Zpráva ze služební cesty

Účel cesty: Účast na konferencích „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“ a „ 3. evropská konference o EAD, EAC a METS“ v Berlíně, Spolková republika Německo

Termín: 23. – 25. 4. 2007

Účastníci: Jiří Bernas, PhDr. Karel Koucký, Národní archiv

Zprávu podává: 

Jiří Bernas, PhDr. Karel Koucký, Národní archiv

Datum vyhotovení: 17. 5. 2005

Podpis ředitelky archivu: 

Organizační údaje o služební cestě

Odjezd z Prahy: V pondělí 23. 4. 2007 v 8:16 hodin vlakem. 
Příjezd do Berlína: Téhož dne ve 13:12 hodin. 
Odjezd z Berlína: Ve středu 25. 4. 2007 v 16:46 hodin vlakem. 
Příjezd do Prahy: Téhož dne ve 21:34 hodin. 
Ubytování: Ferienwohnung STERN, Eylauer Str. 25, 10965 Berlin 
Vyúčtování cesty: Provedeno v Národním archivu po návratu v předepsané lhůtě. 
Průběh pobytu: Obě konference proběhly v budově Umweltfora Berlin, Pufendorfstrasse 11. 

1. Konference „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“, Berlin 24. 4. 2007

Na pořádání tohoto setkání se společnými silami podílely německý Bundesarchiv a předsednictvo nadace  „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“. Smyslem konference byla především výměna zkušeností mezi zástupci národních archivů Polska, Ruska, Ukrajiny, Běloruska a České republiky a zástupci příslušných partnerských organizací Nadace. 
Partnerské organizace shromáždily v průběhu odškodňování za nucené a otrocké práce a jiná bezpráví rozsáhlou dokumentaci, často historické hodnoty, která bude nyní předmětem systematického posuzování a předávání do fondů národních archivů. Současná výchozí situace tohoto procesu se však liší podle země původu. V některých případech je možné očekávat transfer archiválií již v dohledné době, jiné organizace hodlají využít nashromážděné dokumenty ještě k dalším účelům (např. v rámci různých sociálních programů), takže předání do archivu pro ně není v tuto chvíli stále aktuální. Pro partnerské organizace Jewish Claims Conference (JCC) a International Organization for Migration (IOM), působících v celosvětovém měřítku, přitom neexistuje žádná archivní instituce, která by mohla automaticky přijmout nabízené materiály. 
Přestože nakládání s předanými dokumenty je podle předchozích ujednání výhradní záležitostí každého národního archivu, existuje zde veřejný zájem, především z okruhu mezinárodní vědecké obce, na dalším osudu těchto materiálů. V popředí tohoto zájmu nalezneme problematiku výběru relevantní části z dokumentace určené k archivování a otázku badatelského přístupu k vybraným archiváliím. 
Konference byla zahájena v 9:00 hod., úvodního slova se ujal dr. Hans-Dieter Kreikamp z německého Bundesarchivu, který přivítal všechny účastníky setkání. S pozdravem vystoupil  i president Bundesarchivu prof. Hartmut Weber. Pak již následoval hlavní program. Pánové Günter Staathoff a Jens Schley ze spolkové nadace „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“ připomněli a zopakovali hlavní motivy existence nadace a očekávaný přínos ze zpracování rozsáhlých fondů dokumentů, které vznikly v průběhu procesu odškodňování. Po tomto vystoupení byl dán prostor zástupcům partnerských organizací a národních archivů, aby podali zprávy o aktuální situaci ve svých zemích. Organizátoři obeslali již před konáním konference všechny účastníky se seznamem obecných dotazů, ze kterých nyní referenti vycházeli ve svých prezentovaných příspěvcích. 

