Zpráva ze služební cesty do Polska – Varšava

Účel cesty: Předarchivní péče, zpracování a popis archiválií, mezinárodní archivní standardy a jejich využití, problematika přejímání, výběru, využívání a uchovávání elektronických dokumentů.

Termín cesty: 5. 10. 2009 – 9. 10. 2009
Účastníci cesty: PhDr. Tomáš Kalina; Ing. Miroslav Kunt; Mgr. Martin Šisler
Národní archiv

Zprávu podává: 
            PhDr. Tomáš Kalina, Ing. Miroslav Kunt, Mgr. Martin Šisler, Národní archiv

Datum vyhotovení:  1. 2. 2010
Podpis ředitelky archivu:

Organizační údaje o služební cestě
Odjezd z Prahy: dne 5. 10. 2009 v 8.09 hod. vlakem
Příjezd do Varšavy: dne 5. 10. 2009 v 16.45 hod.
Odjezd z Varšavy: dne 9. 10. 2009 v 9.25 hod. vlakem
Příjezd do Prahy: dne 9. 10. 2009 v 17.54 hod.
Ubytování v inspekčním pokoji Archiwum Akt Nowych
Vyúčtování cesty provedeno v NA v předepsané lhůtě po návratu.
Průběh pobytu: Konzultace na pracovištích Narodowe Archiwum Cyfrowe (NAC), Archiwum Akt Nowych (AAN), Archiwum Główne Akt Dawnych (AGAD).

Průběh a výsledky jednání
Narodowe Archiwum Cyfrowe (dále NAC)

Datum návštěvy: čtvrtek 6. 10. 2009
Jednáno s: Krzysztof Pątek, ředitel centra reprografie a digitalizace
-	prohlídka servrovny a digitalizačního pracoviště
-	elektronické dokumenty: představení polského řešení
-	problematika našeho NDA (prezentace)
-	prezentace NAC
-	prezentace systému Zosia

Úvod

Národní digitální archiv (Narodowe Archiwum Cyfrowe, NAC) vznikl 8. března 2008 transformací z býv. Archiwum Dokumentacji Mechanicznej (ADM, založen r. 1955). NAC se zaměřuje na správu digitalizovaných reprodukcí archiválií, zejména audioviziálních dokumentů, fotografií a filmů. V současné době je zde uloženo 14 milionů fotografií, 2 tisíce filmů a 30 tisíc zvukových záznamů. Kromě toho NAC řídí a koordinuje masovou digitalizaci tradičních archivních materiálů. K hlavním úkolům pak patří tvorba systémů, které umožňují přístup k archivním materiálům přes webové stránky. NAC vytvořil integrovaný archivní informační systém ZoSIA, který spravuje informace o fondech více než 90ti státních archivů (přes 264 km dokumentů) a v současné době vytváří informační systém Sedan, který bude řídit digitalizaci ve státních archivech. NAC je jednou z nemnoha státních institucí v Polsku, která používá Open Source. Na Open Source je založen systém ZoSIA a Sedan, ale též první program Open Source zřízený státní správou ImagiNAC.

Digitalizace

	Digitalizační pracoviště je obsluhováno třemi zaměstnanci. Po technické stránce je vybaveno mikrofilmovými skenery Zeutschel OM1400, knižním skenerem book2net a pro výstup digitálních dat na mikrofilm Zeutschel ArchiveWriter OP 500. Pro uchovávání bezpečnostních reprodukcí dokumentů je používán mikrofilm (délky až 300 m), avšak technologie umožňuje jednak digitalizaci z mikrofilmů rychlostí 100 snímků za minutu, jednak převod digitalizovaných obrázků na mikrofilm. Na webovém portálu je v současnosti k dispozici 150 tisíc fotografií on-line. Celková produkce digitalizace jsou 3 miliony skenů ročně. Pro bezpečnostní mikrofilmy ze všech archivů se buduje centrální depozitář, který bude spravovat NAC a který zajistí pro ostatní archivy i jejich digitalizaci. Fotografie jsou snímány v rozlišení 500-600 dpi a ukládány v nekomprimovaném TIFF. Originály fotografií se nově ukládají v nekyselých obalech a jednotlivé fotografie pak ve folii Mouolinex.

