ZPRÁVA ZE SLUŽEBNÍ CESTY DO TERSTU

Účel cesty

Účast na kurzu IIAS Autumn Archival School 2010, pořádané IIAS (International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor).
Účast na konferenci 20th International Archival Day, pořádané IIAS.

Termín

10. 10. – 17. 10. 2010 

Účastník cesty

David Hubený, 3. oddělení

Zprávu předkládá

David Hubený

Datum vyhotovení

1. 11. 2010 

Ředitelka Národního archivu

PhDr. Eva Drašarová, CSc.

a) Část všeobecná:
Časový průběh zahraniční cesty

9. 10.
17:16 – odjezd vlakem z Prahy

10. 10.
0:14 – 1:34 – přestup v Salzburgu
6:33 – 6:55 – přestup v Udine
8:28 – příjezd do Terstu
15:00 – ubytování v Adriatico Guesthouse

11. 10.
9:00 – 18:00 – účast na 20th International Archival Day

12. 10.
9:00 – 18:00 – účast na 20th International Archival Day

13. 10.
9:00 – 17:30 – účast na kurzu IIAS Autumn Archival School 2010 

14. 10.
9:00 – 18:00 – účast na kurzu IIAS Autumn Archival School 2010

15. 10.
9:00 – 13:00 – účast na kurzu IIAS Autumn Archival School 2010
15:30 – 17:30 – návštěva Státního archivu Terst, shlédnutí výstavy k 20. výročí periodika Atlanti a předání účastnických diplomů

16. 10.
9:00 – 18:00 – exkurze do restaurátorských dílen ve Vila Manin a návštěva archivu uršulek v Udine

17. 10. 
	18:20 – odjezd z Terstu
	19:46 – 23:07 – přestup v Udine

18. 10.
	4:09 – 4:39 – přestup v Salzburgu
	11:40 – příjezd do Prahy

b) Část odborná
Ve dnech 11. a 12. října proběhla v Terstu konference 20th International Archival Day pořádaná IIAS. Místem konání byl NH Hoteles – Trieste. Tematický rámec konference se týkal právního ošetření archivnictví v jednotlivých zemích a též problematiky archivních webů. Výstupy přednášejících byly redukovány do krátkých powerpointových prezentací, jelikož nezkrácené verze příspěvků již vyšly ve sborníku Atlanti Vol. 10 (2010), který obdržel každý účastník kurzu.  
	
