Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.

	Státní ústřední archiv v Praze	Úvodní stránka SÚA Rejstřík stránek SÚA Výroční zprávy SÚA
Evidence archiválií

2001 - 2002

Množství archiválií spravovaných SÚA a jejich zpracovanost:

2002
Na počátku roku 2002 dokončovala řada pracovníků 3. a 4. oddělení generální inventuru, na níž nebylo v roce 2001 vzhledem k přílišnému zatížení úřední nahlédací agendou dostatek času. Referent JAF vynikajícím způsobem vypracoval její analytické i souhrnné vyhodnocení. Výsledky byly v průběhu následujících měsíců opět u řady fondů pozměněny, protože jsme třídili, adjustovali a především přejímali další celky. V závěru roku jsme přistoupili k následné aktualizaci karet JAF a lokace. Konečný stav uzavřených fondů však bude znám až po desinfekci všech archiválií. Informace získané z generální inventury po celý rok sloužily k plánování úkolů a jejich následné kontrole, především na gremiálních poradách.
Referent pro JAF zabezpečoval v roce 2002 všechny základní evidence JAF a další, s tím související evidence, evidenci plynem desinfikovaných archiválií a zajišťoval metodické konzultace pro pracovníky SÚA. V přírůstkové knize bylo v roce 2002 zapsáno 79 přírůstků v rozsahu 1097,65 bm.
Úbytků bylo evidováno celkem 10, přičemž se jednalo o delimitace celých fondů do Archivu Národního muzea (celkem 5,23 bm). Právě tuto delimitaci je možno hodnotit jako pozitivum. Umožnila scelení většiny dosud rozdělených fondů. Díky vzájemnému pochopení mohl ANM zkompletovat 10 fondů, SÚA pak celkem 11 fondů. Bez pomoci odboru archivní správy zcela uvázne již několik let se vlekoucí spor o delimitaci s Vojenským historickým archivem. Prozatím nedošlo k jednání o delimitaci s Archivem Akademie věd ČR, kterou inicioval posledně uvedený archiv. Státním oblastním archivem v Litomyšli byl našemu archivu delimitován fond Katholischer Frauenbund für die Deutschen in Böhmen, Mähren und Schlesien.
O tom, že mimořádná povodňová situace zaměstnala také referenta JAF při evidenčních a koordinačních činnostech souvisejících s desinfekcí poškozených dokumentů, již bylo zmíněno.

