Zpráva ze zahraniční cesty

Místo: Varšava (Polsko)

Termín: 9. – 14. 10. 2005

Doprava: vlak
	Odjezd: 9. 10. 11.00 hod.	Praha – hl. n.
		  9. 10. 20.07 hod. 	Varšava – Centralna

	Příjezd: 14. 10. 12.00 hod.	Varšava – Centralna
		  14. 10. 20.48 hod.	Praha – hl. n.

Zprávu vypracoval: Bohumír Brom, 5. oddělení NA

Přílohy:
1/ Zákon o polském národním archivním dědictví a archivech (původní text z roku 1983 ve znění pozdějších předpisů),
2/ Aktuální seznam hlavních předpisů polského archivnictví,
3/ Příkaz GŘ polských státních archivů (vč. metodické směrnice) o provádění kontrolní činnosti,
4/ Instrukce ministerstva kultury Polska o výběru archiválií, jejich klasifikaci a přejímání do polských státních archivů (vč. typového spisového a skartačního plánu – wykazu akt),
5/ Uživatelská příručka databáze „Nadzór“ (verze 1.3), která je v polských státních archivech využívána pro předarchivní péči u příslušných původců.

Ředitelka NA:

Účelem cesty bylo:
1/ Seznámit se na půdě partnerské a z hlediska kompetencí vůči NA srovnatelné instituce (Archiwum Akt Nowych – dále jen AAN) se současnou praxí předarchivní péče v Polsku, a to zejména co se týče
-     legislativy o spisové a archivní službě,
-	metodiky a praxe provádění předarchivní péče u ústředních orgánů veřejné správy + dalších veřejnoprávních institucí s celostátní působností (výběr a přejímání archiválií, fungování spisoven, popř. správních archivů a archivů zmíněných subjektů),
-	delimitace předarchivní péče mezi polskými státními archivy směrem k jednotlivým původcům, resp. aktuální okruh původců AAN,
-	kontrolní činnost a správní řízení ze strany polských státních archivů.
2/ Jako doplňkový program jsem plánoval některé konzultace z hlediska možnosti budoucího bádání v AAN (popř. v jiných archivech), setkání na půdě vedení Spolku polských archivářů (Stowarzyscenie Archiwistów Polskich), jednání o možnosti akvizice, popř. výměny chybějících publikací pro knihovnu NA aj.

Popis výsledků cesty:

Ad 1/  Na začátku mého týdenního pobytu v Archiwum Akt Nowych jsem byl seznámen s organizací a fungováním polského archivnictví (viz dále i Přílohy č. 1 a 2).
	Polský „Národní archiv“ ve Varšavě je v podstatě tvořen třemi institucemi:
-	Archiwum Glówne Akt Dawnych spravuje archiválie vzniklé do roku 1918,
-	Archiwum Akt Nowych spravuje archiválie vytvořené po roce 1918 institucemi ústředními a s celostátní působností, vč. dalších vybraných původců,
-	Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (dále jen ADM) pečuje o archivní dokumenty foto-, fono- a filmové povahy, vzniklé cca od počátku 20. století.
V krajích (województwa) pak působí 30 státních archivů, vč. jejich poboček a
expozitur.
	Dále v Polsku existuje kategorie samostatných archivů, které nepodléhají GŘ polských státních archivů, ale vedení vlastních „resortů“: archivy ministerstev zahraničních věcí, vnitra, Ústřední vojenský archiv, archivy Poslanecké sněmovny, Senátu, kanceláře prezidenta republiky a též archiv „Institutu Pamieci Narodowej“.
	Naproti tomu tzv. „archiwa z powierzonym zasobem“ podléhají pravomoci GŘ polských státních archivů, jde především o instituce typu vysokých škol a vybraných organizací z oblasti vědy a kultury.
	Ve všech polských státních institucích působí tzv. „archiwa zakladowe“, které jsou objektem klasické předarchivní péče ze strany AAN, ADM či archivů jednotlivých vojvodství.
	Kromě výše uvedeného funguje přirozeně v Polsku i řada dalších státních, samosprávných i soukromoprávních subjektů, které ve spolupráci s příslušnými archivními orgány pečují o archivní dokumenty (viz poslední nejaktuálnější údaje: Archiwa w Polsce. Informator adresowy, Varšava 2004). Polské archivnictví je tradičně velmi aktivní též v otázkách výzkumu polonik a ve spolupráci s řadou polských institucí v zahraničí (viz aktuální obraz z poslední doby: Krochmal, Anna: Polskie instytucje za granica. Przewodnik po zbiorach archiwalnych, Varšava 2004).  
	GŘ polských státních archivů (Naczelny Dyrektór Archiwów Paňstwowych) má několik poradních orgánů – z hlediska problematiky předarchivní péče je to zejména „Centralna Komisja Metodyczna“.
 Shodou okolností její členka, zastupující v Komisi AAN, pí. Mgr. Eugenia Szymczuk (současně vedoucí 3. oddělení AAN a zástupkyně ředitelky AAN) byla velmi laskava a věnovala mi hodně svého času nejen při exkurzi po AAN, ale rovněž mi přiblížila současné polské archivnictví a  práci jednotlivých oddělení archivu a v neposlední řadě mi zprostředkovala i řadu dalších osobních setkání i cenných kontaktů.
  
