PhDr. Tomáš Kalina a Ing. Miroslav Kunt

Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.

	Státní ústřední archiv v Praze	Úvodní stránka SÚA Rejstřík stránek SÚA Výroční zprávy SÚA
Zpráva ze služební cesty, Francie, 20.9.- 27.9. 2003 PhDr. Tomáš Kalina a Ing. Miroslav Kunt

Služební cesta zaměřená na informatiku a archivaci elektronických dokumentů

Ve dnech 20.9. až 27.9. se zúčastnili PhDr. Tomáš Kalina a Ing. Miroslav Kunt (oddělení informatiky SÚA) na základě archivní dohody mezi ČR a Francií služební cesty zaměřené na informatiku a archivaci elektronických dokumentů. Každý den proběhla konzultace na archivních pracovištích podle předem připraveného programu.

Ředitelství francouzských archivů (Direction archives de France, DAF) Paříž
Datum návštěvy: pondělí 22.9.2003
Jednáno s: Ch. Martinez, G. Ermisse, Joël Poivre a Claire Sibille
Adresa: Paris 3, rue des Francs-Bourgeois 60

Úvod návštěvy byl věnován oficiálnímu přijetí u generálního inspektora francouzských archivů M.Gérarda Ermisse v doprovodu referentky DAF pro zahraniční vztahy pí. Christine Martinez. Následovala prohlídka některých, především nejstarších, depozitářů Národního archivu. Muzeum francouzské historie, umístěné v paláci Rohan je v současné době v komplexní reinstalaci a jsou přístupné pouze prázdné místnosti. Namísto původní stálé expozice na téma "nejvýznamnější dokumenty k dějinám Francie" ve stabilních vitrínách v jednom sále se nyní uvažuje dle sdělení p. Ermisse o kombinaci audiovizuálního programu s příležitostnými tématickými výstavami dokumentů.
Po společném obědě s p. Ermissem a pí Martinezovou jsme konzultovali s p. Joël Poivrem, archivářem oddělení DAF pro nové technologie a normalizaci, problematiku archivace elektronických dokumentů. Byli jsme seznámeni s příslušnými francouzskými normami a jejich posloupností. Z těch, které jsou nedostupné na internetu má význam především norma AFNOR Z 42-013 z roku 1999, kterou lze zakoupit pouze v tištěné podobě, v levnější verzi spolu s komentářem v knižní podobě Pascon - Pottier, Archivage Electronique, AFNOR 2000. Norma se zabývá zabezpečením dat v rámci jejich správy, především bezpečností a autentizací. Byla připravena v souvislosti se zákonem o elektronickém podpisu (2000). Získali jsme též kompletní text evropské direktivy z 13.12.1999.
Ve Francii jsou pro archivaci elektronických dokumentů k dispozici dva hlavní metodické materiály, které jsme měli prostudovány již před návštěvou:

Les archives électroniques. Manuel pratique. Direction des Archives de France, Paris 2002
Guide pour la conservation des informations et des documents numériques pour les téléprocédures, les intranets et les sites internet: format, support, métadonnés, organisation, xml et normalisation. Premier ministre, Sécrétariat général du Gouvernement, MTIC, Paris 2001

Zatímco první z příruček je podrobnou metodikou pro archiváře, vypracovanou autorským kolektivem pod vedením C. Dhérent a zabývá se mj. výběrem či převodem elektronických záznamů na mikrofiše, příručka druhá je určena spíše původcům a obsahuje popis procesů elektronické archivace a hlavně doporučení formátů. S panem Poivrem poté proběhla diskuse právě na téma formátů a jejich nejnovějšího vývoje v USA.

Z celého jednání vyplynulo, že v současné době se pracuje především na standardizaci apod. Zřizování centrálních pracovišť pro problematiku elektronických dokumentů je již ve Francii překonaným stavem, v současnosti jsou pracoviště naopak budována v regionech.

Závěrem dne proběhla demonstrace využití datového formátu XML prostřednictvím standardizace popisu archiválií EAD u archivářky téhož oddělení DAF pí. Claire Sibille, ovšem bez příkladů konkrétních aplikace.