Seznam dotazů:
1.	Jaké fondy existují v současné době u partnerských organizací a v jakém rozsahu? (Data shromážděná projektem „Paměť, odpovědnost, budoucnost“ nebo také jiné, srovnatelné fondy?)
2.	Jedná se přitom v zásadě o originály, kopie nebo o elektronická data?
3.	Budou části těchto dokumentů (v daném případě jaké?) ještě přechodně používány partnerskou organizací k dalším účelům a v případě, že ano, pak jak dlouho a k jakým účelům?
4.	Kdy se předpokládá předání části dokumentů nebo jejich celku do veřejného archivu (resp. do příslušného archivu), resp. existují v tomto smyslu již nějaké dohody mezi archivy a partnerskou organizací? 
5.	Existuje u vás v době možného přechodného využívání fondu partnerskou organizací archivní přístup, např. pro vědecký výzkum? Jaké jsou tu možnosti nebo omezení (např. ochrany údajů)? 
6.	Jakou archivaci (nebo zničení) dokumentů plánuje současný (národní) archiv, jaké využití těchto dokumentů? Jakým způsobem a v jakých časových horizontech se budou dokumenty zpřístupňovat pro bádání? Mají se tyto dokumenty zpřístupnit v originále nebo elektronicky? Jaké zde existují právní omezení při jejich využívání?
7.	Doplnění/další poznámky/zvláštnosti

Společným jmenovatelem všech příspěvků bylo vyjádření obecného pochopení historické hodnoty dokumentů vzniklých z činnosti partnerských organizací a z toho vyplývající zájem na vědeckém využití všech relevantních informací. Zástupci jednotlivých institucí seznámili účastníky setkání se současnou situací v jednání o předání dokumentů a s plánovanými kroky v krátkodobém horizontu. Z příspěvků i následné hodnotné diskuze lze vysledovat, že tento proces do jisté míry závisí na stupni vyspělosti archivnictví, ekonomické a vnitropolitické situaci každé země, stejně jako na komunikaci a přístupu zúčastněních stran. Svou roli sehrávají i odlišné legislativní normy, v souladu s kterými je nutné postupovat. S tímto problémem se nejvíce potýkají organizace působící v celosvětovém měřítku, ty také provádí v tomto směru rozsáhlé průzkumy (JCC). Významným kvalitativním prvkem, se kterým se setkáváme bez ohledu na zemi původu nebo druh instituce, je masová digitalizace dokumentů a počátky poskytování a výměny těchto dat. 
Pracovníci českého Národního archivu odpověděli v písemné podobě na otázky týkající se problematiky předání dokumentů z činnosti české Kanceláře pro oběti nacismu a plánů na jejich zpřístupňování. Po vzájemné konzultaci byly tyto teze včleněny do referátu zástupců české partnerské organizace. 
Na prezentaci zpráv o stavu činnosti navázala po krátké přestávce diskusní část, ve které proběhla živá výměna názorů a dosavadních zkušeností v oblasti plánování strategií archivace a využívání dokumentů získaných v průběhu odškodňování. 
Konference byla zakončena vyčerpávajícím shrnutím současného stavu z úst pánů Güntera Staathoffa a dr. Hanse-Dietra Kreikampa, kteří zároveň vyjádřili přání, aby se všechny prezentované příspěvky po nutné úpravě a doplnění otiskly v připravované publikaci (diskutována byla její forma – tištěná/elektronická). 

Účast na této konferenci hodnotíme jako ve všech směrech přínosnou, kromě základního přehledu o obdobných aktivitách a problémech s přejímáním a zpřístupňováním dokumentů shromážděných během odškodňování v sousedních zemích jsme měli rovněž příležitost navázat užší kontakt s českou Kanceláří pro oběti nacismu. Pod dojmem velké pozornosti věnované této problematice v ostatních zemích, s čímž korespondují prezentované propracované strategie přejímání a využívání archiválií, jsme se se zástupci Kanceláře shodli na tom, že je nyní nejvyšší čas se danou záležitostí adekvátně zabývat. 