Organizace samotného AAN je tvořena 5-ti odděleními:
-	Oddzial I (Opracowania zasobu) se věnuje zpřístupňovacím pracem,
-	Oddzial II (Ksztaltowania narastajacego zasobu archiwalnego) vykonává v podstatě klasickou předarchivní péči, konkrétně mj. připomínkování a schvalování norem původců, provádění výběru archiválií, vydávání skartačních povolení, metodickou činnost v oblasti spisové služby a výběru archiválií i rozsahem značnou činnost kontrolní (podle polského archivního zákona musí být mj. každá státní instituce v Polsku 1 x za 3 roky podrobena některému z typů kontroly), nově (konkrétně od roku 2004) spolupracuje toto oddělení též s novou polskou archivní institucí „Archiwum Paňstwowe Dokumentacji Osobowej i Placowej“,
-	Oddzial III  (Ewidencji i przechowywania zasobu) zajišťuje mj. kromě evidence archiválií v AAN popuparizaci práce archivu vůči veřejnosti, koordinuje provádění výzkumné činnosti, zabývá se informační podporou (zejména tvorbou a plněním příslušných databází), spravuje „archivní registraturu“ AAN apod.,
-	Oddzial IV (Informacji naukowej, udostepniania zasobu i reprografii) je zaměřen na problematiku využívání archiválií v AAN (provoz badatelen, knihovny, mezinárodní výměna, reprografie, scanování i mikrofilmování, problematiku rešerší),
-	Oddzial V (Archiwów spolecznych) se zabývá oblastí výzkumu polonik a specifickou oblastí polského „odboje“, komunikací s polskými institucemi v zahraničí, podílí se mj. i na vydavatelské činnosti AAN. 

Co se týče provádění samotné předarchivní péče v AAN získal jsem řadu cenných informací, včetně příslušných materiálů, od pracovníků 2. oddělení Mgr. Doroty Stemplewskej a Mgr. Roberta Gebickiego, kteří se mi rovněž (kromě již zmíněné pí. Szymczuk) věnovali po celou dobu mého pobytu. Z hlediska předarchivní péče u státních institucí je podstatný mj. i fakt, že každá z těchto institucí musí nejpozději do 25-ti let od vzniku svých archiválií odevzdat tyto do příslušného státního archivu. Pracovníci 2. oddělení věnují hodně času již zmíněné kontrolní činnosti (o její metodice i provádění rovněž viz dokument v Příloze č. 3). Neméně inspirativní je v Polsku, a to pro původce z oblasti veřejné správy, existence „univerzálního“ typového spisového a skartačního plánu, který de facto tvoří přílohu příslušné směrnice ministerstva kultury (viz Příloha č. 4). Na vysvětlenou: v Polsku v praxi předarchivní péče místo českého skartačního znaku „V“ používají „BE“, znak „A“ je používán shodně a dále znaky „B“ s příslušnou skartační lhůtou, popř. „Bc“ jsou adekvátní českým „S“, resp. „S po ztrátě provozní potřeby“.
Oddělení předarchivní péče (2.) i 3. oddělení AAN shodně využívají „předarchivní“ databázi „Nadzór“ (viz Příloha č. 5), která může být nejen pro kolegy v NA, ale i pro další české archivní instituce velmi inspirativní.

V závěru své týdenní stáže jsem byl rovněž přijat ředitelkou AAN,  pí. Jolantou Louchin. 

 Ad 2/ Z dalších archivů jsem kromě pracovišť AAN navštívil i Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (má stejné sídlo jako AAN) a rovněž i nový „Archiwum Paňstwowe Dokumentacji Osobowej a Placowej“ v Milanówke u Varšavy, jenž na základě zákona č. 171/2002, kterým byl novelizován původní archivní zákon, spravuje osobní a pracovně právní dokumentaci zaměstnanců, po ukončení činnosti subjektů, v nichž pracovali (pro sektor veřejný bezplatně, pro sektor soukromý za úplatu).  
	Navštívil jsem i sídlo Společnosti polských archivářů (jednání s viceprezidentem Dr. Zbigniewem Pustulou) a získal mj. pro knihovnu NA některé chybějící časopisy polské provenience.

Přínos cesty (včetně dalších návrhů):
-	získané texty a materiály, především z oblasti polské archivní legislativy a metodiky předarchivní péče,
-	navázal jsem řadu nových osobních i pracovních kontaktů,
-	vedení i pracovníci AAN projevili velký zájem o rozvoj budoucí spolupráce s NA, zejména  v oblasti pořádání společných výstav archivních dokumentů či vydavatelské činnosti.

Závěrem chci velmi poděkovat polským kolegům, a to zejména:
-	Dr. Wladyslawu Stepniakovi (zástupce GŘ polských státních archivů) za zprostředkování stáže,
-	Ředitelce AAN, její zástupkyni pí. Szymczuk i jmenovaným pracovníkům 2. oddělení AAN za přátelské přijetí a velkou kolegiální péči.