Po skončení konference se účastníci kurzu zúčastnili IIAS Autumn Archival School 2010 převážně zaměřené na problematiku e-governmentu. Výuka probíhala v prostorách Mezinárodního centra pro teoretickou fyziku Abduse Salama (ICTP), které se nachází v prostorách Adriatico Guesthouse, v němž bydleli frekventanti kurzu.
Ve středu 13. října pohovořila na úvod kurzu Mariella Guericio (Universita degli Studi di Urbino) o některých obtížích e-governmentu z teoretického i praktického hlediska. Z jejího referátu lze uvést postřeh, že bez výuky e-record managmentu, tj. správy elektronických dat, nelze mít fungující e-government. Např. v USA a Itálii už fungují mnohé úřady elektronicky, ale je problém tyto údaje předávat z fungujících sítí do digitálních archivů. V Itálii nad to existuje problém s kvalitou softwaru k e-governmentu, neboť nikdo se o něj dosud nezajímal po kvalitativní stránce. V Kanadě např. chybí učitelé a studenti e-governmentu. Investuje se tam zásadně do techniky a opomíjí se koncepční činnost. 	
Na základě těchto a dalších případů vyvodila závěr, že pokud digitální systémy nemají jasná pravidla (autenticita, jednotná forma), tak se po čase informace ztratí (nelze obnovit, přečíst, ztratí se v množství dalších údajů, pokud chybí jasná evidence).
Za další lektorčin závěr, totiž, že politici vytvářejí větší hrozby pro fungující e-government než kdokoliv jiný, by se nemusel stydět ani sir Humphrey, neboť představa některých italských státních činitelů o tom, že by se státní archivy daly nahradit soukromými firmami, je zjevně chybná. Soukromé firmy by se totiž téměř jistě nestaraly o kvalitu úředních záznamů a jejich bezpečnost by se stala iluzorní. Po nějaké době by mohla nastat faktická ztráta informací. Z toho nutně vyplývá nutnost postupného převádění starších elektronických dat do státních archivů a státní kontrola bezpečnosti uložení a dodržování standardů soukromých digitálních úložišť. Je jasné, že archiváři by tak museli kontrolovat nejen normální spisovou službu, ale i tu elektronickou. Konstatovala, že do elektronického registraturního systému by se měly rovněž převádět e-maily.
Jako zajímavost uvedla, že Světová banka plánuje finančně pomoci rozvojovým zemím se vznikem e-governmentu jako prevencí korupce. Tato idea však může fungovat jen tehdy, když budou elektronické informace dohledatelné a bezpečně uložené.
Přednáška Michaila Larina z Ruské archivní správy se omezila na představení některých ruských archivářských webů, či digitálních archivů a výstav (např. www.rusarchives.ru, www.archives.ru a www.comintern-online.com). 
Barbara Bertini, ředitelka Státního archivu v Miláně hovořila na téma bezpečnosti archiválií a archivních budov v nejobecnějším smyslu, např. studentům vštěpovala zásadu, aby nekouřili v depotech (sic!).
Na závěr dne držel akademickou přednášku Michael Cook z Univerzity v Liverpoolu o svobodě informací.
Ve čtvrtek 14. října zahájil proslovem Carlo Vivoli ze Státního archivu v Pistoia. Seznámil posluchače kurzu s italským archivním systémem, který je výsledkem reforem z roku 2009. Dále podal stručný výčet prací na síti digitálních archivů a digitalizaci fondů, k nimž se vytvářejí sjednocené karty se základními informacemi o technickém řešení digitalizace (formát naskenování atp.).
Charles Kecksemeti, bývalý aktivní člen IIAS, informoval o doporučení Rady Evropy jednotlivým vládám, aby sjednotily svoji archivní legislativu. RE chápe archivy jako veřejné instituce paměti. Jestliže zákony o svobodě informací umožňují nahlédnout pouze do jednotlivých dokumentů fungujících úřadů, tak archivy skýtají možnost systematického výzkumu. Jeho apel, aby archiváři radili vládám a tyto se řídily jejich doporučením, působil úsměvným dojmem. 
K postoji RE k archivům dodal několik bodů:
1)	vstup do archivu a výzkum je právo každého, ať vlastního občana či cizince.
2)	Restrikce přístupu k dokumentům jen v případě státní bezpečnosti, osobních dat a obchodního tajemství. Veškeré restrikce však musejí být časově omezené, pro všechny stejné a musejí vyplývat ze zákona.
3)	Musí být jasné, kdo povoluje přístup k tajným dokumentům. Ve Spojeném království a USA platí zásada, že jednou zpřístupněný dokument je navždy přístupný.
4)	Odmítnutí zpřístupnění musí být podáno písemně, aby se dotyčný mohl odvolat k soudu.
5)	Všechny archivní pomůcky musí být přístupné badatelům a studium v archivu musí být bezplatné.
6)	Soukromé archivy by měly být stejně přístupné jako státní.
Kecksemeti mimo jiné kritizoval i praxi archivů, které chtějí znát téma studia a pokud se příslušný výzkumný záměr nelíbí či badatelé chtějí irelevantní fondy k deklarovanému výzkumu, tak instituce nic nepředloží. Žádný konkrétní stát nebo archiv však výslovně neuvedl.
Marie-Claude Delmas z francouzského národního archivu zopakovala a rozvedla svoji přednášku z 20th International Archival Day o francouzské archivní legislativě. Z její přednášky lze výběrově uvést tyto údaje: K novým zákonům jsou prováděcí vyhlášky vytvářeny s několika měsíčním odstupem, aby se praxí zjistila veškerá možná úskalí a následně byly tyto problémy v dotyčné vyhlášce ošetřeny. Na tvorbě e-governmentu ve Francii překvapivě pracuje ministerstvo financí v úzké spolupráci se státními archivy. Tamější firmy mohou mít vlastní meziarchivy, ale musejí být akreditované státními úřady. Kopie archiválii jsou ve státních archivech poskytovány zdarma a existují-li v digitální podobě, mohu být žadateli zaslány e-mailem. Jako největší problém se nyní jeví zneužívání archivních fondů pro obchodní účely. Transparentnost některých úřadů a obcí vedla totiž k tomu, že mnohé osoby ztratily svoje soukromí.