2. „3. evropská konference o EAD, EAC a METS“, Berlín 24. – 25. 4. 2007

Využívání mezinárodních standardů EAD (Encoded Archival Description), EAC (Encoded Archival Kontext) a METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) vytváří nezbytný předpoklad k výměně metadat a dalších informací vážících se ke zpřístupnění digitalizovaných anebo čistě digitálních archivních materiálů pro obecné vyhledávací portály. Jelikož využívání internetu jako nástroje k přístupu k archivním fondům představuje pro velkou část archivů v současné době zásadní téma, rozhodli se organizátoři věnovat setkání právě výše zmíněným mezinárodním standardům, jejich obecné charakteristice, výměně zkušeností s jejich využíváním a diskuzi o nejrůznějších aspektech nasazení těchto norem. 
Na pořádání konference se spolupodílely německý Bundesarchiv, Úřad pověřence spolkové vlády pro kulturu a média, Německá společnost věd a Andrew W. Mellon Foundation. Pracovníci NA se zúčastnili jednání prvního a části druhého konferenčního dne (24. – 25. 4.). 
Konferenci zahájil ve 13:00 hod. ředitel Spolkového archivu Hartmut Weber. Přivítal účastníky konference a přednesl krátký referát na téma pozice současných archivů v digitálním světě a dopadu využívání internetu pro přístup k archivním fondům. Prof. Weber zároveň vyzvedl význam koncepční digitalizace archivních dokumentů a aktivní využívání archivních digitálních pomůcek, které společně umožňují sdílet historické informace širokému okruhu zájemců. V internetu pak spatřuje médium budoucnosti. 
První jednací den (úterní odpoledne) byl věnován standardu EAD. Úvodní referát patřil předsedkyni Pracovní skupiny pro EAD Kris Kiesling z amerického Minneapolis. Paní Kieslingová vystoupila s příspěvkem o vývoji a implementaci archivního standardu EAD na amerických univerzitách, v knihovnách a archivech. EAD je normou pro popis fondu. Vznik tohoto standardu je spojen s aktivitami minnesotské státní univerzity. Na finančním zajištění projektu se v úvodní fázi podílelo uskupení RLG (Research Libraries Group). V průběhu 90. let 20. století lze sledovat jistý vývoj v utváření zájmových skupin, které se tvorbou standardu EAD zabývaly. Zpočátku zde figurovalo sdružení několika amerických knihoven, univerzit a IT pracovišť, potom bylo možné pozorovat proces centralizace, kdy hlavní slovo postupně přebírala jedna instituce a konečně poslední formou je konsorcium předních amerických organizací. 
Příspěvek paní Blaire Sibille z Národní knihovny v Paříži s názvem „Příklad pro Evropu: EAD ve francouzských archivech“ se zaměřil na prezentaci konkrétních francouzských on-line projektů, ve kterých byl standard EAD použit. Zmíněn byl např. webový portál „Archiv Kanada – Francie“ (http://demo.ajlsm.com/sdx-221/acf/home.shtm), v němž je dostupných cca 1.118.000 digitalizovaných archiválií k francouzsko – kanadským dějinám (např. dokumenty k námořní dopravě apod.), dalším projektem je „BORA – archiv fotografií“, zpřístupňující fotografie z negativů, „Státní fond Napoleon“, zaměřující se na prameny k 1. císařství, „ETANOT“, který se zabývá notářskými prameny od 15. stol. do současnosti (v tomto případě byl společně s EAD využit i druhý standard EAC). S webovou aplikací IREL je možné procházet rozsáhlou databázi pramenů k námořním dějinám Francie (http://caom.archivesnationales.culture.gouv.fr/sdx/ulysse/index). Práci s historickými matrikami si lze vyzkoušet v rámci projektu „Provinciální archiv Puy-de-Dôme“. Hlavní katalog rukopisů Národní knihovny je on-line přístupný v projektu CGM (Catalogue général des manuscripts). Paní Sibille ve svém projevu dále vyjádřila obecný zájem na tom, aby byl v budoucnu standard EAD přítomný ve všech francouzských archivních software. Zároveň ale zdůraznila, že tato norma není samospasitelná a je nanejvýš vhodné, aby se při zpracování a zpřístupňování elektronických dokumentů využívaly i další podobné nástroje (EAC, METS atd.). 
