Veřejná zakázka na vytvoření projektu pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě
Souhrn otázek a odpovědí z informační schůzky k veřejné zakázce „Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě“.
V rámci zadávacího řízení na veřejnou zakázku „Projekt pracoviště pro dlouhodobé ukládání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě“ uspořádal zadavatel (Národní archiv) informační schůzku, na které autoři zadávací dokumentace reagovali na dotazy potenciálních uchazečů týkající se této dokumentace a zadávacího řízení. Informační schůzka se konala 30. 1. 2007 v 9:00 hod. v budově Národního archivu, Archivní 4/2257, Praha 4 – Chodovec.
Kolik se předpokládá přístupů do digitálního archivu?
Počet přístupů k dokumentům lze očekávat v řádu jednotek.
Co znamená u projektu požadavek poskytnutí záruky 36 měsíců?
Požadavek na záruku se vztahuje k testovacímu pracovišti.
Počítá se i s ukládáním dat, která obsahují utajované skutečnosti (informace)?
Ne. Do archivu budou přicházet pouze dokumenty neutajované nebo odtajněné.
Mezi dokumenty, které budou archivovány, nefiguruje web.
Web není uveden úmyslně, neboť tento pojem je velmi široký. Může se jednat o jeden či více jednoduchých dokumentů, pak pracujeme v podstatě s kancelářským dokumentem (bod a kapitoly Uchovávací metoda), nebo o systém generující výslednou stránku a spadající do kategorie specializovaných systémů (bod e).
Je třeba si také uvědomit, že funkce webu je hlavně prezentační. Z archivního hlediska jsou podstatnější údaje, které web publikuje, spíše než způsob, jakým jsou publikovány.
Lze pod pojem dokument zahrnout rovněž celou databázi?
Databáze je souborem dokumentů. Do digitálního archivu nemusí být bezpodmínečně převzata databáze kompletní, ale pouze část jejích záznamů, tabulek, relací apod.
Databáze může obsahovat i různé objekty (relace, programový kód apod.) Jak je to s uložením v takovém případě?
Při archivním posouzení musí dojít k rozhodnutí, které objekty mají trvalou hodnotu nebo jsou nutné pro zachování trvalé hodnoty jiných dokumentů. Řešení takových případů bude záviset na konkrétní situaci a nelze ho předem striktně stanovit.
Původně zamýšlel Národní archiv budovat úložiště pouze pro netisknutelné dokumenty. Uvažuje tedy nyní o hybridním úložišti?
Toto konstatování není zcela přesné. Je pravdou, že netisknutelné dokumenty byly v diskusích často využívány jako významný argument pro vybudování digitálního archivu. Z hlediska elektronického úřadování je však nutné i vhodné uchovávat archiválie vzniklé elektronicky v jejich elektronické podobě. Pouze v nutných případech (např. právní průkaznost) by docházelo k duplicitnímu uložení i „papírové“ verze.
Dalo by se tedy říci, že je pro archiv důležité uchování myšlenky obsažené v dokumentu?
Archivní zákon (§ 4) jasně definuje kritéria výběru dokumentu. V případě novodobého materiálu je důležitá především informace v něm obsažená.
Co rozumíme pod pojmem badatelský přístup?
Každý člověk má právo, po splnění předepsaných podmínek, nahlédnout do dokumentů uložených ve veřejném archivu. V současnosti k takovémuto nahlížení slouží badatelny (studovny) archivů. V případě elektronických dokumentů předpokládáme, že dokumenty budou zpřístupněny v rámci archivního informačního systému (viz archivní zpřístupnění v kapitole Zpřístupnění zadávací dokumentace). Jak bude takový systém napojen na digitální archiv by mělo být výsledkem projektu.
Jak jsou zabezpečeny dokumenty v archivu před poškozením nebo zcizením badateli?
U tradičních dokumentů se archivy snaží zamezit poškození či ztrátě dokumentů instalacemi kamerových systémů, přítomností obsluhy badatelny, kontrolou archiválií před i po předložení badateli. V případě elektronických dokumentů nedochází k přímému přístupu veřejnosti k dokumentům, k těm přistupuje pouze pověřený okruh pracovníků, veřejnosti jsou pak předkládány kopie dokumentů.
On-line přístupu by mohly bránit osobní údaje obsažené v dokumentech. Pokud by existoval režim, ve kterém by tato osobní data nebyla přístupná, byl by pak možný on-line přístup bez nich?
Odpověď bychom měli nalézt v řešení projektu. Z hlediska archivu je důležitá bezpečnost dat a jejich autenticita. V zájmu zajištění těchto požadavků bude akceptován i tzv. off-line přístup do digitálního archivu (viz zadávací dokumentace).
Jaký rozsah popisu testovacího pracoviště má být uveden v nabídce?
Řešitel by měl mít rámcovou představu o podobě testovacího pracoviště i o nákladech na jeho provoz. V průběhu zpracování může, při dodržení finančního limitu, dojít k určitým úpravám (konkretizace SW a HW konfigurací apod.).