Meziarchiv (CAC) Fontainebleau
Datum návštěvy: úterý 23.9.2003
Jednáno s: pí Christinne Petilat, ředitelka CAC Fontainebleau a pí Issabelle Gallet-Menager, administrátorka programů Constance, Priam I a II a webové stránky CAC

Dopoledne rozsáhlá informace o koncepci a aktuálním stavu CAC, podaná jeho ředitelkou. Podstata současných problémů tkví zjevně jednak v nereálnosti původní koncepce prosazované předchozím ředitelem CAC pí. Naudem, která předpokládala nepřetržitý přesun vytřiďovaných archiválií z CAC do Národního archivu v Paříži. Nedošlo k rozšíření depotů ve Fontainebleau až na 800 bkm, dále se nerealizovala důsledně finanční spoluúčast ukládajících ústředních úřadů na provozu CAC; též neochota některých resortů vůbec do CAC písemnosti předávat a především po redukci personálu CAC na 4 vysokoškoláky a cca 30 manipulantů a středoškoláků není meziarchiv schopen vyhotovit příslušné archivní pomůcky pro vybírané archivní fondy. V důsledku toho je dnes CAC pouze pasivním úložištěm písemností popisovaných a vybíraných misionáři u původců a archiválie zde natrvalo zůstávají. Seznámení s aktuálním stavem programů Priam I-III a Aramis včetně prohlídky budovy.
Daleko přínosnější byla odpolední konzultace s pí. Gallet-Menager, která poskytla základní informace o archivaci elektronických dokumentů a změnách ve srovnání s počátkem 90. let. Neukládají již na staré magnetické pásy, vše převedeno na DLT pásky firmy Quantum, a to typ DLT 4000 (40 GB) nebo DLT 7000 (70 GB). Stávající magnetické pásy jsou již určeny ke zničení, k jejich přečtení existuje již jen jediný počítač v celé Francii. Fyzický rozsah médií je nepatrný a vejde se do běžného tresoru, data všech sčítání obyvatelstva Francie ve 20. století jsou uložena na DLT páskách tvořících přibližně krychli o hraně 50 cm. Zpřístupňování dat (vzhledem k jejich relativní novosti) není pro archiv prioritou, pokud tyto požadavky - většinou od institucí - přijdou, předávají se na CD-R data v archivačním formátu. Archivují se především databáze a to jako řetězec znaků (text s oddělovači, jednotlivé tabulky). Metadata (specifikována) jsou uchovávána v písemné podobě.

Francouzský institut a Francouzská národní knihovna Paříž
Datum návštěvy: středa 24.9.2003
Jednáno s: Fabienne Queroux, Institut de France a Marie-Laure Prévost, oddělení rukopisů Francouzské národní knihovny

Ve Francouzském institutu jsme byli po představení ředitelce knihovny celou dobu doprovázeni archivářkou knihovny pí. Queroux. Ta nás seznámila s historií obou hlavních knihoven umístěných v historické budově institutu a po prohlídce jeho prostor podala podrobný výklad využití programu XMETAL k retrospektivní konverzi katalogů rukopisů, vlastně pozůstalostí (psaných v MS Word) knihovny institutu do formátu XML ve struktuře EAD. Knihovní katalogy Mazarinovy klnihovny používají program Aleph. Převod lístkových katalogů byl proveden přepisem s využitím externí firmy. Vedle knihovny institutu existuje samostatný archiv určený pro uložení především úředních písemností Institutu a dalších akademií, zatímco osobní pozůstalosti jejich členů jsou ukládány převážně v jejich knihovnách. Pí Queroux upozornila, že pí Dherent z DAF koordinuje v současné době metodickou příručku pro strukturování záznamů (tagování) dle EAD.
Odpoledne proběhla návštěva oddělení rukopisů Národní knihovny v historické budově v rue de Richelieu. Výklad konzervátorky tohoto oddělení pí Prevost navázal na dopolední výklad k problematice využití XML a EAD (program XMetal) pro popis osobních pozůstalostí a rukopisných sbírek. Bylo konstatováno, že postup transformace již v MS Word napsaných katalogů tohoto oddělení do struktury EAD prostřednictvím XMetal je shodný s postupem výše uvedeného pracoviště Francouzského institutu (autorem je pí. Queroux).
Byl projeven zájem o (naše) schéma struktury osobního fondu, které se prozatím ve Francii nepoužívá.