Další přednášející Michael Fox ze St. Paul se zabýval situací, kdy je v současné době k dispozici celá řada navzájem si podobných, ovšem zároveň i v řadě jednotlivostí odlišných strukturálních standardů, které se používají napříč různými zeměmi. Státy s vyspělým archivnictvím jako USA, Austrálie nebo Velká Británie používají vlastní popisné systémy, které se nekryjí. Pan Fox zde prezentoval Standard Mezinárodní archivní rady ISAD (G), jenž má za úkol sjednotit národní standardy a má být základem pro průnik existujících systémů. Úspěšná implementace standardů ISAD(G) a EAD je dle názoru přednášejícího základním předpokladem pro to, co bychom jednou chtěli nazývat virtuálním archivem. Účastníci konference poté obdrželi tabulku s elementy ISAD (G) a EAD (viz příloha). 
Hubert Wajs, ředitel archivu starých akt (Archiwum Akt Dawnych) ve Varšavě, se ve svém vystoupení věnoval problematice vícejazyčných archivních pomůcek v prostředí polských státních archivů. Zvláštnosti dějinného vývoje Polska, kdy zde v různých dobách vznikaly písemné prameny v různých jazycích, mají zásadní vliv na tvorbu archivních pomůcek a zacházení s digitálními dokumenty obecně. Vyhledávání v digitalizovaných pramenech je proto spojeno s celou řadou problémů. 
Petra Rauschenbachová ze Spolkového archivu v Koblenci přednesla příspěvek o využití EAD při transformaci starších archivních pomůcek. Spolkový archiv přijal strategii využití EAD v roce 2003. Na jeho základě vznikly tři projekty. Kompetenční centrum pro retrodigitalizaci u Spolkového archivu se zabývá transformací starých papírových kartoték. Karty jsou skenovány a následně i přepisovány. Poté je vše předáno datovému centru, kde se doplní další metadata korespondující s EAD, EAC a METS. Jako komunikační nástroj byl vybrán systém MIDOSA XML. Dalšími projekty jsou on-line inventář BASYS a on-line inventář Mimosa XML. Podrobnější informace o projektech lze nalézt na stránkách www.bundesarchiv.de . 
Paní Amanda Hill z univerzity v anglickém Manchesteru představila na konferenci webový portál „Hub“. Jedná se o souborový katalog archivních pomůcek shromažďující informace z více jak 140 britských univerzit o fondech rozličného charakteru z období od středověku až po současnost. Prostřednictvím tohoto portálu návštěvník získá představu, v jaké lokalitě se hledaný soubor dokumentů nachází, není odtud ovšem možné dotyčné prameny prohlížet. Z technického hlediska se jedná o řešení postavené na Open Source produktech. Vývoj projektu probíhal značně dlouho a byl zatížen celou řadou problémů (neustálý vývoj standardů, nestejný zájem zúčastněných stran apod.). 
Příspěvkem paní Amandy Hill byl zakončen první jednací den (v 17:30 hod.). 
Druhý den (25. 4.) byly na programu standardy EAC (dopoledne, od 9:00 hod) a METS (odpoledne, od 13:00 hod). Jednání zahájil svým příspěvkem o postupném vývoji mezinárodního standardu EAC pan Daniel Pitti z Virginské univerzity v Charlottesville, USA. Na rozdíl od standardu EAD je EAC zaměřen na popis subjektů (původců) a jejich vazeb k archivnímu souboru nebo k jakékoliv jeho části. Počátky práce na této normě spadají do konce 90. let 20. století. V současné době je k dispozici oficiální standard EAC (schválen v 2004), který je testován v reálném provozu v archivech ve Velké Británii, Francii a Švédsku. Do budoucna se plánují drobné úpravy tohoto standardu, neboť z ověřování jeho funkčnosti vyplývají určité nedostatky (především jsou vznášeny námitky proti jeho složitosti). 