Jakou dobu by mělo fungovat testovací pracoviště?
Cílem testovacího pracoviště je včas odhalit případné slabiny projektu či úvah, z nichž projekt vycházel. Délka provozu testovacího pracoviště by proto měla být dostatečná pro ověření navrženého řešení. V případě potřeby je nutné uvést i podmínky, za kterých by bylo možno provozovat testovací pracoviště i několik let.
Bude testovací pracoviště pracovat se skutečnými daty?
Ano. Testovací pracoviště bude pracovat s kopiemi skutečných dat.
Jaká je vazba archivního uložení dokumentů na autorskoprávní problematiku (například dokumenty Rady pro rozhlasové a televizní vysílání)?
V archivu jsou uchovávána převážně úřední díla, nicméně řada dokumentů je autorským dílem požívajícím ochranu. Na archiv se vztahuje podobně jako na knihovny tzv. knihovní licence. Další užití těchto děl je pak předmětem dalších smluv a licencí. Projekt tuto problematiku neřeší. Úkolem digitálního archivu je dokumenty primárně dlouhodobě uchovat. Jejich přebírání a zpřístupňování se bude řídit platnou legislativou (archivním a autorským zákonem) a archivní metodikou. Na uvedené příklady (záznamy sloužící jako doklad k rozhodování Radě pro rozhlasové a TV vysílání) lze pravděpodobně vztáhnout ustanovení o citacích, pokud budou vybrány jako archiválie.
A jak je tomu v případě záznamu dokumentu chráněného v zahraničí?
Řídíme se platným národním autorským zákonem, nejsme schopni řešit legislativu v zemích mimo Bernskou úmluvu.
Předjímá testovací pracoviště další řešení?
Ne. Testovací pracoviště je obrazem podstatných vlastností systému navrženého projektem na úrovni současných technologií. Při budování digitálního archivu se bude hledat systém, který obsahuje všechny vlastnosti požadované projektem.
Jaký má být rozsah legislativních úprav ?
Návrh legislativních úprav by měl být v projektu zpracován s důrazem na archivní problematiku (zákon č. 499/2004 Sb. a jeho prováděcí vyhlášky), a to na úrovni věcného záměru.
Předpokládá se zpracování elektronických dokumentů i na historických médiích?
Ne. Digitální dokument je v podstatě nezávislý na médiu. Média použitá k uchovávání dokumentů v rámci archivu určí zpracovatel projektu, případně budou v závislosti na vývoji obměňována či nahrazována.
Do digitálního archivu bude vstupovat dokument, nikoli médium, na kterém byl předán.
Objeví-li se dokumenty na nepoužívaném médiu, pokusíme se je převést na médium novější (vlastními silami či zakázkou), ale v tomto smyslu nepůjde o primární funkci digitálního archivu.
Předpokládáte posouzení shody systému s OAIS včetně navazujících dokumentů, případně provedení auditu?
Ano, ale ne v této chvíli.
Budou se měnit smluvní vztahy s původci podle OAIS?
Nelze vyloučit, nicméně v současné době považujeme vztahy archiv-původce za dané legislativou.
Pokud bude v nabídce mezi kvalifikačními předpoklady pojistná smlouva (jako volitelná položka), musí být její kopie notářsky ověřená?
Ano. Druhou možností je stejnopis této smlouvy, tzn. kopie s originálním podpisem a razítkem pojišťovny.
Jak archiv řeší pochybnosti o důvěryhodnosti dokumentu ze strany nahlížitele (badatele)?
Archiv nerozhoduje o důvěryhodnosti dokumentu, ale pouze předkládá (například soudu) dokument nebo jeho ověřenou kopii.
Jakým způsobem se dokument dostává do archivu? Jaká je jeho důvěryhodnost?
Jde o širší problém týkající se i spisové služby u původců. Archiv obecně považuje dokumenty ukládané do archivu za důvěryhodné. Spolu s dokumenty jsou ovšem ukládány i informace o okolnostech předcházejících převzetí těchto dokumentů. Na různé dokumenty jsou navíc kladeny různé požadavky na splnění důvěryhodnosti (jiné budou např. u stížnosti či běžné korespondence vybírané především z historického hlediska, jiné např. u veřejných rejstříků).
Lze předepsat původci vlastnosti SIP?
V současnosti nejsou definovány vlastnosti SIP ani legislativní nástroje, které by donutily původce tyto vlastnosti akceptovat. Vše je zatím otázkou vzájemné dohody mezi archivem a původcem. Budoucí řešení vyplyne z navrženého projektu včetně návrhů na legislativní úpravy.
Lze odhadnout počet zaměstnanců, kteří budou vstupovat do systému?
Tato informace bude jedním z výstupů projektu. Počet zaměstnanců a jejich kvalifikace musí vycházet z navrženého řešení a nelze je tedy předem stanovit.