Zpráva ze služební cesty na Slovensko

Místo: 
Bratislava, Slovenský národný archív, Archív Pamiatkového úradu Slovenskej republiky

Termín cesty:
6. – 8. 10. 2009

Účel cesty: 
Zjištění a komparace stavu spisové služby a uložení dokumentů a archiválií u Pamiatkového úradu Slovenskej republiky v souvislosti s rekonstrukcí spisové služby a reorganizací spisoven Národního památkového ústavu. Porovnání zkušeností a organizace předarchivní péče v souvislosti s elektronizací spisové služby.

Účastníci cesty: 
Mgr. Karolína Šimůnková  (Národní archiv), PhDr. Eva Skalická  (Národní památkový úřad)

Zprávu podává:
Mgr. Karolína Šimůnková

Datum vyhotovení:
27. 11. 2009

Podpis ředitelky archivu:

Průběh cesty:
    Cestu jsme dr. Skalickou (hlavním metodikem spisové služby) z Národního památkového ústavu nastoupily dne 6. 10. 2009, první den jsme prakticky celý strávily na cestě, do Bratislavy jsme dorazily ve 14.00 hodin, následně jsme se přesunuly do Slovenského národního archivu, kde jsme měly zajištěné ubytování. Druhý den 7. 10. jsme měly zajištěn celodenní program v Památkovém úřadu Slovenské republiky. Poslední den 8. 10. jsem už samostatně navštívila pracoviště předarchivní péče Slovenského národního archivu. V odpoledních hodinách jsem pak nastoupila zpáteční cestu.

6. 10. 2009
V podvečer došlo k neplánovanému setkání s předsedkyní Společnosti slovenských archivářů PhDr. Zuzanou Kollárovou, PhD., která se i s kolegyní z archivu v Popradu vracela z maďarských archivních dnů a využila možnosti ubytování ve Slovenském národním archivu. Diskuse, která se mezi námi vzápětí rozvinula se rychle stočila k aktuálním problémům archivnictví, tj. k elektronickým dokumentům a jejich následnému uložení ve veřejných archivech. Slovenské archivy zřejmě zásadně nepracují na technických problémech spojených s uložením tohoto typu dokumentů, stejně tak není na Slovensku legislativně ošetřen jak po technické tak po právní stránce status tohoto typu dokumentů, v této oblasti je aktivita zatím jen na úrovni slovenského ministerstva vnitra. Další blok diskuse se týkal výběru archiválií a obecné metodiky, např. jak uchovávat dokumenty se zásadním významem pro jednotlivé občany, jejichž trvalá hodnota z archivního hlediska je přinejmenším sporná a jakým způsobem zpřístupňovat archiválie s osobními údaji. Kolegyně ze Slovenska zastávaly spíše konzervativní přístup „nezveřejňovat“ a to ani dokumenty s údaji již nežijících osob. Vysvětlila jsem jim naší legislativní úpravu (§37 a § 38 archivního zákona a souvztažnosti se zákonem o ochraně osobních údajů a definicemi v něm uvedené). Překvapením pro kolegyně byla v naší legislativě uvedená 30letá ochranná lhůta při zpřístupňování (s výjimkami samozřejmě), slovenská legislativa toto ustanovení již nemá, je tedy mnohem otevřenější než česká úprava. 

7. 10. 2009
Celý den jsme věnovali návštěvě Slovenského památkového úřadu. Návštěvu jsme započaly v Krajském památkovém úřadu v Bratislavě (Bratislava, Leškova 17), kde nám Mgr. Martina Orosová archivářka Slovenského památkového úřadu vysvětlila organizaci příjmu dokumentů, ukázala nám evidenci na úrovni podacího deníku, následně jsme navštívili spisovnu tohoto územního pracoviště. Podací deníky jednotlivých územních pracovišt jsou zatím oddělené, Slovenský památkový úřad se snaží získat finanční prostředky na nový systém spisové služby. Stávající systém je zatím dostačující. Územní pracoviště v Bratislavě má uloženo relativně malé množství dokumentů, většinu dokumentů do roku 2002 stáhl Archiv Památkového úřadu. Stav uložení dokumentů na jednotlivých územních pracovištích není ovšem stejný, některá pracoviště mají uloženo větší množství. dokumentů. Následně jsme se přesunuly s Mgr. Martinou Orosovou a PhDr. Vierou Plávkovou (vedoucí archivu Slovenského památkového úřadu) přímo do Archivu Památkového úřadu 