Zástupce Saského státního archivu Nils Brübach přednesl referát na téma vztahu v současné době stále testované beta verzi standardu EAC a standardu ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families). Pan Brübach konstatoval, že zatímco knihovníci v Německu téměř běžně využívají standardy k vytváření rozsáhlých standardizovaných souborů dat, které navzájem propojují, u archivů není tato situace jednoznačná. Je to dáno obtížností archivního jazyka. Problémy nastávají například u míst vzniku archiválií a také místa jejich uložení, které mají mnoho podob. Žádoucí je rovněž napojení digitálních archiválií na úřad původce atd. Tento a další problémy má řešit komise Mezinárodní archivní rady pro popisné standardy, která by měla sjednotit archivní terminologii a vytvořit přehled standardů. 
Následovalo vystoupení Adriana Cunninghama, ředitele australského Národního archivu a předsedy Australského svazu archivářů. Jeho příspěvek se týkal uplatnění provenienčního principu u archiválií v digitálním prostředí. Pan Cunningham přiblížil posluchačům systém australského archivnictví v oblasti nakládání s dokumenty, které je založeno na snaze oddělit informace o obsahu dokumentu od vlastního dokumentu. Referent vyšel z definic dokumentu a provenience, jak je uvádí mezinárodní standard pro spisovou službu ISO 15489. Konstatoval, že porozumět provenienci dokumentu znamená porozumět do značné míry jeho smyslu, porozumět důvodům, proč dokument vznikl. Poté demonstroval, že provenience digitálních dokumentů je složitější, že může vznikat z mnoha zdrojů. Příkladem mohou být webové stránky. Týká se to však i klasických dokumentů. V současnosti probíhá v Austrálii velké množství administrativních reforem. Existují zde agendy, které již řešilo více než 30 různých úřadů. Jeden soubor dokumentů tak vytváří několik původců. Digitální dokumenty nejsou zpětně popisovanými pasivními objekty. Je proto třeba popisovat nezávisle dokument jako celek, jeho obsah, funkční vazby atd. Vzniká tak strukturovaná dokumentace původu dokumentů skládající se z pěti oblastí popisu – oblasti identity, oblasti deskripce, oblasti vztahů (vazeb), oblasti dalších zdrojů (např. publikace, fotografie, webové stránky apod.) a kontrolní oblasti (administrativní metadata, zde jsou např. informace o přístupu k dokumentu). Právě komunikační standardy EAD a EAC používané v archivech jsou vhodnými nástroji k popisu dokumentů v digitální podobě, přičemž byl zdůrazněno jejich vzájemné propojení a užívání. 
Pracovníci německého Bundesarchivu Anke Löbnitz a Andreas Petter představili projekt „DAOFIND“, který se zabývá elektronickým popisem archivních souborů za využití standardů EAD, EAC a METS. Projekt byl realizován za finanční podpory Mellonovy nadace v letech 2004 – 2006. Jádrem projektu bylo vytváření a testování archivních pomůcek zpřístupňovaných on-line pomocí webového rozhraní. Archivní pomůcky byly speciálně cíleny na produkty spisové služby a novodobé prameny (z 2. poloviny 20. století). Referenti podrobně popsali jak celou archivní pomůcku, tak její obsah, včetně vyjádření těchto údajů pomocí komunikačních standardů. Demonstrovány byly vzájemné vazby a propojení archivních pomůcek. Standard EAD je využíván k popisu archivních souborů, standard EAC k popisu provenience. 
