Zpráva ze služební cesty na Slovensko

Účel cesty: Na žádost slovenských kolegů informace o problematice elektronických dokumentů, výměna zkušeností z oblasti předarchivní péče.

Termín cesty: 26.6.2006 – 30.6.2006

Účastníci cesty: PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt, Národní archiv

Zprávu podávají: PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt

Datum vyhotovení: 10.7.2004

Podpis ředitelky archivu:

Organizační údaje o služební cestě

Odjezd z Prahy dne 26.6.2006 v 7.37 vlakem
Příjezd do Bratislavy  dne 26.6.2006 v 11.47 hodin
Odjezd z Bratislavy dne 30.6.2006 v 13.20 hodin
Příjezd do Prahy dne  30.6.2006 v 17.12 hodin
Ubytování v inspekčních pokojích Slovenského národného archívu (SNA) a Štátneho archívu Levoča
Vyúčtování cesty provedeno v NA v předepsané lhůtě po návratu.
Průběh pobytu: První den přednáška na téma elektronické dokumenty, druhý výměna zkušeností z oblasti předarchivní péče v SNA Bratislava, následující dny konzultace z oblasti předarchivní péče a zpřístupňování v Štátnom archíve Nitra, Štátnom archíve v Levoči – pobočka Poprad a Štátnom okresnom archíve Levoča. Program sestavil a jeho průběh zajišťoval včetně dopravy PhDr. Peter Draškaba, ředitel SNA.

Průběh a výsledky jednání

Slovenský národný archiv

Služební cesta navázala na obdobnou, uskutečněnou v roce 2004, tentokrát byla na žádost slovenské strany výrazněji zaměřena na problematiku elektronických dokumentů.
Při přijetí u ředitele SNA Dr. Petera Draškaby mu bylo tlumočeno oficiální pozvání ředitelky NA do Prahy. 
Na odpoledním seminář dne 26.6.2006 pracovníci NA seznámili početné sezvané archiváře ze SNA, jiných archivů a institucí (např. Slovnaft Bratislava) s přípravou pracoviště pro dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů v NA, s problematikou spisových norem v ČR a s výsledky průzkumu elektronických dokumentů u původců. Bylo také pojednáno o dopadu nového českého archivního zákona v této oblasti. Účastníci semináře projevovali o témata živý zájem a po ukončení přednášky se konala oboustranně přínosná diskuse.
Následující den (27.6.2006) proběhly konzultace na Oddělení predarchívnej starostlivosti SNA, jíž se zúčastnili všichni jeho pracovníci pod vedením dr. Šánikovej, vedoucí oddělení. Konzultace se týkala následujících okruhů:
a)	Zkušenosti s aplikací archivních zákonů (ArchZ) a dalších norem. Slovenský ArchZ se jeví pro praxi jako výhodnější, protože je koncepčně i terminologicky jednoznačnější a přitom flexibilnější a také daleko méně detailní než český. Podstatným jeho kladem je pojetí vzniku archiválie výběrem, nikoli až po tzv. evidenci, jako je tomu v českém zákoně. Jednodušší je také vymezení tzv. soukromoprávních x veřejnoprávních původců, resp. jejich jejich detašovaných pracovišť vůči státním archivům. Zásadnějším problémem slovenského ArchZ je z něho vyplývající povinnost provádět předarchivní péči včetně skartačního řízení u všech subjektů, tedy i fyzických osob.
b)	Vymezení působnosti SNA vůči ŠA v oblasti předarchicní péče. Obecnější formulace ArchZ umožňuje určit příslušnost každého státního archivu k různým původcům z hlediska předarchivní péče podle dohody zúčastněných archivů, Odboru archívníctva a registratúr MV a popř. i původce  přihlíží se k organizaci práce, návaznosti na předchůdce původce, přání původce aj. V případě problémů dává ArchZ možnost rozhodnutí Ministerstvu vnitra. Velkou roli přitom zaujímá Ústredná komisia predarchívnej starostlivosti při Ministerstvu vnitra, která pravidelně řeší kromě otázek kompetencí i připomínkování spisových norem (např. celostátního dosahu), které na rozdíl od ČR slovenské archivy schvalují. Slovenský zákon zná subjekty/původce „státní“ a „veřejné“ a „právnické osoby celostátního charakteru“, které spadají do kompetence SNA.
c)	Skartace a přejímky. Celkovou tendencí SNA je snaha, aby původci s detašovanými apod. pracovišti skartovali centrálně a to i v případech, kdy tato pracoviště mají regionální charakter. To lze realizovat jedině díky široce vymezené funkci a odborným schopnostem „správce registratury“, jehož úkoly jsou teoreticky podobné činnostem správních archivářů v ČR (tento institut slovenský zákon nepoužívá) – řídí spisovou službu u svého subjektu, připravuje a koordinuje spisový plán (každý musí mít), koordinuje přípravy skartačního řízení i u poboček apod.).  Také tvorba soupisů předávaných dokumentů, mnohdy velmi kvalitních, jsou mezi povinnostmi správce registratury. Na jejich kvalitu jsou kladeny vysoké nároky, předložené ukázky se blížily inventárním soupisům. V praxi je však často nutná konzultační pomoc ze strany pracovníků SNA. Kde je riziko zničení archiválií, přejímka probíhá i se soupisy méně kvalitními. V řadě případů zůstávají archiválie ve spisovně („registratúrne stredisko“) dlouhou dobu, neboť  je to i praktické (nahlédací agenda) – zabrání se však tomu, aby dokumentům byly pouze prodlužovány nekontrolovaně skartační lhůty bez jejich prohlášení za archiválii. Hlavním důvodem je snaha archivů vyřešit povinnost podle ArchZ ihned zpřístupňovat převzaté dokumenty (30ti letá ochranná lhůta neexistuje).
d)	Otázka vymezení fondů. U existujících původců, od nichž jsou přejímány archiválie se vymezení fondů řeší individuálně. Slovenští archiváři proklamují snahu nečlenit na dva fondy soubor agendově totožných archiválií, i když došlo ke změně původce (např. v r. 1993 vznikem samostatné SR) – příkladem je fond Ministerstva zdravotnictví (od federalizace v r. 1969 dodnes = jeden fond). 
e)	Organizace práce oddělení predarchívnej starostlivosti. Období, které oddělení ohospodařuje, začíná rokem 1969 a zahrnuje všechny veřejné původce celostátního charakteru včetně hospodářských (státní podniky a akciové společnosti), spolky a politické strany (včetně fondů ÚV KSS). Zatím žádný z pracovníků se nevěnuje elektronickým dokumentům. Filmové materiály přejímají bez zvláštních opatření či ošetření.
f)	Zkušenosti se státní kontrolou. SNA státní kontrolu neprovádí, jen průzkumy. Pokuty mohou archivy pouze navrhovat, rozhoduje o nich Ministerstvo vnitra (SNA dosud nepoužil).
g)	Archivy mimo státní. Narozdíl od ČR se dále používá pojem „archiv zvláštního významu“, stejně jako v ČR zaniklý pojem „podnikový archiv“, avšak zřízení archivu není vázáno na složitou akreditaci a tak si ho může zřídit každý.