Slovenské republiky, který je veřejným specializovaným archivem pro oblast ochrany památkového fondu na Slovensku. Tento archiv organizačně podléhá Ministerstvu kultury SR, odborný dozor vykonává Ministerstvo vnitra SR. Byl zřízen v roce 1992, od 1. dubna 2002 pod názvem „Archív Pamiatkového úradu SR. V rámci  Památkového úřadu SR tvoří archiv samostatný odbor podřízený náměstkovi. Archiv shromažďuje, eviduje, uchovává, ochraňuje a odborně zpracovává, zpřístupňuje archiválie pro vědecké a další účely. V archivu jsou uloženy projekty, výzkumné zprávy, restaurátorské zprávy, zaměření, plány, historické i současné mapy, fotografie, negativy, diapozitivy, filmy, videozáznamy, plakáty, pohlednice,osobní pozůstalosti. Seznamy fondů a část inventářů je zveřejněna na webových stránkách Památkového úřadu ( www.pamiatky.sk ). Archiv uvažuje v dohledné době digitalizovat fotografie ve svých sbírkách a s ochranným logem je umístit na webové stránky. Archiv Památkové úřadu kromě digitalizace fotografií hledá prostředky též na digitalizaci centrální kartotéky. Ve spolupráci s Vojenským historickým muzeem v Budapešti Archiv Památkového úřadu získal a pro své potřeby využívá kopie (na CD) staršího vojenského mapového plánování (1. 2. a 3.), jehož originály jsou uloženy v Rakousku. Archiv Památkového úřadu postupně i vytvořil pro své potřeby barevné tištěné kopie tohoto vojenského plánování. Elektronická podoba téhož je zálohovaná. Archiv pracuje i na propojení informací o archiváliích v jednotlivých sbírkách dle lokalit. Fotografie a další archiválie jsou uloženy v depozitářích archivu, uložení je kvalitativně (organizačně, věcné členění, chronologické řady, popisy, evidence, obaly, technické vybavení) na nesrovnatelně vyšší úrovni ve srovnání s mnoha decentralizovanými spisovnami Ústředního pracoviště českého Národního památkového úřadu. Úložiště Archivu Památkového úřadu SR je centralizované. Archiv se snažil stáhnout z územních pracovišť většinu materiálů do roku 2002 . Organizace spisové služby a uložení dokumentů v Archivu se kvalitativně velmi zlepšila poté, co Památkový úřad SR, kterému zůstaly rozhodovací kompetence a správní řízení v oblasti památkové péče 1 , byl nucen pro účely soudních sporů  vyhledávat spisy a rozhodnutí. Výkon státní správy v Památkovém úřadu ovšem posílil na úkol vědecké činnosti. Archiv vykonává směrem k Památkovému úřadu předarchivní péči a dohled nad spisovou službou. Postavení archiváře při výkonu těchto činností je viditelně velmi respektované. Celkově lze konstatovat, že výkon Archivu je na vysoké odborné úrovni a uloženým archiváliím se při zpracovávání dostává nepochybně lepší péče, než jakou by mohl zajistit jiný státní archiv, protože v tomto specializovaném archivu se snoubí odbornost archivní s odborností památkové ochrany. Archivářky Archivu Památkového úřadu se aktivně zajímaly o digitalizaci, zaujaly je standardy elektronických formátů uvedené v naší archivní legislativě i Národní standard pro elektronickou spisovou službu. Při návštěvě Archivu Památkového úřadu jsem dostala darem publikace, které byly předány k zaevidování knihovně Národního archivu (Gojdič, Ivan, Devín -slovanské hradisko.  Národná kultúrna pamiatka. Bratislava: Pamiatkový ústav, 2000. – 47 s., Banská Štiavnica. Svetové kultúrne dedičstvo Zost. V. Dvořáková, Š. Tóthová. Pamiatkový ústav Bratislava 1995, 71 s., CÓNOVÁ, I.: Levočský zlatník Ján Siláši. Pamiatkový úrad SR Bratislava 2004, 63 s., Sprievodca po archíve památkového úradu Slovenskej republiky, Pamiatkový úrad Slovenskej republiky Bratislava 2007, 111 s., Vitráže na Slovensku, Pamiatkový úrad Slovenskej republiky a Vydavateĺstvo Slovart s.r.o. Bratislava 2006, 359 s.)

___________________________________________________________________________
1.	Narozdíl od českého Národního památkového ústavu, který provádí vědeckou-odbornou činnost, ale výkon státní správy v oblasti památkové péče je rozdělen mezi památkové odbory územně samosprávných celků a Ministerstvo kultury ČR. 

Výsledkem návštěvy v Archivu Památkového úřadu SR mělo být především seznámení hlavní metodičky spisové služby českého Národního památkového úřadu s organizací, členěním a uspořádáním, uložením jednotlivých památkových agend Památkového úřadu SR a komparativním postupem přenesení „přenosuschopných“ postupů na český Národní památkový ústav, který by nepochybně vzhledem k identickým materiálům měl a mohl do budoucna některé postupy upravit a uvažovat o akreditovaném archivu, zatím však vnést do současného stavu stejnou evidenční a organizační přehlednost.

8. 10. 2009
Dopoledne jsem již samostatně navštívila oddělení předarchivní péče Slovenského národního archivu, konkrétně Mgr. Marii Šánikovou, s kterou jsme se navzájem informovaly o stavu legislativních úprav v oblasti předarchivní péče na Slovensku a v Ćeské republice a o legislativní úpravě povinností v oblasti spisové služby a elektronických dokumentů.  Oddělení předarchivní péče Slovenského národního archivu vede a ukládá samostatně kmenové spisy o původci, které zahrnují od spisových norem, přes korespondenci, výběr archiválií veškeré informace k danému původci. Spisy jsou vedeny v klasické papírové podobě. Oddělení předarchivní péče Slovenského národního archivu zatím vyčkává jaké postupy a procesy u elektronických dokumentů a spisové služby budou nastaveny archivní správou Ministerstva vnitra, kde je proces zatím v počáteční fázy. Odpoledne jsem odcestovala domů.

27.10.2009                                                                                         Mgr. Karolína Šimůnková