VLÁDA ČESKÉ REPUBLIKY

USNESENÍ

VLÁDY ČESKÉ REPUBLIKY
ze dne 7. ledna 2004 č. 11

k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě

V l á d a

I. b e r e n a v ě d o m í informace obsažené v části II materiálu č. j. 1737/03;

II. u k l á d á

1. místopředsedovi vlády a ministru vnitra zpracovat ve spolupráci s ministrem informatiky projekt dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě v termínech uvedených v části II materiálu č.j. 1737/03,

2. členům vlády spolupracovat s 1. místopředsedou vlády a ministrem vnitra při shromažďování podkladů pro zadání projektu podle bodu II/1 tohoto usnesení.

Provedou: 
členové vlády

Předseda vlády 
PhDr. Vladimír Š p i d l a , v. r.

II.
Předkládací zpráva

Oblast archivnictví je zákonem č. 97/1974 Sb., o archivnictví, ve znění pozdějších předpisů, svěřena Ministerstvu vnitra. Problém dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování archiválií v digitální podobě se však týká všech resortů a celé oblasti veřejné správy. Vzhledem k průřezovému charakteru tohoto problému není možnost řešit tento úkol jako úzce resortní, a proto se předkládá k projednání ve vládě ČR.

V červenci tohoto roku byl vládou schválen návrh zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dne 11. srpna byl rozeslán poslancům jako tisk č. 428), který předpokládá uchovávání archiválií nejen v písemné podobě, ale i v podobě digitální (srv. § 1 písm. a) odst. d). Po nabytí účinnosti zákona bude Ministerstvo vnitra postaveno před úkol zabezpečit přejímání, ukládání i zpřístupňování těchto archiválií ve státních archivech.

V současné době je praxe taková, že státní archivy přejímají téměř výhradně archiválie v klasické podobě. V důsledku nasazení výpočetní techniky v mnoha oblastech života společnosti dochází ke vzniku velkého množství dokumentů v digitální podobě. Tyto dokumenty buď nelze převést na klasické nosiče (papír, filmový materiál atd.), nebo jejich převedení není z technických nebo ekonomických důvodů účelné (elektronická pošta, rozsáhlé databáze, rozsáhlé fulltextové dokumenty, matematické modely [např. digitální mapy] atd.). Uchování těchto dokumentů představuje závažný problém, mající dimenzi technickou, právní, správní, historickou i kulturní. Současnost tak staví před archivnictví nový úkol – zachovat pro budoucnost informace v podobě, jakou archivy dosud neznaly.

Problematika ukládání digitálních dokumentů se netýká pouze České republiky, ale je řešena v naprosté většině vyspělých zemí světa. Zabývají se jí vlády, výzkumné instituce, archivy, knihovny i mezinárodní organizace. Přední místo v řešení těchto problémů zaujímá například UNESCO, které vypracovalo návrh charty o uchování digitálního dědictví. Zmíněný dokument má být definitivně schválen v říjnu letošního roku. V textu se mj. konstatuje, že „Digitální evoluce byla příliš rychlá, než aby vlády a instituce vyvinuly včasné a kvalifikované uchovávací strategie. Nebezpečí pro hospodářský, sociální, intelektuální a kulturní potenciál digitálního dědictví nebylo plně pochopeno.“ Pokud nebude včas zřízena náprava, hrozí ztráta určitého množství informací ukládaných digitálně (tzv. digitální temno – digital dark age), a to se všemi z toho plynoucími právními a společenskými důsledky.

Ukládání digitálních dokumentů nabývá na významu v souvislosti se zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, protože dokumenty ověřené zaručeným elektronickým podpisem ztrácejí svoji průkaznost při přenosu na klasický nosič. Tyto dokumenty by musely být po převedení znovu podepsány klasickým podpisem. U elektronických dokumentů, které by již byly předány do archivu, by toto většinou nepřicházelo v úvahu.

Závažnost problému ukazují příklady praxe v České republice. Státní ústřední archiv v Praze byl v roce 1999 nucen převzít knihu došlé pošty Úřadu vlády ČR na osmipalcových disketách. Ta je od roku 1988 vedena pouze elektronicky. Na disketách typu, který se již nepoužívá, a v nepoužívaných formátech, jsou uloženy informace o došlé vládní a nevládní poště, tedy údaje trvalé hodnoty. Vzhledem k celkovým okolnostem převzetí a uložení zmíněných dat je však velmi nepravděpodobné, že údaje na zmíněných 78 disketách se nepodaří ani přečíst, natož dlouhodobě uchovat a zpřístupnit.
Ministerstvo vnitra proto musí vytvořit podmínky pro činnost odborného týmu, který bude tvořit základ připravovaného pracoviště zaměřeného na dlouhodobé uchovávání archiválií v digitální podobě, které vznikne při Státním ústředním archivu v Praze. Příprava pracoviště je součástí dlouhodobé koncepce rozvoje MV. Digitální archiv se bude zabývat danou problematikou, podchycovat nejdůležitější zdroje digitálních archiválií a postupně je přejímat k dlouhodobému archivnímu uchování a zpřístupnění. Teprve na základě zkušeností z provozu tohoto centrálního pracoviště by postupně mohla vznikat pracoviště regionální. V zájmu urychlení přípravných prací přidělila grantová komise MV finanční prostředky na grantový úkol RN č. 2001 2002 005 „Dlouhodobé uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě s celostátní působností.“ Výzkum byl realizován v letech 2001-2002 ve spolupráci s Fakultou elektrotechnickou Českého vysokého učení technického v Praze a Státním ústředním archivem v Praze. Cílem výzkumu bylo zmapovat současnou situaci u vybraných centrálních úřadů, získat informace o metodách řešení zmíněné problematiky v zahraničí, popsat a zhodnotit možné metody dlouhodobého ukládání archiválií v digitální podobě, navrhnout metodiku přejímání a uchovávání různých typů digitálních archiválií, načrtnout parametry plánovaného pracoviště včetně orientačního navržení personálních a technických parametrů. Závěrečná studie grantového úkolu byla obhájena 7. března 2003.