Integrovaný archivní informační systém ZoSIA

Integrovaný archivní informační systém ZoSIA nahrazuje dřívější obligatorní aplikace SEZAM a IZA a doplňuje je na kvalitativně vyšší úroveň. Všechna data SEZAM se do ZoSIA importují. Každý archiv má svoji část databáze, která je fakticky jen jedna. Celá technologie je postavena na architektuře klient-server a Open Source: databázový stroj PostGre, operační systém Linux, kancelářský balík Open Office. ZoSIA je tak největší implementací Open Source v polské veřejné správě. Jako programovacího jazyku je využíván Python, C++ a C.
Systém má zajistit nejen evidenci, zpracování a podporu digitalizaci, ale i zastřešit problematiku výběru archiválií. Práce na systému začaly v roce 2007, v srpnu 2008 již proběhla první implementace a v listopadu 2009 byla na webu zpřístupněna testovací verze. Systém testují státní archivy v Poznani, Lublinu a Krasniku i Polské národní muzeum, postupně budou připojeny i archiwum zakladowe. Systém je prozatím neveřejný a po zveřejnění nebudou některá data zpřístupněna. Vyhledávání v ZoSIA (v současnosti 1 milion záznamů) se děje prostřednictvím fulltextu, obdobně jako u Google.
Polsko využívá národní verzi EAD a každá databáze s tímto standardem musí být kompatibilní, implementaci EAC teprve připravují, avšak popis původců není řešen jako samostatná vrstva – fond má pouze jednoho původce, ostatní jsou zmiňovány pouze v textu. Údaje o archivu odpovídají standardu ISDIAH. Co se týče klasifikace fondů, používají se tři úrovně popisu – A1, A2, A3. Analogové inventáře se prozatím nebudou do systému přepisovat, převádět se do něj budou pouze ty, které jsou v elektronické podobě. Za zmínku též stojí, že archivy zvláštního významu (parlament, obrana) systém nepoužívají, neboť nejsou pod hlavičkou NDAP (Naczelna Dyrekcja Archiwow Panstwowych – polská archivní správa, která spadá pod ministerstvo kultury a vykonává dohled nad státními archivy).
Některé zajímavé poznatky ze ZoSIA:
-	Identifikace fondu je charakterizována: číslo archivu/číslo fondu/podfond.
-	Založení databáze daného fondu je umožněno redaktorovi (jedna konkrétní osoba).
-	Dostupnost se vyznačuje u konkrétní jednotky popisu.
-	Je možné zapsat objekty (=části) v jednotce, např. fotografie ve spisu.
-	Série a podsérie se využívají dle organizace (např. série = odbor, podsérie = oddělení).

Retrokonverze archivních pomůcek je rozpačitá, protože pomůcek je hodně a jde o složitý problém. Proto se využívají pouze jejich skeny.

Archiwum Akt Nowych (dále AAN),

Datum návštěvy: čtvrtek 6. 10. 2009

Jednáno s: Mgr. Eugenia Szymczuk, vedoucí III. oddělení AAN, Mgr. Adam Grzegorz Dąbrowski,pracovník III. oddělení AAN, Małgorzata Michalska-Ewiak, vedoucí II. oddělení AAN, Maciej Maniowski, pracovník II. oddělení AAN

-	diskuse o popisu archiválií
-	řešení předarchivní péče
-	prohlídka badatelny a sonda do archivních pomůcek

Archiwum Akt Nowych vznikl v roce 1919, tehdy pod názvem Archiwum Wojskowe. Současný název nese od roku 1930. AAN spravuje 42 bkm archiválií, přičemž v hlavní budově (ul. Hankiewicza 1) je uloženo 35 km a zbytek je v Milanówku (Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku). Zatímco na hlavní budově jsou úložné prostory již téměř vyčerpány v Milanówku mají ještě rezervy. V šesti patrech depotů je uloženo cca 2300 fondů, teplota v depotech je 16 stupňů celsia. AAN má v péči fondy od  roku 1918 (týká se to především fondů veřejných institucí), ale např. ve fondech politických stran (materiály z 19. stol.) a v osobních fondech jsou archiválie staršího data. Nejstarší listina zde uložená pochází z roku 1493 (v osobním fondu). 99% fondů je inventarizováno elektronicky. Evidence fondů a pomůcky nejsou na webových stránkách AAN, ale na stránkách NDAP.

