Informace k přednášce dr. Stefana Vitaliho o mezinárodních standardech ISAD (G) a ISAAR (CPF), která se bude konat 
ve Státním ústředním archivu v Praze, Archivní 4, 149 01 Praha 4, dne 20. 6. 2002 od 10 hod. 
Simultánní tlumočení bude zajištěno.

     Přednáška dr. Vitaliho, odborného pracovníka Státního archivu ve Florencii, Itálie, a zároveň současného předsedy Komise pro mezinárodní popisové standardy při Mezinárodní archivní radě (MAR), se rozpadá na dvě části. V první se dr. Vitali zaměří na výklad vzniku, účelu, vytváření, koncepci, struktuře a aplikaci mezinárodních standardů pro popis archivních fondů tak, jak tyto standardy, vynucené rozvojem informatiky, připravila během uplynulého desetiletí mezinárodní komise při MARu. Dále přítomné seznámí s koncepcí práce této komise a s jejími další projekty, které se v budoucnu promítnou nových cest, jimiž půjdou archivy ve světě.
      V druhé části se přednášející zaměří na výklad o vytváření informačního systému ve Státním archivu ve Florencii na bázi těchto nových mezinárodních norem pro popis fondů. Dr. Vitali pohovoří o přípravě a budování softwarového programu SIASFI, o metodice a metodách uplatněných při jeho tvorbě a problematice s tím spojené. Zaměří se na výklad o využití mezinárodních standardů pro archivní popis, která byly aplikovány při  vytváření Průvodce on line po fondech Státního archivu ve Florencii na webových stránkách tohoto předního italského archivu.V této fázi bude přednáška dr. Vitaliho doprovozena praktickou ukázkou tohoto programu pomocí internetu.

    Mezinárodní standardy pro popis archivních fondů jsou doporučeny Mezinárodní archivní radou pro zavádění do archivních informačních systémů, které jsou dnes běžně aplikovány při jejich vytváření nejen v evropském, ale i ve světovém měřítku. Ve většině zemí již proběhla celostátní diskuse k využití těchto standardů.  Jedná se především o International Standard of Archival Description (General) zkr. ISAD (G) tedy o Generální mezinárodní standard pro archiví popis, který již v definitivní verzi rozeslala MAR s doporučením k využití v roce 1999. (Viz Všeobecna medzinárodná norma pre opis archivnej jednotky, Slovenská archivistika, 2000, 1, s. 197 – 215). (Odkazy na normy: viz informace ing. Číhaře)
     Základní úlohou této normy je zajistit přiměřenou obsahovou hutnost popisu archivního fondu; dále zprostředkovat a usnadnit získání a výměnu informací o archivním materiálu; poskytnou údaje o původcích  a  spojovat informace o fondech a jejich obsahu deponovaných podle příslušnosti v různých  archivech. Tyto všeobecné, široce koncipované normy je možno použít pro popis archivního materiálu bez ohledu na původ a rozsah popisovaného archivního souboru. Pravidla pro popis jsou rozdělena do 26 informačních okruhů = polí,  jejichž naplnění se řídím předem danými zásadami, a to tak, aby souhrnně vytvářely celistvý popis archivního celku. Uspořádání těchto pravidel v jednotlivých polích, zahrnující všechny prvky, odráží vhodnou strukturu pro jakýkoli popis archivního celku nezávisle na typologii archivního materiálu, na struktuře fondu, úrovni popisu. Uvnitř této struktury jsou pole seskupena nově do 7 informačních oblastí, a to identifikace (základní data nezbytná pro identifikaci popisovaného souboru = jednotky popisu); souvislostí (informace o původci, či vlastníku); obsahová a strukturní (informace o obsahu, uspořádání); přístupu a využití fondu (podmínky přístupnosti a využití); odkazů na příbuznou či související dokumentaci s popisovaným fondem; poznámkový aparát a nově oblast poznámek vztahujících se k vyhotovení popisu a ke k jeho kontrole.
      Tato norma má především zachytit kontextové informace (vertikální) uvnitř popisu archivního souboru (jednotky popisu). To je rozdíl oproti další normě, jež má stanovit základní všeobecná pravidla pro vytvoření záznamů archivních autorit, tedy původců, využitelných pro popis korporací, osob a rodin, odvisle na archivním popisu jimi produkované dokumentace.
     Jedná se o mezinárodní standard, zpracovaný stejnou komisí a vydaný v konečné podobě v roce 1995, nazvaný zkratkou ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record (corporate bodies, persons, families), tedy Mezinárodní norma pro záznam archivních autorit (korporace, osoby, rodiny), který má svou podstatou mnohem blíže ke knihovnickým normám. Zahrnuje také 3 informační oblasti, což je základní okruh informací nutných pro založení záznamu archivní autority, dále informační oblast poskytuje relevantní údaje o původcích identifikovaných v záznamu archivní autority a konečně poznámkový aparát. K základním údajům patří: identifikační oblast, typ záznamu archivní autority (původce), název a jména, údaje o vzniku a zániku (narození a úmrtí), sídla, místa působení. U korporací: právní statut, působnost, organizační struktura, vztahy k jiným subjektům; u osob a rodin: národnost, profese, obor činnosti, vztahy s dalšími osobnostmi, subjekty, rodinné vztahy, apod.

    Současné archivy jak v Evropě, tak celosvětově, zavádějící nové moderní počítačové technologie, se nyní mohou pro budování svých informačních systémů opřít o hotové mezinárodně aplikovatelné popisové normy, bez nichž se v blízké budoucnosti neobejdou ani archivy v našem prostředí. Bylo by tedy pro naši archivní obec víc než žádoucí, aby využila možnosti  seznámit se se zkušenostmi nabitými na tomto poli předním italským, z hlediska badatelského využití, světovým archivem, jímž bezesporu Státní archiv ve Florencii a díky přednáškám obou protagonistů se tak seznámit se stavem využití nových progresivních metod pro zpřístupňování archivního bohatství co nejširší veřejnosti.

3. 6. 2002                                                               PhDr. Eva Gregorovičová
                                                                             Státní ústřední archiv v Praze