.9.2004 odpoledne konzultace v Oddělení predarchívnej starostlivosti, jednáno s vedoucí oddělení dr. Šánikovou.
Tématické okruhy konzultace:
- kompetence SNA v oblasti předarchivní péče dána archivním zákonem - na rozdíl od působnosti SÚA navíc též původci z oblasti hospodářské činnosti, kteří pečují o archivní fondy býv. ústředních (celostátních) hospodářských orgánů státu, tzn. hlavně všechna generální ředitelství. Nezáleží přitom, zda tito právní nástupci mají dnes charakter s.p. nebo a.s. nebo s r.o.. Původci na úrovni podniků a závodů náleží do předarchivní péče Štátnych oblastných archívov (ŠObA).
- formy kontroly u původců - archivní zákon upravuje postup tzv. štátneho odborného dozoru, který je obdobou naší státní kontroly a má se provádět u každého původce, který je daný zákonem, minimálně jednou za 5 let, což lze však dodržet pouze u vybraných institucí. Dozor se provádí zásadně formou osobní návštěvy zástupce SNA u instituce, předmětem je především prověrka kvality výkonu spisové služby včetně četnosti a úrovně skartačního vyřazování a posouzení funkce a stavu registratury resp. archivu. Pojem skartačního řízení se neužívá, slovenská legislativa zná pouze všeobecnější pojem vyřazování. Při provádění dozoru u ústředních státních orgánů je v praxi běžná účast zástupce archivní správy. Nejčastějšími závadami, které jsou potom zapsány v závěrečném protokolu, bývá příliš sporadické provádění vyřazování u původce.
- organizace oddělení předarchivní péče a způsob práce - správa fondů od roku 1969 do současnosti, narozdíl od ŚUA dva pracovníci výhradně specializováni na zpřístupňování a správu fondů, celkem cca 6 tisíc bm. Celkem šest pracovníků včetně vedoucí, z toho pět VŠ a jeden SŠ (tato pracovnice vede většinu pomocných evidencí a administrativních činností). Na výkon předarchivní péče specializováni tedy pouze dva pracovníci (včetně vedoucí oddělení) - na starosti cca 350 zákonem daných původců, jejich seznam aktualizován průběžně na internetové stránce SNA. Kromě toho evidováno cca 40 někdejších původců, nyní již zaniklých, v likvidaci nebo v kompetenci jiného archivu (taktéž na internetové stránce). Každý ze dvou pracovníků v předarchivní péči má přiděleny své původce, rozdělení spíše pragmatické dle nejčastějšího výkonu péče.
- legislativní a normativní základy předarchivní péče - dle archivního zákona jsou všichni původci, pokud vytvářejí registraturu (nikoliv kritérium výkonu spisové služby) povinni vydat spisové a skartační normy v podobě plánů a řádů a to po souhlasu příslušného státního archivu = velká přednost slovenské legislativy oproti stávající i nastupující české! Jako kritérium pro posouzení kvality předkládaných spisových a skartačních norem používají v současné době práci Kartouz - Mrižová: Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov u ich pôvodcov. KZT a.s. Bratislava, 2003, 383 stran. Z nahlédnutí do publikace je zjevné, že významně a bez citací využívá ve výkladových pasážích některé české příručky k praxi spisové služby. V příloze 5 je vzorový registraturní plán, členěný podle věcných hledisek. Skartační znaky jsou pouze A, často bez příslušné lhůty. Typy písemností bez skartačního znaku jsou vždy označeny skartační lhůtou. Zrušení skartačních znaků "S" a "V" je významným pokusem nové slovenské archivní legislativy v oblasti předarchivní péče. Dle sdělení dr. Šánikové je nevýhodou pro skartujícího archiváře, že ke všem písemnostem bez skartačního znaku musí přistupovat jako k potenciálním "V".