Ministerstvo zahraničních věcí Francie, Paříž Datum návštěvy: čtvrtek 25.9.2003
Jednáno s: Olivia Perez, études documentaires, Isabelle Nathan, vedoucí archivářka historického oddělení - chef du Patrimoine, Karole Bezut, archivářka, Isabelle Richefort, vedoucí oddělení smluv, Yvon Roé d´Albert, ředitel archivu ministerstva

Celý den byl věnován problematice spisové služby a archivnictví francouzského ministerstva zahraničních věcí speciálně s ohledem na problematiku elektronických dokumentů a systémů.
Nejprve nám byly poskytnuty podrobné informace o organizaci spisové a archivní služby ministerstva (pí Perez). Generálnímu sekretáři ministerstva je podřízeno Ředitelství archivů (Direction des Archives), které se člení na několik oddělení a řídí metodicky decentralizovanou spisovou a archivní službu, kde každý útvar (velvyslanectnví, oddělení ministerstva) zřizuje Centre d´Archives et de documentation (CAD).
Spisová služba je až na výjimky řešena v papírové podobě, ovšem s plně elektronickou evidencí v systému ARCHIBAL (Archivager Des Bases Annuelles), který kromě útvarů ministerstva používají i velvyslanectví. Plně elektronická a do systému integrovaná je i agenda telegramů se zastupitelskými úřady (u nás slangově "šifry zamini"). Veškerá tato komunikace je prováděna pouze elektronicky prostřednictvím družice v systému SARTRE (mj. šifrování/dešifrován), ke kterému jsou přidruženy systémy COMPOSTEL (mj. elektronický podpis) a AUDITEL. Na základě zkušeností (SARTRE v provozu od roku 1980) budou tyto systémy nahrazeny novým s názvem SCHUMAN na platformě LotusNotes. Telegramy se archivují prostřednictvím systému Archibal a pouze v elektronické podobě existují od roku 1983. Nejprve byly konvertovány (např. z formátu MS Word) na čistý text (formát TXT), v současné době je zaváděn formát XML. Na tento formát jsou konvertovány i soubory formátu PDF, který není považován za vhodný k dlouhodobému ukládání. Vlastní archivovaná data jsou k dispozici na třech sadách CD-R (jedna "tresorová"), která jsou využívána po zasunutí do mechaniky počítače prostřednictvím webové aplikace v intranetu ministerstva. Data se pro archivaci připravují pomocí systému Archival, přičemž probíhá i skartace (vyřazení) elektronických dat bez trvalé hodnoty. Všechny databáze jsou samozřejmě archivovány pouze v elektronické podobě.
Využívání archiválií k badatelským účelům má na starosti Département des Archives historiques (pí Nathan). Badatelé musí vyplnit badatelský list na jehož základě dostanou identifikační kartu s čárovým kódem a fotografií. V případě uzavřených archiválií (nezpracované, utajované) musí také žádat písemně o povolení. Prostřednictvím Internetu je potřeba si rezervovat v badatelně dopředu místo. Veškeré objednávky probíhají pouze elektronicky v systému TALEYERAND - badatel musí dle papírové archivní pomůcky pořídit do počítače objednávku, na jejímž základě se tisknou priorační lístky apod. Pohyb archiválií je sledován pomocí čárového kódu na prioračních lístcích. Řešení je podobné jako v CARAN (Národní archiv) a v principu velmi podobné i našemu systému v SÚA.
Samostatným oddělením je Archiv smluv (Conservation des Traités, pí. Richefort), umístěný v reprezentativních účelových prostorech vedle knihovny. Fakticky se jedná o nejstarší archiv Francie, i když smlouvy do 17. století jsou uloženy v Národním archivu. Na ministerstvu jsou ukládány veškeré mezinárodní smlouvy a dohody a dochází i k jejich digitalizaci. Kromě utajovaných jsou plně přístupné v intranetu ministerstva, výběrově i na Internetu.
Archiv samotný má v budově na Quai d´Orsay umístěno 25 bkm archiválií v původních depozitářích vybavených kompaktními regály ovládanými stlačeným vzduchem. Kromě toho je v téže budově i Archiv smluv, v Nantes Centre des Archives diplomatiques a v Colmar Centre des Archives de l´occupation. Vzhledem k tomu, že ročně přibývá ve spisové službě cca 1 bkm dokumentů (a po skartaci i množství archiválií), uvažuje ministerstvo o stavbě nové archivní budovy. Na závěr návštěvy jsme byli přijati ředitelem archivu, p. Yvon Roé d´Albertem.