Robert Nahuet z kanadského Národního archivu a knihovny mluvil o přejímkách elektronických dat od státních úřadů a zejména selekci záznamů a likvidaci nepotřebných dat. Cvičně i prakticky už dokázali od některých institucí stáhnout jejich informace. Zásadním problémem, který nyní v Kanadě řeší, je to, kdy budou předávány e-záznamy do archivu a jak to bude s příslušnou technikou, neboť úřady používají různé systémy a shodná jsou pouze metadata. 
Jozef Hanus ze slovenského ministerstva vnitra hovořil o ochraně archiválií, přičemž Národní archiv v Praze vyzdvihl co do kvality skladování dokumentů. NA podle jeho názoru v tomto hledisku patří k evropské a světové špičce. Zbytek vystoupení se týkal otázky hromadného odkyselování papíru. Na závěr předvedl zajímavou technickou výpomoc při vystavování starých tisků. Zatímco pod sklem byla umístěna originální kniha otevřená na jedné straně, tak u vedlejšího monitoru bylo možno listovat její digitální kopií.
Antonio Monteduro z Central European Initiative vedl s frekventanty editaci IIAS dictionary of modern archival technology. Celý projekt však obsahuje zásadní defekt, kterým je nárazovost celé práce. Tvorba slovníku potřebuje stálou a kontinuální práci. Během 90 minut, ve kterých se problému studenti věnovali, nelze dosáhnout kvalitní a dobře rozvržené podoby hesla.
Luciana Duranti z Univerzity Britské Kolumbie pohovořila přes Skype na téma digitalizace a e-governmentu. Doporučila úzkou spolupráci s původcem již od samého počátku a stálý převod dat do archivů. Důrazně varovala před odevzdáním veškerých elektronických dat do archivu. Těsná spolupráce s původcem má umožnit, aby se do digitálních archivů dostaly jen významné záznamy. Ostatní může být ponecháno původci nebo zlikvidováno. Zmínila, že nutné je zajištění záznamů vůči pozdějším manipulacím. Její naděje, že se archiváři v důsledku digitalizace stanou význačnějšími osobami, se uskuteční jen tehdy, pokud se archivář transformuje v IT-specialistu.
Závěrečný den kurzu, pátek 15. října, zahájil Miroslav Novak z Oblastního archivu v Mariboru a předestřel megalomanskou vizi integrovaných archivních systémů (Janusů, Bachů, Archivářů atd.) a snadného převodu s jednoho systému a jazyka do druhého. Z toho vyplynula nutnost jednotného popisného systému tak jednoduchého, aby vše pochopil i podprůměrně nadaný badatel aniž by kontaktoval experty, tj. profesionální archiváře. 
Za tutéž instituci vystoupila Zdenka Semlic-Rajh. Přihlásila se k myšlenkám svého kolegy a dodala, že návody na vytváření pomůcek musí být natolik univerzální, aby přežily změny elektronických systémů. Dále pohovořila o archivní praxi ve Slovinsku. V závěru zmínila, že tamější archivy převzaly databázi Geografického ústavu k místním jménům, tudíž nemusí řešit problematiku složité tvorby místního rejstříku pro každý jednotlivý fond. K úvaze dávám, zda Slovinci nezvolili jednodušší cestu, tj. převzetí již existující báze od státního orgánu, než vytváření nových autorit.
Slovinští archiváři používají systém SCOPE, který ukazuje i příslušnou lokaci archivní jednotky. Do tohoto systému mají přístup i z internetu a mohou v něm fulltextově vyhledávat skrze veškeré fondy zanesené do SCOPE. Přes tyto záznamy se lze proklikat až do knihoven s literaturou na danou problematiku, dále na digitální mapy a Wikipedii Kromě toho je tento systém propojen mezi všemi archivy a archivář si může dokonce prohlížet i rozpracovanou pomůcku svého kolegy z jiného archivu. Výsledky hledání lze zkopírovat do přehledné tabulky Excel. Je samozřejmé, že existuje systém určitých práv, např. mohu prohlížet, ale nedokáži upravovat záznamy někoho jiného. 
Jovan Popović, bývalý ředitel jugoslávských archivů, představil archivní legislativu balkánských zemí. 
Ilana Budowski promluvila na téma soukromých archivů a jejich přebírky do státních archivů. Nejvíce času hovořila o údajných etických potížích v případě, kdy se přejme osobní fond významné zemřelé osoby, která si přála, aby její pozůstalost byla zcela zpřístupněna veřejnosti, a tato přitom obsahuje např. milostné dopisy ještě žijících individuí.
Odpoledne následovalo předání účastnických diplomů ve Státním archivu v Terstu. Budova terstského archivu pochází ze 60. let 20. století a byla údajně designována přímo pro archivní využití. Její architektura je však poměrně nešťastná, neboť na stejné chodbě se nacházejí jak soukromé kanceláře archivářů, tak i badatelna. (V této volně přístupné chodbě se povalovalo množství volně ležících dokumentů z 19. století. Možnost jejich zcizení byla velmi vysoká.) Při této příležitosti jsem získal několik publikací, které byly studentům nabídnuty k rozebrání a které jsem následně předal naší knihovně.
V sobotu proběhla exkurze do restaurátorských dílen a archivu udinských jeptišek. V druhé destinaci mě zaujalo, s jakým klidem naše průvodkyně připnula ocelovou svorku k pergamenu z 12. století, který následně složila do tvaru, v němž je zřejmě skladován již od doby svého vzniku. 