- evidence používané při výkonu předarchivní péče - 1) ke každému původci veden fyzicky soubor papírových dokumentů nazývaný poněkud zavádějícím (jako v ČR) způsobem "Spis o fondu", kde se ukládají v originálech všechny záznamy z průzkumů, ze státního dozoru, záznamy o skartacích, záznamy o přejímkách, další dokumentační materiály o původci, jeho spisové a skartační normy a písemnosti související s jejich schvalováním. 2) k těmto spisům o fondu se vede abecední kartotéka dle názvů původců a dle číselníku pro státní správu. 3) celoarchivně vedená přírůstková kniha, každé oddělení si navíc vede příslušné záznamy zvlášť - stále v papírové podobě. 4) evidenční listy fondů, býv. JAF - papírově. 5) evidence všech spisů označených č.j., vyřizovaných na oddělení, s vyznačením těch, které zůstávají v originálech 6) velmi inspirující je jakýsi záznamník chronologicky uvádějící ke každému původci všechny "události", týkající se předarchivní péče: skartace schválené a neschválené skartační návrhy, spisové normy schválené a neschválené, průzkumy spisové služby a registratur, státní odborný dozor vykonávaný SNA, přejímky, školení a semináře poskytované SNA pracovníkům spisové služby. Obdobný záznamník vedou v elektronické podobě v pražském AMPu.
- skartační řízení - formálně odlišné od SÚA: na základě skartačního návrhu, který poměrně často oproti naší situaci vrací k přepracování, provádí pracovník SNA vždy osobně prohlídku navržených písemností a místo našeho protokolu sepisuje rozhodnutí, podepsané ředitelem SNA (jeho vzor ve vyhlášce k ArchZ). V rozhodnutí se uvádí termíny, dokdy vybraná "A" musí původce předat do archivu, v praxi ne vždy dodrženo.
- zvláštní druhy archiválií - přejímky: elektronické dokumenty přejímali poprvé letos bez teoretické i praktické přípravy, foto- a kinodokumenty neukládají ve specializovaném oddělení, ale přímo u fondů, v SNA není specializované pracoviště pro archivaci foto-fono-kino-video. Národní filmotéka, která je součástí SNA ukládá pouze badatelské a bezpečnostní kopie archiválií ze slovenských i zahraničních archivů, nikoliv foto, fono a video archiválie.
Slovenský národný archív, Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici
21.9. a 22.9.2004 se uskutečnila přednáška a diskuse o archivním informačním systému SÚA pro pracovníky zmíněných archivů (v SNA viz pozvánka v příloze). V SNA pracovníci SÚA na počítačové prezentaci ukázali možnosti a části informačního systému a poukázali na problémy při jeho vzniklu a rozvoji. V Banskej Štiavnici byl IS SÚA představen na základě připravené tištěné prezentace.
Slovenské zkušenosti s využitím výpočetní techniky pro popis archiválií jsou zatím pouze dílčí. Archivní správa zakoupila pro všechny státní archivy na Slovensku systém Inventář (pro vybrané i Mapy) olomoucké firmy Bach systems s.r.o. Z následné diskuse vyplynulo, že problémy s využitím programů pro evidenci archiválií (ŠObA B.Štiavnica) jsou podobné jako naše u systému Janus a jsou jimi tiskové sestavy. Celá problematika je zkrátka daná použitou technologií: databázové systémy (Inventář, Janus) kontra textový editor (MS Word), takže uživatelé databázových systémů nebudou nikdy zcela uspokojeni v grafické podobě tiskových sestav.
Štátny oblastný archív v Banskej Bystrici
V Banskej Bystrici jsme byli 23.9. 2004 přijati panem ředitelem ŠObA, uskutečnila se kromě diskuse o současných problémech archivnictví také prohlídka budovy archivu. Archiv má objekt společný s bývalým Štátnym okresným archívom. Ačkoli jde o účelovou archivní novostavbu (polovina 90. let), jedná se spíše o kancelářskou budovu - chybí např. pořádací místnosti, prostory pro přejímání, rampa apod. Provozy obou archivů fakticky také nejsou oddělené.
Slovenský národný archív
24.9.2004 dopoledne studium archivních pomůcek SNA. Byly prohlédnuty archivní pomůcky Ministra s plnou mocou, Plavebného úradu apod. s ohledem na problematiku dopravy a srovnání materiálů uložených v SÚA a SNA. Některé společné problémy byly diskutovány s PhDr. Evou Vrabcovou, vedoucí Oddelenia nových fondov.
Zhodnocení a přínos cesty
Získané písemné materiály: průvodce/letáky po SNA a ŠÚBA
Přínos cesty: zejména podnětná byla diskuse o problematice informačních systémů, která ukázala podobné (stejné) problémy v obou našich republikách. Velmi otevřená diskuse o archivnictví pak byla i důsledkem dlouholetých vzájemných kontaktů.
Nahoru
© Národní archiv v Praze
Poslední změna této stránky v květnu 2005
Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.