Departementní archiv des Yvelines, Versailles, nová budova Saint-Quentin en Yvelines
Datum návštěvy: pátek 26.9.2003
Jednáno s: Arnaud Ramiere de Fortanier, ředitel archivu

Celodenní návštěva započala podrobnou prohlídkou novostavby archivu. Budova je dokonale dostupná těsnou blízkostí stanice RER a místního autobusu a lze ji bez nadsázky považovat za nejmodernější archivní budovu ve Francii z hlediska její koncepce.
Řešení je blokové, přísně oddělující část depotní od pracoven a kanceláří a především od veřejnosti přístupných prostor důsledně vymezenými požárními zónami. Kromě specializovaných depotů jsou ostatní vybaveny kompaktními regály s přestavitelnými policemi, pevnými čely a ručním pohonem. Celková kapacita činí 35 bkm. Konstrukce je skeletová, železobetonová s dvojitými cihlovými vyzdívkami a keramickým pláštěm, jejichž řešení (vzduchová mezera cca 10 cm, tepelná izolace) má zajistit v depotech stabilní klima 18± 3°C při 55± 5% r.v. vzduchu. Protože depoty jsou bezokenní a bez jakýchkoli větracích otvorů, zajišťuje potřebný pohyb vzduchu především v různých zákoutích systém centrálně ovládaných různě zavěšených ventilátorů. Žádná klimatizace ani vytápění není v depotech k dispozici a udržení potřebného klimatu předpokládá projektant pouze pomocí uvedených stavebních řešení. Pokud se tento předpoklad v praxi potvrdí (především v létě při vysokých teplotách to bude obtížné), bude provoz budovy v tomto ohledu mimořádně ekonomický.
Depozitář pro velké formáty je vybaven kromě mapových skříní posuvnými rámy uzpůsobenými pro zavěšení největších formátů na rámech z drátěného pletiva. Revoluční novinkou je využívání tohoto sálu přímo jako badatelny, kde badatelé buď studují materiály na stolech, nebo s pomocí schůdků přímo archiválie zavěšené na uvedených rámech. Výhodou je zamezení jakékoli manipulace s největšími formáty.
Nejzajímavější částí budovy jsou dvě badatelny přístupné ze vstupního foyer, jehož část slouží po případném přepažení posuvnou stěnou též jako výstavní prostor.
Menší z badatelen je vybavena stoly pro 40 badatelů (po 4 u jednoho) a určena pro studium klasických archiválií v papírové podobě. K jejich (pouze elektronické) objednávce s využitím na klíč vyvinutého software využívají zde umístěné čtyři PC, inventáře jsou volně přístupné v příručním regále. Pro skupiny badatelů slouží dvě menší izolované kóje. V čele badatelny je pult určený pro vydávání archiválií ke studiu s přístupem do přípravny.
Druhá badatelna pro 60 badatelů má s první společný vyvýšený pult dozoru. Její revoluční koncepce spočívá v tom, že je určena výhradně pro studium archiválií, resp. jejich reprodukcí v digitální podobě, takže je vybavena 60 PC s napojením jak na intranet, tak ven na Internet. Žádné čtecí přístroje pro mikrofilm se zde již nevyskytují a s dalším pořizováním mikrografických badatelských reprodukcí se v tomto archivu nepočítá.
Za dva roky usilovné práce, ve spolupráci s několika dodavateli, bylo pořízeno cca 3 miliony images (formát JPG, 200 dpi, komprese 85-70-35%) a to celé badatelsky nejfrekventovanější fondy: sčítání obyvatelstva, farní, civilní a vojenské matriky a katastrální mapy z počátku 19. stol. Tyto archiválie nejsou již běžnému badateli v žádném případě předkládány v jiné formě než elektronické. Všechny jsou uloženy na výkonném serveru (DELL, OS Sun, 6 TB) a výhledově budou všechny image dostupné na internetu (již zkušební provoz na neveřejné adrese). Tato koncepce badatelských služeb si slibuje výrazné omezení využívání originálních archiválií.
Atypicky pro archivní budovy je řešena rozsáhlá společná kancelář pro 12 pracovníků, přepažená pouze paravány a nábytkem. Všechny prostory mimo depoty jsou opatřeny klimatizací, okna protihlukově upravena.
Odpoledne v dosavadní budově předvedli pracovníci archivu spolu se zástupcem spolupracující firmy využití programu XMetal (konverze archivních pomůcek do formátu XML s DTD EAD, resp. ISAD(G)). Nejbližším cílem je převést všechny archivní pomůcky mladšího data vytvořené v textovém editoru, pro konverzi starších předpokládají využití OCR, popř. přepisu. Návštěvu ukončila večerní debata s informatiky a archiváři o problematice standardizace popisu a prezentaci archiválií na Internetu.

Nahoru