Závěr:
 Přínosů této cesty bylo několik: procvičení cizích jazyků (angličtiny, němčiny, češtiny, ruštiny a slovinštiny) a prohloubení některých praktických poznatků z oboru. Z nich bych vyzdvihl tyto:
1) Čeští archiváři a historici se rozhodně nemusejí obávat vystupovat v zahraničí – jazyková výbava ostatních kolegů je tristní a leckdy se na konferenci omezili jen na předčítání anglických powerpointových prezentací (či lépe řečeno grafických exhibicí), pokud si je vůbec připravili. Jinak nebylo výjimkou, že ačkoliv jednací řeči byly pouze angličtina, italština a slovinština, tak referující hovořil svým rodným jazykem (např. německy, srbsky, rusky, francouzsky) a o to, zda je zajištěn překlad, se nestaral. 
2) Většina archivářů poznává svůj svět skrze své fondy a je velmi překvapena, že v ostatních zemích existují podobné soubory. Tato omezenost rozhledu prozrazuje, že většina archivářů se věnuje pouze přerovnávání svých archiválií a nezabývá se jejich výzkumem a praktickým využitím.

Do praxe Národního archivu i českého archivnictví by se v zásadě mohly zanést některé postupy slovinských kolegů. Jedná se zejména o jednotnou databázi zeměpisných pojmů, kterou převzali od Geografického institutu. Díky ní se nezdržují vytvářením nových záznamů v místním rejstříku pro každý jednotlivý fond. V případě, že by existovala elektronická obdoba Historického lexikonu obcí či jiné obdobné práce, bylo by její převedení do databáze velmi jednoduché. Navíc by to urychlilo tvorbu mnoha archivních pomůcek. 
Rovněž propojenost všech slovinských archivů při nahlížení do elektronických inventářů je vynikající myšlenka. Možnost nahlížet do rozpracovaných pomůcek by však mohla nebo měla být řešena možností zpracovatele povolit či odmítnout zpřístupnění svého nehotového díla. Jako mimořádně zajímavá a přínosná myšlenka mi připadá idea fulltextového procházení všech digitálních pomůcek tamních státních archivů. Předkladatel zprávy si klade otázku, pesimisticky hledě k dosavadním „prezentacím“ systému Archivář, zda tento systém rovněž dosáhne výše uvedených kvalit a možností. 
Přímo revolučně by pak zapůsobilo víkendové zpřístupnění badatelen (naopak by se mohl jejich provoz v týdnu omezit na dva až tři dny). Slovinci s tím mají velmi dobré zkušenosti.