S posledním referátem bloku věnovaném standardu EAC vystoupil pan Gerald Maier z Hlavního státního archivu ve Stuttgartu, jenž prezentoval projekt webového portálu BAM (Portal zu Bibliotheken, Archiven und Museen; http://www.bam-portal.de/). BAM lze chápat jako nadstavbu nad archivními a knihovními systémy, jeho smyslem je zpřístupnění fondů vybraných knihoven, archivů a muzeí. Projekt byl vyvíjen ve 3 fázích (2001 – 2007) za finančního přispění Německé vědecké společnosti. V současné době pokrývá 2 knihovní instituce, 5 archivů (mezi nimi i vybrané fondy Bundesarchivu), zhruba na 60 muzeí a 2 zvláštní organizace (např. Kalliope-Portal, http://www.kalliope-portal.de/). BAM je postaven na Open Source řešeních, jako vyhledávací nástroj je např. používán otevřený SW Lucene, který běží na serveru Apache, veškerá komunikace uvnitř systému je realizována prostřednictvím XML technologií. Jako importní formát pro transport elektronických dokumentů z archivních fondů je využíván standard EAD. Projekt BAM má z dlouhodobého hlediska velice ambiciózní plány. Měl by se stát základním kamenem německé digitální knihovny, stejně jako její evropské obdoby (pan Gerald Maier se nyní honosí pracovním zařazením – německý pověřenec pro digitalizaci evropského kulturního dědictví). 
V úvodu bloku věnovaném standardu METS přednesla svůj referát o přednostech METS v oblasti strukturování, propojování a využívání odborných metadat programová ředitelka programu RLG paní Merrilee Proffitt z amerického Mountain View. Příspěvek popisoval vznik a funkci metadatového standardu METS. Schéma METS je standardem pro kódování popisných, administrativních a strukturálních metadat vztahujících se k digitálním objektům v digitálních knihovnách a archivech. Jinak řečeno, METS popisuje tvorbu spojení mezi metadaty a digitálními soubory. METS využívá schéma XML. Standard je spravován v Network Development and MARC Standard Office Kongresové knihovny ve Washingtonu a vznikl z iniciativy Digital Library Federation. 
Poslední příspěvek, který jsme na konferenci vyslechli, patřil panu Markusi Endersovi ze Státní a univerzitní knihovny v dolnosaském Göttingen. Referent se zabýval standardem METS z pohledu problematiky dlouhodobého uchovávání digitálních dat. Metadata mají klíčový význam v procesu dlouhodobého uchovávání. Metadata poskytují detailní informaci o objektu tj. o souboru a jeho formátu, jeho tvůrci, době vzniku, využití objektu, hardwarové a softwarové platformě, na které vznikla. Popisuje rovněž dějiny objektu, odkaz na jeho předchůdce, údaje o migraci, mazání apod. S ohledem na reálnou přítomnost periodicky se vyskytujících chyb při tisku, zobrazení, migraci apod. je třeba elektronická data obohacovat co nejvíce metadaty, abychom dokázali příslušný dokument v dlouhodobém horizontu uchovat. Standard METS nám v tomto ohledu poskytuje užitečný nástroj. METS funguje jako kontejnerový formát.V göttingenské knihovně se pro výrobu metadat odpovídajících standardu METS používá SW aplikace GOOBI založená na webovém řešení (web based workflow management tool). V této knihovně rovněž na začátku května tohoto roku (7. – 8. 5. 2007) proběhne pracovní setkání zaměřené na zmiňovaný standard METS. 
Konference pokračovala referáty až do následujícího dne (viz přiložený program). 

Naši účast na 3. mezinárodní konferenci o standardech pro digitální archivy můžeme hodnotit pozitivně. Získali jsme základní představu o obsahové náplni standardů EAD, EAC a METS, jejich vývoji a významu, který přestavují pro oblast digitalizace, ukládání a zpřístupňování archiválií. Zajímavým poznatkem, jenž si s sebou přivážíme, je obecný trend pro vznik a vývoj nadstavbových elektronických systémů pro vyhledávání a zobrazování dokumentů z archivních, knihovních nebo muzejních fondů. Většina těchto systémů přitom využívá některý nebo několik ze zmiňovaných mezinárodních standardů. 

Přílohy:
1)	Program konference „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“
2)	Seznam účastníků konference „Připomínka, odpovědnost, budoucnost“
3)	Program konference „3. evropská konference o EAD, EAC a METS“ 
4)	Materiál k referátu Michaela Foxe - porovnání standardů EAD, ISAD (G) a Dublin Core 
5)	Prospekt k projektu HUB