Na základě závěrů této studie došlo k dílčí modifikaci v časovém harmonogramu postupu směřujícímu k řešení problému. V roce 2004 se předpokládá zpracování podkladů pro zadání projektu dlouhodobého uchovávání digitálních archiválií. Projekt bude zpracován v letech 2005-2006. V roce 2007 se předpokládá výstavba pracoviště, které by mělo začít rutinně pracovat v roce 2008.

Předpokládá se, že podklady pro zadání projektu bude v roce 2004 zpracovávat tým 4 odborníků, složený z následujících odborností (hardwarový odborník, softwarový odborník, archivář, operátor). Předpokládané finanční náklady na přípravu a zpracování projektu lze rozdělit na:

a) mzdové prostředky pro zmíněné čtyři odborníky v ročním objemu:
roční mzdové prostředky – tarify			1 024 928,- Kč
zákonné odvody (37% z objemu mezd)		   416 250,- Kč
celkem							1 441 178,- Kč
b) přepokládané náklady na zpracování projektu
přibližně						5 000 000,- Kč
	
Materiálové výdaje předpokládané na zpracování projektu budou kryty v rámci programového financování Státního ústředního archivu na léta 2005 a 2006. Předpokládaná pracovní místa s náležejícími mzdovými náklady budou vyčleněna z rezervy ministra vnitra.

Vznik pracoviště zaměřeného na dlouhodobé ukládání archiválií v digitální podobě, které je součástí navrhovaného řešení, bude mít význam nejen z archivního hlediska. Zmíněný pilotní projekt nepochybně přinese řadu poznatků celospolečenského významu, a to především na úseku dlouhodobého uchovávání dokumentů v digitální podobě, včetně dokumentů nearchivní povahy. Příkladem může být systém evidence obyvatel. Platná právní úprava (zák. č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a znění některých zákonů) stanoví v § 9 lhůtu pro uchovávání údajů 50 let od úmrtí obyvatele. Podobná situace nastává u systémů založených zákonem č. 328/2000 Sb., o občanských průkazech a zákonem 329/2000 Sb., o Policii České republiky, ve znění pozdějších přepisů, zákonem č. 344/1992 Sb., o katastru nemovitostí České republiky (katastrální zákon) ve znění pozdějších předpisů, a u mnoha dalších.
	
Zřízení pracoviště nabývá na významu rovněž postupným převodem jednotlivých agend veřejné správy do elektronické podoby. Do digitální podoby nelze totiž převést pouze část životního běhu dokumentů, aniž by byly zajištěny následující kroky. K tomuto poznatku dospěla již řada zemí, které významně pokročily v nasazování elektronického úřadování do veřejné správy (e-government). Například ve Velké Británii, která je v implementaci e-governmentu velmi daleko (od roku 2005 mají být veškeré nové dokumenty přijímány a zpracovány v digitální podobě), je nyní zřizována síť pracovišť specializovaných na dlouhodobé ukládání digitálních informací různého typu. Ve Švédsku takové pracoviště funguje již od sedmdesátých let, je součástí švédského Národního archivu. Obdobná pracoviště vznikají rovněž v Německu a v Nizozemsku. V tomto smyslu nelze než souhlasit s názorem kolegů z nizozemského Ministerstva dopravy a vodního hospodářství, kteří konstatovali, že „Bez e-archivu je e-government nemyslitelný.“
	
Stejně důležité jako zřízení digitálního archivu je vytvoření norem, které určí formáty dat, případně technickou stránku předávání digitálních dokumentů od původce do digitálního archivu. Výše zmiňované normy vyplynou z řešení projektu. Protože archivy přejímají dokumenty z nejrůznějších úřadů veřejné správy, které budou resortu MV poskytovat podklady pro tvorbu zmíněného projektu, navrhované vládní usnesení ukládá všem členům vlády spolupracovat s 1. místopředsedou vlády a ministrem vnitra při shromažďování podkladů.

Jestliže v letošním roce Ministerstvo informatiky ve spolupráci s Úřadem vlády předložilo koncepci řešení elektronického oběhu dokumentů mezi ústředními orgány státní správy (usnesení vlády č. 722 z 30.7.2003), pak vyřešení dlouhodobého uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě jako navazující úkol je svrchovaně aktuální.

Materiál se předkládá k projednání vládě bez rozporů.