Pro evidenci a popis archiválií jsou využívány:
SEZAM – evidence, lokace (ta se v AAN nevyužívá); program je povinný pro všechny státní archivy, ostatní ho mohou využívat dobrovolně
KITA – technická a kartografická dokumentace
IZA – program pro popis archiválií, nová verze zahrnuje i KITA.
SCRINIUM – program archiv AGAD (viz dále) pro popis listin a pečetí

Předarchivní péče

Jednání probíhala na II. a III. oddělení AAN (Oddzial II, Kształtowania narastającego zasobu, Oddzial III, Ewidencji i przechowywania zasobu). Tato dvě oddělení zajišťují z našeho pohledu kompletní předarchivní péči u svých původců. AAN má na starosti 240 původců, přičemž II. oddělení disponuje šesti specializovanými archiváři a III. oddělení deseti (včetně vedoucích oddělení). 
Z našeho pohledu se jako zajímavá jeví lhůta 25 let pro povinné předání dokumentů/archiválií po 25ti letech od jejich vzniku podle §10 vyhlášky Ministerstva kultury č. 1375 z roku 2002. Tato lhůta je však spíše teoretická, v praxi se příliš nedodržuje. Důvodem je snaha získat dokumenty od původce připravené vcelku, např. dokumenty celého oddělení; některé dokumenty se přejímají i dříve. Spolupráce s původci je založena na konzultacích.
Na základě nařízení naczelnego dyrektora č. 8 z roku 2000, o provádění kontrol má AAN (příp. archiv vojvodský) povinnost vykonávat u všech veřejných institucí kontrolu nejméně jednou za tři roky, přičemž některé instituce se kontrolují dokonce častěji. Pokud nastane v instituci nějaká změna, musí být archivu nahlášena. Předmětem kontroly je především vyřazování dokumentů. Co se týče norem, ty připomínkuje II. oddělení. Členění dle vzorového spisového plánu se používá, ale není povinné: zejména dochází k výpustkům agend, které daný původce nemá, nebo k doplněním. Všechny hlavní skupiny plánu se používají.

Skartační řízení

Partnerem AAN na straně původce při skartačním řízení i při přejímce je archiwum zakladove, který je obdobou našeho správního archivu nebo centrální spisovny. Nejedná se o meziarchiv. Jako příklad lze uvést archiwum zakladowe Státní pokladny, kde pracují 4 zaměstnanci. V případě, že původce má pouze dokumenty charakteru „S“, disponuje pouze institutem „skladnica akt“. V připravovaném novém zákoně se terminologie změní, bude hovořeno pouze o „archivu“ a „historickém archivu“. Archiwum zakladowe připraví skartační návrh (wniosek), který zašle na II. oddělení AAN a ti zváží, zda navržené materiály mohou být vyřazeny. Ředitel AAN vydá tzv. decyzja na brakowanie a zgodu na brakowanie, což je obdoba našeho souhlasu ke zničení.

Přejímka
 
Přejímka je, co se organizačního zajištění týče, zcela oddělena od vlastního skartačního řízení. Původce nejprve připraví materiály k předání, pracovník II. oddělení AAN následně prověří, zda je přejímka dobře připravena (je mj. vyžadováno, aby byly použity správné kartony). Pokud není, tak archiv odmítne materiály převzít. Pracovník II. oddělení poté vypracuje posudek (Notalka informacyjna w sprawie przekazania materialów archiwalnych do AAN), který zašle  III. oddělení. Toto oddělení poté dohodne fyzickou přejímku s původcem, přičemž zajistí technické náležitosti včetně zaručení kompletnosti přejímky. Protokol o přejímce podepisuje ředitel AAN (děje se tak tedy na vyšší úrovni než u nás). Součástí protokolu je předávací seznam.
Ministerstva používají dlouhé lhůty, takže nepředávají tak často jako v ČR. Vše probíhá následovně: ministerstvo zašle návrh, archiv vydá souhlas ke zničení, ale vybrané materiály zůstávají dále na ministerstvu. Platí však, že musí být do archivu předány do 25 let od vzniku dokumentu. Přejímky neprobíhají pravidelně, ani každoročně, záleží na aktivitě a finančních možnostech konkrétního ministerstva. Specializované archivy, jako je např. kancelář prezidenta nebo parlament předávají s výjimkou vojenského archivu materiály do AAN 50 let po vzniku dokumentu. V Archiwa z powierzonym zasobem zůstávají archiválie trvale (např. vysoké školy, kulturní a vědecké instituce). Ani v jedněch z těchto archivů nevykonává AAN kontrolu. Soukromé podniky mohou podle svého uvážení dávat materiály do archivu v Milanówku, tato služba je však zpoplatněna. 
Elektronické dokumenty, fotografie, filmy apod. se předávají do NAC. Přestože jsou tyto archiválie uloženy odděleně od „papírových materiálů“, jsou vždy součástí týchž fondů na základě provenience.