Ostatní archivy

28.6.2006
1)	Štátny archív Nitra so sídlom Ivánka pri Nitre. Jedná se o účelovou rekonstrukci zchátralé stavby z počátku 20. století (býv. kurie) s dostavbou jednoho křídla a depozitářů v architektonicky totožném pojetí. Po prohlídce objektu (zajímavá zmínka o existenci celostátní komise pro ukládání velkých formátů) následovala diskuse zejména o problematice předarchivní péče a také o zpracování archiválií. S ohledem na nízký stav zaměstnanců, masivní nahlédací agendu a několikeré stěhování se nedařilo archiválie, zejména z období do r. 1918, zpracovávat. Situace je komplikovaná tím, že se jedná většinou o nečleněné chronologicko-numerické řady (slúžnovské úrady). Jde o problémy obdobné všem slovenským archivům. V diskusi byl zajímavým pohled paní ředitelky na tuto problematiku odlišný od údajně většinového – v zásadě nečleněné řady věcně nemanipulovat, ale vyčlenit věcně jen nesporné homogenní části (např. personálie) a zbytek zpracovat bez přemanipulování.

28.6.2006
2)	Štátny archív v Levoči, pobočka Poprad. Archiv se nachází v několika historických domech na náměstí. Prostory jsou velmi citlivě upraveny a umožňují i rozvoj přednáškových či výstavních aktivit: v dohodě se školami (dle jejich učebních osnov) archiv připravuje malé tématické výstavky, kde pak probíhá alternativní výuka. Konzultována byla problematika předarchivní péče, zejména spolupráce se SNA, zvýrazněná na příkladu archiválií Vagónky Tatra v Popradě. Dokumentům, provenienčně patřícím SNA („celostátní“ původce) hrozilo zničení, ŠA tedy provedl jejich výběr i převzetí včetně nakrabicování, načež je odevzdal SNA.

29.6.2006
3)	Štátny okresný archív Levoča. Archiv sídlí na náměstí ve dvou historických objektech. Po podrobné prohlídce budov s důrazem na nově rekonstruovaný objekt s badatelnami (jedné pro studium archiválií, jedné pro mikrofilmy a knihovnu) bylo kontultováno vedení spisu o fondu, evidence původců v předarchivní péči a především problematika digitalizace archiválií – jednak pro projekt Monasterium (do kterého je zapojeno SR i ČR); probíhá také digitalizace deskových negativů. Pro velké formáty a polohování snímaného materiálu používá SOkA stůl s přísavným zařízením vlastní konstrukce.

Zhodnocení a přínos cesty

Nedostatky a problémy: nevyskytly se.
Přínos cesty: Velmi užitečná byla výměna názorů a metodických postřehů. Současní původci jsou svými názvy i činností téměř stejní s ČR, neexistuje jazyková a terminologická bariera. To dává do budoucna možnost uvažovat o srovnávání spisových norem, popř. metodiky předarchivní péče u obdobných institucí: obdobné či totožné agendy nabízí srovnání skartačních znaků a lhůt, doplnění předtím na jedné straně nepostřehnutých agend (samozřejmě s vědomím původců). V archivech mimo SNA byly významné jejich zkušenosti s provozem rekonstruovaných objektů, vymezení působnosti v oblasti předarchivní péče a role Odboru archivníctva a registratúr MV při něm.