2001

Celková zpráva o provedení generální inventury archivních fondů ve Státním ústředním archivu bude moci být předložena až po uzavření celé akce. Prozatím alespoň několik dílčích informací.
Pečlivému provedení generální inventury věnovali pracovníci prvního oddělení celkem 1 108 dnů (82% z úkolů skupiny II, 39,5 % z celkového počtu pracovních dnů), tedy poměrně i absolutně nejvíce ze všech archivních oddělení. Inventura byla provedena v nadstandardním pojetí. V drobnějších fondech prováděli inventuru správci fondů sami, pro větší fondy byly vytvářeny skupiny 2-3 pracovníků ad hoc. Na kus byly kontrolovány kromě veškerých listin, úředních knih, map, plánů a fotografií také kartony menších fondů, takže současně s inventurou proběhla jejich detailní revize. Rozsáhlé fondy byly uvnitř kartonů kontrolovány podle inventářů namátkově, u vybraných celků detailně. Současně byl prováděn, pokud to bylo únosné, i stěr prachu z regálů, kartonů i uvnitř kartonů. Správci jednotlivých fondů si vedli poznámky o svých zjištěních pro každý fond. Tyto poznámky budou sloužit jako východisko plánu prací pro několik příštích let. Co se týče problematiky fyzického stavu archiválií, v případě pochyb (zejména při výskytu plísní) byla situace konzultována s pracovníky konzervačního oddělení. Pracovnice tohoto oddělení pí. Buňatová provedla v součinnosti s odbornými správci archivních fondů i soupis poškozených vazeb u všech úředních knih a vyhodnotila pořadí naléhavosti jejich oprav. Rovněž byla kontrolována kvalita pomůcek k jednotlivým fondům a navržena jejich aktualizace, případně přepracování, v ojedinělých případech i přepořádání fondu (např. Sbírka přepisů z italských a vatikánských archivů). Současně byly depozitáře uklizeny a zbaveny nefunkčních regálů, kartoték, krabic a papírů, takže lze konstatovat, že inventura splnila svůj účel a přispěla jak k detailnímu a přesnému poznání aktuálního stavu svěřených fondů, tak ke generálnímu úklidu depozitářů, který bude pokračovat v r. 2002 formou stěru kartonů a regálových konstrukcí pomocí brigádníků.
Naprosto bezvadnou součinnost mj. v rámci generální inventury si pochvaloval i vedoucí druhého oddělení. Díky pečlivé přípravě všech členů oddělení s nasazením doslova od prvního pracovního dne roku a rychlé práci se podařilo s velkou většinou fondů vypořádat během jednoho až dvou měsíců (72 % času ze skupiny II, 12,8 % z celkového objemu pracovní doby), jen komplikovanější situace v horních a zemědělských fondech si vyžádala delší časové období. Přitom bylo nutno – kromě standardní kontroly v depozitářích – u mnoha fondů revidovat dřívější údaje na JAF kartách i v inventářích, a to zejména díky nutnosti rozepisovat některé údaje podrobněji nebo alespoň jinak než dřív, ale taky řešit nejasnosti v textu pomůcek.Řadu otázek a rozhodnutí si vynutila také aplikace pokynů na počítání map, kartoték a dalších nestandardních jednotek ve fondech. Nakonec se ovšem – za výborné součinnosti s Mgr. R. Kaďorkem, celoústavním referentem Jednotného archivního fondu – podařilo všechny problémy vyřešit.
Generální inventuře, která byla hlavním úkolem pro všechny státní archivy v roce 2001, mohlo třetí oddělení věnovat pouze tolik času, kolik zbývalo vedle nahlédací a badatelské agendy. Podílelo se na ní celkem sedm pracovníků a to 135 pracovními dny (54 % ze skupiny II, 5,9 % z celkové pracovní doby). Kvalita provedení byla dána nejen množstvím práce, které oddělení mělo, ale i uložením některých fondů v karanténě. Oddělení bylo nuceno požádat o posunutí termínu generální inventury a v současné době probíhají dokončovací práce u posledních inventovaných fondů.
Vzhledem k pohybu archiválií a celých fondů v uplynulých několika letech (badatelská a nahlédací agenda, přejímky) a ostatním nepominutelným povinnostem byla inventura pro čtvrté oddělení složitou záležitostí, nepodařilo se zcela tento úkol splnit. Bylo odevzdáno 261 celkových a 47 dílčích formulářů. Na plnění úkolu se podílelo sedm pracovníků o 250 dnech (54 % ze skupiny II, 9,3 % celkového pracovního času). Při té příležitosti probíhala kontrola uložení a fyzického stavu archiválií. Ke zjištění výskytu plísní došlo v depozitáři v Kamýku. Fond bude převezen do Prahy a ošetřen v desinfekčních komorách.
Byla provedena generální inventura několika fondů pátého oddělení a dále fondů z oblasti zahraničního obchodu, které tento útvar přejímá a spravuje pro čtvrté oddělení. Obdobně pomáhají pracovníci pátého oddělení v oblasti převzatých federálních a českých ministerstev ze sféry hospodářství a plánování. Dosud bylo čerpáno 42 dnů (77,7 % ze skupiny II, 4,2 % z celkového počtu pracovních dnů).
Pro šesté oddělení byla generální inventura dominující složkou jen v oblasti evidenčních prací. Nevyžádala si nakonec fatální časový objem díky tomu, že řada prací byla připravena v předchozím roce. Časově náročná vzhledem k velkému pohybu archiválií byla stejně jako v uplynulých letech aktualizace evidenčních listů JAF a lokačních přehledů, zpracování popisných štítků na regály a doplňování pomocných evidencí (celkem čerpáno 384 dnů, tj. 84,8 % ze skupiny úkolů II, 16,6 % z celkového objemu pracovní doby).
Pozornost úseku "foto" byla zaměřena na kontrolu fyzického stavu některých typů archiválií (kinem. filmů, gram. desek a deskových negativů). Dále byla dokončena evidence JAF, včetně vymezení fondu Fotoarchiv ČTK a jeho rozdělení na dílčí části. Protože většina archiválií uložených ve fotoarchivu SÚA nemá jasný původ, snažily se pracovnice alespoň u těch, které nově přejímaly, jejich původ vysledovat nebo zachytit. Byla zpracována "Kniha přírůstků fondů pracoviště FFKD", kde do rubriky rok 2000 se zaevidovaly všechny přírůstky, které se podařilo nějakým způsobem identifikovat. V další části jsou pak uvedeny přírůstky, které archiv převzal v roce 2001. Veškeré činnosti (včetně dislokačních a manipulačních prací uváděných ve skupině I) směřovaly k usnadnění hlavního úkolu roku 2001 – generální inventury. Na včasné provedení samotné generální inventury zde potřebovali celkem 63 pracovních dnů ( 51,2 % úkolů skupiny II, 8,7 % z celkového objemu pracovních dnů).
V roce 2001 bylo převzato z jednotlivých oddělení SÚA celkem 1580 formulářů pro generální inventuru (z toho 234 k částem fondů). V databázi JAF a v programu PEvA bylo aktualizováno celkem 1314 evidenčních listů JAF (z toho 174 dílčích). Vytištěno bylo 595 nových evidenčních listů ve formě celého záznamu. Hlavní nápor prací pro referenta Jednotného archivního fondu se však očekává až v prvních měsících roku 2002. Pro evidenci lokací slouží a je udržována databáze LOK (lokace) v MS Access. V přírůstkové knize bylo v roce 2001 zapsáno 88 přírůstků v rozsahu 5993,4 bm (z toho 23 přejímek – 4920,6 bm převzato fakticky koncem roku 2000 a nebyly zahrnuty do výroční zprávy SÚA za rok 2000). Úbytky nebyly v roce 2001 zapsány žádné.

Nahoru

Pozor! Nacházíte se v archivu starých webových stránek Národního archivu. Aktuálnost informací ani validita zdrojového kódu nejsou zaručeny! Pro přístup k aktuálním webovým stránkám Národního archivu klikněte sem.