Archiwum Główne Akt Dawnych (dále AGAD)

Datum návštěvy: čtvrtek 6. 10. 2009
Jednáno s: Dr. Hubert Wajs, ředitel
-	diskuse o popisu archiválií
-	prohlídka archivu
-	tvorba archivních pomůcek, fondy z Vídně

Archiwum Główne Akt Dawnych existuje v současné podobě od roku 1918, jeho počátky však sahají hluboko do minulosti. Budova, ve které archiv sídlil po čas druhé světové války byla nacisty zapálena a 6/7 archiválií bylo tak nenávratně zničeno. Jestliže měl archiv před válkou 70 km archiválií, tak po válce mu zůstalo pouhých 7 km. Ty jsou nyní uloženy ve dvou křídlech budovy a jsou součástí více 400 fondů. Nejstarší listina pochází z poloviny 12. století.

Archiv spolupracoval s firmou IDEA (Israel), která vytvořila informační systém pro památník Yad Washem.  Výsledkem spolupráce byl software pro popis map a také export do standardu EAD. Ze 400 fondů archivu je ¼ elektronicky zpracovaná.
Identifikátory tvoří dle Kongresové knihovny z označení archivu, čísla fondu atd. ISAAR(CPF) ani EAC nepoužívají.
Archivní pomůcky vytvářejí v programu založeném na databázi MS Acces IZA. Z něho je možné exportovat data v XML, které se následně transformuje na EAD pomocí německého programu Midosa XML lokalizovaného do polštiny. Popis původců atd. (úvody k archivním pomůckám) přidávají do EAD ručně.
Sbírka pergamenových listin je pro období do konce 14. století celá popsána v elektronické podobě a v EAD – viz též www.polska.pl. Pro zobrazení image používají flash technologii NASK.

Dalším bodem diskuse byla úvaha o celkovém propojení fondů všech archivů z důvodů snazšího vyhledávání. Dr. Wajs konstatoval, že technicky je to možné např. přes systém ZoSIA, ale v praxi se to neplánuje a fondy tak zůstanou z hlediska hledání izolované.
Diskutovalo se též o problematice určování zaniklých vesnic. Tyto vesnice se dělí na tři základní skupiny:1) zaniklá vesnice, o které existují doklady a ví se tedy kde se nalézala, 2) vesnice, u níž se její bývalá lokace přibližně tuší a 3) vesnice, jejíž bývalá poloha je zcela neznámá. Geografická jména se určují podle „Atlas hystoriczny Polske“, dále je využíván číselník poštovních směrovacích čísel. Určitý problém nastává v případě malých měst a vesnic v bývalé polské části Ukrajiny, neboť jejich názvy se v průběhu 20. století několikrát měnily. V tomto případě je používán ukrajinský „kopiář“ („metrika“).

Zhodnocení a přínos cesty

Nedostatky a problémy: nevyskytly se.

Přínos cesty/závěr: Prvním účelem návštěvy bylo zjištění praxe v administrativě předarchivní péče. V této oblasti je polské řešení méně pružné než naše, ale klade těžiště přípravy celé přejímky důsledně na původce, což v ČR není vždy bohužel možné. Inspirativní je nepochybně lhůta pro povinné předávání archiválií 25 let, jejíž obdoba je uplatňována také v řadě dalších evropských zemí. V případě elektronizace archivnictví bylo zajímavé diskutovat názory na oblast standardizace a prezentaci systému ZoSIA, který je ve své komplexnosti velmi podobný také nově zavedenému chorvatskému sytému Arhinet. I na polském případě se jednoznačně potvrdila nezbytnost propojení archivů on-line. Pro účely národního digitálního archivu bylo podnětné vidět zejména technologické řešení napájení serverů (náhradní zdroje). 
Vedle fotografické dokumentace jsou k dispozici i prezentace systému ZoSIA, archivu NAC. Rovněž jsme obdrželi polský překlad knihovny tagů EAD.